Cet article vous explique le rôle de l'Assistant IA dans Perk Events et son utilité pour l'organisation d'un événement de groupe. Cet assistant, véritable spécialiste, vous accompagne dans la planification et est présent sur place pour vous guider pas à pas.
Qu'est-ce qu'un assistant ?
L'Assistant IA est un spécialiste intégré à l'application, conçu pour vous aider à organiser un événement de groupe de A à Z. Vous discutez avec lui en langage clair, et il vous guide vers la prochaine étape, effectue les modifications à votre place et demande des devis aux équipes MICE de Perk, uniquement après votre approbation.
Il est conçu pour les moments qui ont tendance à ralentir les organisateurs : ne pas savoir par où commencer pour un nouvel événement, trouver et comparer des hôtels pour un groupe, constituer et gérer une liste d’invités, envoyer des courriels aux participants et créer une page de destination pour l’événement sans partir de zéro.
Chaque événement fait l'objet d'une conversation distincte avec l'Assistant, et ce dernier n'a connaissance que de cet événement-là ; il ne prend pas en compte les détails des autres. Actualisez la page et vous reprenez la conversation là où vous l'aviez laissée.
Les réponses affluent comme dans une véritable conversation, avec un indicateur de saisie, et les formulaires de recherche, les résultats, un éditeur d'e-mails et les options de page de destination apparaissent tous sous forme de cartes interactives au sein de la conversation au lieu de texte brut.
Où vous le trouverez
L'Assistant se trouve dans l'onglet Assistant de l'événement. Lors de votre première ouverture de cet onglet pour un nouvel événement, il affiche un message de bienvenue personnalisé en fonction des dates, du nombre d'invités et du lieu de votre événement, vous indique la première chose à faire (souvent trouver un hébergement si vous êtes pressé) et vous pose une question précise pour vous aider à démarrer, comme « Dans quel quartier devrais-je chercher ? ». Si votre événement est encore en cours de création, l'onglet Assistant affiche un court message d'attente. L'Assistant devient disponible dès que la configuration est terminée ; vous n'avez donc pas besoin d'actualiser la page ni de vérifier manuellement.
Confirmer avant d'agir
L'Assistant n'entreprend jamais d'action importante sans votre accord explicite. La consultation des données (statistiques des participants, disponibilité des hôtels, rapports) est automatique et ne nécessite aucune approbation, car elle n'a aucune incidence. En revanche, toute action ayant un impact réel, comme l'envoi d'un e-mail, l'ajout d'une demande de chambre, la modification des détails d'un événement ou l'importation d'une longue liste de participants, fait l'objet d'une confirmation préalable détaillant précisément les actions qui seront effectuées.
Une fois votre action confirmée, l'Assistant vous envoie un bref récapitulatif en langage clair, par exemple : « C'est fait ! J'ai ajouté Maria à l'événement. » La contractualisation avec les hôtels, la négociation des prix et les modifications finales de réservation restent du ressort des spécialistes MICE de Perk. L'Assistant facilite ce processus ; il ne le remplace pas.
Que pouvez-vous lui demander ?
L'Assistant répond à vos questions sur votre événement en se basant sur des données réelles, et non sur des suppositions. Vous pouvez l'interroger sur le nombre de participants, le détail des confirmations de présence, les régimes alimentaires souhaités et les personnes n'ayant pas encore répondu. Il peut également répondre à des questions pratiques concernant le lieu de votre événement, comme la météo, les transports, les jours fériés locaux et la sécurité, afin de faciliter votre organisation.
Lorsqu'une question nécessite une liste, l'Assistant peut ajouter un bouton Télécharger au format CSV à sa réponse pour que vous puissiez emporter les données. Il suggère également des actions pertinentes sous forme de boutons de réponse rapide dans ses messages, vous évitant ainsi souvent de saisir du texte.
L'Assistant peut également consulter l'historique des activités récentes de votre événement. Vous pouvez ainsi poser des questions comme « Qui a ajouté ces participants ? » ou « Quand la page d'accueil a-t-elle été modifiée pour la dernière fois ? » et obtenir des réponses détaillées sur les personnes ayant effectué chaque action. L'Assistant reste concentré sur votre événement actuel et sa destination. Pour toute information hors sujet, il vous redirigera poliment.
Articles pratiques connexes
Pour en savoir plus sur les tâches spécifiques que vous pouvez effectuer avec l'Assistant, consultez :