Archiver un employé ayant des voyages personnels à venir

Si un employé quitte votre entreprise et a des voyages personnels réservés prochainement sur Perk, cet article explique comment l'aider à continuer de recevoir les e-mails relatifs à ses voyages et quand vous pouvez archiver son profil.

Rôle : Les administrateurs de compte peuvent effectuer cette tâche.

Pour connaître les étapes à suivre avant de quitter l'entreprise, consultez la section « Gérer vos voyages personnels lorsque vous quittez votre entreprise ».

Quand pouvez-vous archiver le profil d'un employé

Les administrateurs de compte peuvent archiver le profil Avantages d'un employé une fois que celui-ci n'a plus de déplacements professionnels ou personnels en cours ou à venir. En attendant, sélectionner Archiver le profil affiche un message du type : « [Nom] est actuellement en déplacement ou a des déplacements prévus. Son profil ne peut donc pas être archivé pour le moment. Veuillez patienter jusqu'à la fin de ses déplacements et réessayer. » Le message peut également indiquer que l'employé est l'organisateur des déplacements à venir et afficher les identifiants de ces déplacements. Il ne précise pas s'il s'agit de déplacements professionnels ou personnels, et vous ne pouvez pas accéder aux déplacements personnels de l'employé.

Avant le départ de l'employé : ajouter une adresse e-mail secondaire

Les employés doivent ajouter leur adresse courriel secondaire avant leur départ. S'ils ne l'ont pas fait, vous pouvez l'ajouter pour eux. Pour aider un employé qui part en voyage et prévoit des déplacements personnels :

Demandez à l'employé son adresse courriel personnelle.
Ouvrez le profil de l'employé et, dans Informations de contact, sélectionnez Modifier.
Cochez Envoyer les mises à jour de voyage à l'adresse e-mail secondaire et saisissez l'adresse dans Adresse e-mail secondaire.
Sélectionnez Enregistrer.
Demandez à l'employé de transférer ses courriels de confirmation de déplacement personnel vers l'adresse courriel secondaire. Vous n'avez pas accès à ces informations ; il doit donc effectuer cette démarche lui-même.
Archiver le profil une fois tous leurs voyages terminés.

Attention : Une fois l’adresse e-mail secondaire configurée, les e-mails relatifs aux déplacements professionnels y seront également envoyés. Configurez-la aux alentours du dernier jour de travail de l’employé afin que les e-mails concernant ses déplacements professionnels continuent d’arriver dans sa boîte de réception professionnelle jusque-là.

Remarque : Si votre entreprise archive les utilisateurs via une intégration avec un système RH (SIRH), Perk tente de relancer l’archivage quotidiennement jusqu’à la fin de tous les déplacements. Si vous archivez les utilisateurs via une intégration avec un fournisseur d’identité (IdP), la tentative d’archivage auprès de votre IdP sera relancée après la fin des déplacements.

Questions fréquentes

Quand puis-je archiver le profil d'un employé ?

Vous pouvez archiver leur profil une fois tous leurs voyages terminés, qu'ils soient professionnels ou personnels.

Puis-je consulter les voyages personnels d'un employé ?

Non. Vous ne pouvez pas consulter leurs déplacements personnels. Le message d'archive peut mentionner les identifiants de voyage, mais il n'indique pas s'il s'agit de déplacements professionnels ou personnels.

Que se passe-t-il si l'employé a oublié d'ajouter son adresse courriel personnelle avant de partir ?

Vous pouvez ajouter leur adresse personnelle comme adresse courriel secondaire en suivant les étapes ci-dessus. Pour toute modification ou annulation, l'employé doit contacter le service client de Perk par courriel ou par téléphone.

L'ajout d'une adresse e-mail secondaire permet-il également de rediriger les e-mails relatifs aux voyages d'affaires ?

Oui. Perk envoie tous les courriels relatifs aux voyages, professionnels et personnels, uniquement à l'adresse courriel secondaire. Les courriels déjà reçus restent dans la boîte de réception professionnelle de l'employé ; ce dernier doit donc transférer lui-même ses confirmations de voyage personnelles.