rôles spécialisés en finance

Disponible uniquement pour Prime et Pro comptes.

Les postes de spécialistes en finance sont destinés aux gestionnaires et aux membres de votre équipe financière qui ont besoin d'accéder aux notes de frais, aux factures et à d'autres données financières. Il existe différents postes selon le niveau d'accès et les informations requises.

Pour plus d'informations, consultez Rôles et permissions.

Analyste

Ce rôle est uniquement disponible pour les clients du secteur du voyage.

Les analystes sont chargés de gérer les dépenses de voyage de votre entreprise, d'identifier les tendances en matière de dépenses, de surveiller l'empreinte carbone de votre entreprise et de vérifier les annulations, les remboursements et les avoirs relatifs aux voyages non utilisés.

Les analystes font généralement partie de votre service financier ou comptable, ce qui signifie qu'ils peuvent également accéder aux factures et aux documents de facturation de Perk et d'autres fournisseurs.

Les analystes peuvent :

Les analystes ne peuvent pas :

  • Ajuster la fréquence de facturation.
  • Modifier le forfait tarifaire du compte.
  • Configurez ou modifiez les paramètres de l'entreprise, tels que les profils de paiement.
  • Ajouter des personnes au compte.

Réviseur financier

Ce rôle est uniquement disponible pour les clients Spend.

Les contrôleurs financiers sont chargés de gérer les dépenses de votre entreprise avant leur enregistrement. Ils approuvent les dépenses, soit pour remboursement, soit par carte de crédit d'entreprise.

Les vérificateurs financiers peuvent rejeter les dépenses et mettre à jour des informations telles que les montants, les objets de coûts et les informations fiscales.

Les analystes financiers peuvent :

  • Examiner les dépenses, telles que les dépenses approuvées, les transactions par carte et les factures.
  • Exporter les dépenses, telles que les dépenses vérifiées, les transactions par carte et les factures, vers le système comptable ou ERP.
  • Consultez les journaux d'exportation pour connaître les dépenses exportées, les transactions par carte et les factures.
  • Audit des dépenses après paiement, garantissant l'intégralité du flux de données vers le système comptable, y compris la conformité, la TVA, les dates et les montants imposables.
  • Créer des rapports d'analyse des dépenses.
  • Remboursement des dépenses individuelles.
  • Annulation de l'exportation en cours.
  • Forcer la concordance entre les dépenses et la transaction.

Les analystes financiers ne peuvent pas :

  • Ajouter des personnes au compte
  • Gérer les voyages d'autres personnes.
  • Ajustez les paramètres de gestion des voyages, des dépenses (frais, carte ou facture) ou des coûts.
  • Ajouter ou modifier les profils de paiement.

Auditeur

Ce rôle est uniquement disponible pour les clients Spend.

Le rôle d'auditeur vous permet d'autoriser des tiers externes à examiner les documents financiers afin d'en vérifier la conformité. Les auditeurs sont responsables de l'examen indépendant des données financières exportées, notamment les dépenses et les factures. Ils peuvent ainsi garantir l'exactitude des informations et la conformité aux politiques internes et à la réglementation en vigueur.

L'auditeur peut vérifier que tous les paiements sont conformes, en s'attachant notamment à valider les taux de TVA, les montants imposables et à s'assurer que les dates et les détails des factures correspondent aux enregistrements de paiement correspondants.

Cela permet également à des tiers d'effectuer un examen détaillé des dépenses financières de votre entreprise afin de confirmer leur intégrité et leur conformité aux normes réglementaires avant leur intégration complète au système comptable. L'auditeur peut vérifier les données exportées sans avoir d'accès direct aux données brutes.

Les auditeurs peuvent :

  • Afficher les dépenses exportées.
  • Vérifier l'exactitude et la conformité des dépenses exportées vers le système comptable.

 

Les auditeurs ne peuvent pas

  • Modifiez les dépenses ou les factures pour changer les informations.
  • L'accès aux données de toute entreprise autre que celles spécifiées pour leur rôle, si cet accès est limité à des entreprises spécifiques.

Responsable du traitement des factures

Ce rôle est uniquement disponible pour les clients Spend.

Les gestionnaires de factures sont responsables de la gestion des factures, de la vérification de l'exactitude des données saisies à partir de la facture numérisée et de l'affectation de chaque ligne de facture au compte général et à l'objet de coût correspondants.

Ils peuvent consulter les bons de commande et les accusés de réception, vérifier que les montants et les quantités des lignes de facture correspondent aux données des documents d'achat et signaler toute anomalie. Ils peuvent également consulter les données de base des fournisseurs et vérifier que les informations figurant sur la facture correspondent aux données connues du fournisseur.

Vous pouvez attribuer un rôle de traitement des factures à toutes les sociétés de votre compte ou à des sociétés spécifiques.

Les logiciels de traitement des factures peuvent :

  • Accédez à toutes les factures à n'importe quelle étape du processus d'approbation : brouillon, approbation, révision, exportation.
  • Suivez les factures tout au long de leur parcours dans Perk.
  • Modifier et coder le contenu de n'importe quelle facture.
  • Soumettre les factures pour approbation et les renvoyer à l'expéditeur (les rappeler).
  • Refuser les factures ou les renvoyer au fournisseur pour correction.
  • Afficher toutes les factures rejetées.
  • Importez et consultez les données des fournisseurs, et définissez des paramètres spécifiques pour chaque fournisseur dans Perk.
  • Consultez les bons de commande et les réceptions de marchandises, et vérifiez la concordance des lignes de commande avec les factures correspondantes.

Les systèmes de traitement des factures ne peuvent pas :

  • Modifier les paramètres de facturation, les conditions de paiement, les règles commerciales de facturation et les catégories de factures.
  • Consulter ou exporter les factures vers des systèmes tiers.
  • Gérer les intégrations de facturation.
  • Consultez les analyses et les rapports de facturation.

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