Cet article vous explique comment créer un processus d'approbation des déplacements nécessitant l'approbation de deux personnes, l'une après l'autre. Utilisez ce processus lorsque vous souhaitez qu'une personne (par exemple, un responsable hiérarchique) approuve le voyage en premier, et une autre (par exemple, le service financier ou un cadre supérieur) en second, avant que la réservation puisse être effectuée.

Avant de commencer

• Assurez-vous que votre compte dispose de l'approbation en deux étapes (par exemple, si votre abonnement Pro et la disponibilité des fonctionnalités le permettent). Si l'option permettant d'ajouter un deuxième approbateur n'apparaît pas, contactez votre gestionnaire de compte ou le support technique.
• Déterminez qui seront le premier et le deuxième approbateur. Vous pouvez choisir des personnes spécifiques, le responsable hiérarchique du voyageur ou l'approbateur de l'objet de coût (la personne affectée à l'objet de coût sélectionné pour le voyage).
• Déterminez quand cette règle doit s'appliquer (par exemple, tous les trajets, uniquement les trajets hors politique ou seulement lorsqu'un objet de coût spécifique est sélectionné). les politiques de voyage définissent ce qui est considéré comme conforme ou non à la politique.

Mise en place du processus d'approbation

1. Allez dans Paramètres > Gestion des voyages > Approbations de voyage.
2. Cliquez sur Nouveau processus d'approbation.
3. Donnez un nom au processus d'approbation et indiquez à qui il s'adresse (par exemple, quels voyageurs ou quelles entreprises).
4. Sous Une approbation est-elle nécessaire lors de la réservation ?, sélectionnez Oui.
5. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur sélectionner l’approbateur et choisissez le premier approbateur (par exemple, le responsable hiérarchique ou une personne spécifique).
6. Cliquez sur sélectionner les paramètres et choisissez les types de réservations nécessitant une approbation (par exemple, uniquement les réservations hors politique ou tous les voyages). Les options dépendent de votre politique de voyage.
7. Pour limiter la règle à des objets de coût spécifiques, survolez sélectionner le paramètre, cliquez sur + quand et sélectionnez l'objet de coût.

Ajout du deuxième approbateur

1. À côté de la première règle d'approbation, cliquez sur + puis (ou sur l'option qui ajoute une deuxième étape avec un comportement « suivi par » / séquentiel).
2. Sélectionnez le deuxième approbateur (par exemple, un utilisateur spécifique ou un approbateur d'objet de coût). La règle devrait se présenter comme suit : « Demander l'approbation du [premier approbateur] suivie de celle du [deuxième approbateur]. »
3. Sous Approbations pour les modifications apportées aux voyages réservés, choisissez si les modifications apportées au voyage après la réservation nécessitent une approbation et, le cas échéant, comment. Utilisez les options ou définissez vos propres règles.
4. Cliquez sur Créer un processus d'approbation.

Après l'enregistrement, tout voyage conforme à la règle devra être approuvé par le premier approbateur ; ce n'est qu'ensuite que le second approbateur recevra la demande d'approbation. La réservation ne sera effective qu'après l'approbation des deux approbateurs.

Conseil : Si vous souhaitez que le responsable hiérarchique approuve en premier, puis un responsable financier ou un responsable des coûts en second lieu, désignez le responsable hiérarchique comme premier approbateur et la personne ou l’approbateur de l’objet de coût concerné comme second approbateur. Si vos voyageurs utilisent différents objets de coûts, attribuez les approbateurs d’objets de coûts appropriés dans Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coûts afin que les demandes soient correctement acheminées.
Pour plus de scénarios d'approbation en deux étapes, consultez Exemples de règles d'approbation en deux étapes.