Le Rapport de recouvrement des factures Perk aide les vérificateurs financiers à s'assurer que les montants des factures fournisseurs correspondent à ceux facturés par Perk à votre compte. Lorsqu'un rapport signale une divergenceCela signifie que les données de la facture fournisseur et du relevé de facturation ne correspondent pas exactement. Cet article explique la nature de ces écarts, leurs causes et les mesures à prendre (le cas échéant).
Comprendre les écarts de facturation hôtelière
La facturation hôtelière est rarement un processus linéaire entre la réservation et la réception de la facture. Entre le moment où Perk débite votre compte et celui où la facture du fournisseur arrive, plusieurs événements peuvent survenir : l’hôtel peut appliquer des frais locaux, utiliser un taux de change différent, répartir les frais selon plusieurs taux de TVA, ou tout simplement prendre quelques jours pour établir la facture. Le rapport de facturation de Perk regroupe les données de facturation et les données des factures fournisseurs dans une vue unique ; ainsi, toute différence entre ces deux sources apparaît comme un écart. Cela ne signifie pas que votre compte présente un problème ; cela signifie simplement que le rapport fonctionne correctement et met en évidence l’écart afin que vous puissiez décider si une intervention est nécessaire.
Suivi des incohérences dans le rapport
Le rapport de recouvrement des factures comprend deux tableaux. Le tableau des relevés de facturation Ce tableau affiche chaque ligne de facturation ainsi que les factures correspondantes, y compris l'état du recouvrement et les indicateurs d'anomalie. Tableau des factures fournisseurs Le système ventile les factures fournisseurs par taux de TVA. Ainsi, une seule facture d'hôtel couvrant les frais de chambre et le petit-déjeuner peut apparaître sur plusieurs lignes, chacune avec son propre taux, son montant net et son montant brut. Grâce à cette structure, lors de l'analyse d'un écart, vous trouverez souvent les informations nécessaires dans le tableau « Factures fournisseurs », et non seulement le statut général du tableau « Relevés de facturation ».
Types d'écart
Le tableau ci-dessous répertorie tous les types d'anomalies que vous pourriez rencontrer dans le rapport, leur signification et les mesures à prendre.
| Type d'écart | Ce que cela signifie | Cause commune | Que faire |
|---|---|---|---|
| Pas encore collecté | Perk attend une facture mais ne l'a pas encore reçue. | Le séjour est récent, l'hôtel est encore en train de traiter la demande, ou la facture n'a pas encore été émise. | Patientez — ce problème se résout généralement lors de la prochaine actualisation quotidienne. Aucune action n'est requise sauf si le problème persiste. |
| Impossible de collecter | Perk a tenté de récupérer la facture, mais n'a pas pu. | L'hôtel n'a pas émis de facture, l'adresse de facturation était incorrecte ou le fournisseur ne facture pas ce type de réservation. | Contactez le service d'assistance si vous avez besoin de la facture pour une demande de remboursement de TVA ou à des fins d'audit. |
| Incohérence du montant | Le total de la facture du fournisseur ne correspond pas à celui facturé par Perk. | L'hôtel a facturé un tarif différent de celui réservé, a ajouté des taxes ou frais locaux, ou a appliqué une correction après le séjour. | Vérifiez les lignes du tableau « Factures fournisseurs ». Contactez l’assistance si l’écart est inattendu. |
| Écart de TVA | Le montant ou le taux de TVA indiqué sur la facture ne correspond pas au détail attendu. | Le fournisseur a appliqué un taux de TVA différent ou a ventilé les articles différemment (par exemple, les frais de chambre et le petit-déjeuner à des tarifs distincts). | Vérifiez le taux de TVA et la catégorie de dépenses dans le tableau des factures fournisseurs. Ceci est courant pour les séjours comprenant plusieurs types de services. |
| Différence de change | La facture est libellée dans une devise différente de celle du relevé de facturation. | L'hôtel a facturé dans sa devise locale tandis que Perk a facturé dans la devise de votre compte, avec une conversion de change appliquée entre les deux. | Vérifiez le taux de change appliqué. Des différences sont normales pour les comptes multidevises ; n’intervenez que si le montant converti vous semble sensiblement différent. |
| Avoir / correction | La facture originale a été modifiée ou annulée. | Il peut s'agir d'une nouvelle réservation, d'un règlement de litige ou d'une correction de la part de l'hôtel. Un avoir réduit ou annule le montant de la facture initiale. | Vérifiez si l'avoir correspond à une annulation ou une modification que vous avez effectuée. En cas d'inattendu, contactez le service client. |
Déterminer les anomalies qui nécessitent une intervention.
La plupart des statuts d'écart dans le rapport de recouvrement des factures sont informatifs : ils expliquent un manque plutôt que de signaler une erreur. Non encore recouvré Le statut, par exemple, fait partie intégrante de la facturation hôtelière pour les séjours récents. Un écart de TVA Il est fréquent qu'un hôtel regroupe les frais de chambre et de petit-déjeuner sur une seule facture à des tarifs différents. Les cas qui nécessitent généralement un suivi sont les suivants :
- Impossible de collecter (si vous avez besoin de la facture pour des raisons de conformité ou pour la récupération de la TVA)
- Note de crédit/correction (si vous ne vous attendiez pas à un retournement de situation)
Pour tout le reste, la consultation du tableau des factures fournisseurs vous fournit généralement le contexte nécessaire pour finaliser le rapprochement. Vous pouvez télécharger les données du rapport de recouvrement des factures.