Les rapports personnalisés sont l'exportation de rapports Perk qui combine un catalogue fixe de colonnes statiques avec les colonnes dynamiques que chaque compte configure, telles que les champs et groupes de voyage personnalisés.

Cet article traite du rapport personnalisé pour les administrateurs et les analystes. Pour le rapport personnalisé pour les approbateurs, voir Explorez les rapports personnalisés pour les approbateurs.

Que sont les rapports personnalisés ?

Les rapports personnalisés de Perk sont des exportations configurables de données de voyage et de réservation issues de la section Rapports de voyage. Ces rapports vous permettent de filtrer les résultats et de choisir les colonnes à inclure, puis de télécharger le résultat au format CSV ou Excel.

Ces rapports sont traités par Looker à l'aide d'une base de données distincte, synchronisée avec le système principal de Perk. De ce fait, ils sont conçus pour la production de rapports et l'analyse, et non pour les données opérationnelles en temps réel. La synchronisation des rapports s'effectue pendant la nuit, avec une interruption vers 1 h du matin. Toute donnée ajoutée à Perk après cette heure ne sera pas incluse dans l'exportation du jour. Par conséquent, les rapports personnalisés, comme tous les rapports Perk, accusent généralement un retard d'environ 24 heures par rapport aux données en direct ; les chiffres du jour même peuvent donc ne pas être disponibles.

Les exportations comprennent deux types de colonnes :

• Colonnes statiques : Champs standard disponibles pour chaque compte, tels que le nom du voyageur, le statut du voyage et les dépenses.
• Colonnes dynamiques : champs et groupes personnalisés configurés par votre entreprise, qui peuvent donc varier d’un compte à l’autre.

Quand utiliser des rapports personnalisés

Les rapports personnalisés sont l'outil idéal lorsque vous avez besoin d'un ensemble de données structuré, ligne par réservation, que vous pouvez ouvrir dans un tableur, transmettre à votre équipe financière ou intégrer à un système externe. Ces rapports couvrent les données relatives aux déplacements et aux dépenses, l'analyse des approbations, les rapports de développement durable et le rapprochement avec votre ERP ou vos outils comptables.

Utilisez-les pour analyser et segmenter vos données de voyage selon vos besoins : par exemple, extraire toutes les réservations d’hôtel d’un centre de coûts donné pour le dernier trimestre, exporter les émissions de vos vols pour l’ensemble de vos unités commerciales ou créer un fichier de rapprochement financier qui aligne les réservations sur les factures. Grâce à la maîtrise des filtres et de la sélection des colonnes, vous pouvez adapter chaque exportation à une question précise, au lieu de vous contenter d’un rapport fixe.

Générer et télécharger un rapport personnalisé

Les rapports personnalisés sont générés à la demande à partir des rapports de voyage dans Perk. Vous choisissez les filtres et les colonnes lors de l'exportation, puis vous téléchargez le résultat au format CSV ou Excel. L'exportation reflète vos sélections à ce moment-là ; si vous souhaitez une vue différente, exécutez à nouveau le rapport personnalisé avec une nouvelle sélection.

Pour des instructions étape par étape, voir Télécharger un rapport personnalisé.

Référence de terrain — chaque colonne expliquée

Le rapport personnalisé présente toutes les colonnes de reporting publiées par Perk pour l'exportation administrateur, regroupées ici par catégorie. Consultez la liste des champs ci-dessous pour connaître la signification de chaque colonne et l'expliquer à vos collègues ou à votre équipe.

Informations pour les voyageurs et les voyages

Détails des coûts, de la devise et des taxes

Colonnes dynamiques : champs et groupes personnalisés

Les rapports personnalisés incluent une colonne dynamique pour chaque champ de voyage personnalisé et chaque catégorie de groupe configurée sur le compte. Dans le rapport personnalisé, chaque nom défini est publié dans sa propre colonne, et l'en-tête de cette colonne comporte un préfixe de type indiquant son type : `Champ personnalisé` pour les champs personnalisés et `Groupe` pour les groupes. Bien que ce préfixe soit affiché à la fin de l'en-tête visible, il est également interprété comme un préfixe du nom de la colonne dynamique.

Par exemple, un champ personnalisé que vous avez nommé Projet apparaît dans l'exportation sous la forme d'une colonne intitulée Projet - Champ personnalisé. Une catégorie de groupe nommée Région apparaît sous la forme d'une colonne intitulée Région - Groupe.

Le préfixe de type est appliqué systématiquement à chaque colonne dynamique. Cela garantit la prévisibilité des en-têtes pour les utilisateurs ultérieurs, facilite le débogage des exportations et évite les conflits de données lorsqu'un champ ou un groupe personnalisé que vous avez configuré partage un nom avec une colonne statique.

Champs et groupes personnalisés archivés

Les rapports personnalisés conservent les champs et groupes personnalisés même après leur archivage, ce qui permet aux réservations historiques de conserver leurs valeurs d'origine. Dans le rapport personnalisé, les colonnes dynamiques archivées sont identifiées par le suffixe (archivé) ajouté après le préfixe « type ».

Par exemple, un champ personnalisé archivé nommé à l'origine Ancien projet apparaît dans l'exportation sous la forme Ancien projet - Champ personnalisé (archivé).

Exportations CSV et Excel

Les rapports personnalisés sont disponibles en deux formats : CSV et Excel. Leur fonctionnement est identique dans les deux formats : les mêmes colonnes sont disponibles, les mêmes filtres s’appliquent et les mêmes règles de nommage régissent les en-têtes.

Cela inclut le préfixe de type des colonnes dynamiques. Que vous exportiez Projet - Champ personnalisé au format CSV ou Excel, l'en-tête de colonne reste identique et les colonnes archivées portent le suffixe (archivé) dans les deux formats. Choisissez le format le plus adapté à vos outils de traitement ; les données et les en-têtes sont cohérents dans les deux cas.