I responsabili del personale e gli amministratori possono configurare in modo flessibile chi può accedere alla piattaforma Perk, quali informazioni può visualizzare e quali azioni può eseguire.
L'accesso alla piattaforma è concesso a livello globale, determinando chi può accedere a Perk per visualizzare informazioni aziendali sensibili, come i dati dei dipendenti, e chi riceve solo informazioni sui viaggi che sono stati prenotati per loro.
Ruoli e autorizzazioni vengono utilizzati per determinare le azioni che le persone possono svolgere quotidianamente in Perk, ad esempio prenotare viaggi, gestire le spese o mantenere attivo l'account Perk.
Comprendere l'accesso e i ruoli
Quando inviti una nuova persona a Perk, decidi se potrà accedere alla piattaforma con le proprie credenziali di accesso.
Nessun accesso
Se decidi che non necessitano dell'accesso alla piattaforma, possono comunque ricevere informazioni sui viaggi prenotati per loro. Ad esempio, puoi aggiungere un collaboratore esterno a Perk e incaricare un travel manager di prenotare un viaggio per suo conto, in modo da poter controllare le spese di viaggio. Riceveranno comunque tutte le comunicazioni relative al viaggio, come i dettagli della prenotazione e qualsiasi modifica all'itinerario.
Accesso
Se dai a una persona l'accesso a Perk, può accedi utilizzando un account Google, utilizzando il loro indirizzo email, oppure utilizzando SSO. Poiché l'indirizzo email viene utilizzato per identificare la persona in Perk, deve essere univoco.
Quando effettuano l'accesso, possono visualizzare diverse sezioni a seconda del loro ruolo. Il ruolo determina il tipo di accesso (visualizzazione o modifica) concesso a una persona e le azioni che può eseguire. In altre parole, determina se una persona può fare cose come creare un viaggio o rivedere una prenotazione.
Ruoli e permessi
Perk combina ruoli e autorizzazioni per determinare le azioni che una persona può eseguire. Ad esempio, alcune azioni si basano sul ruolo assegnato, mentre altre si basano sulle autorizzazioni.
- Azioni basate sui ruoli: Prenota viaggi come ospite, invita nuovi utenti come responsabile del personale e gestisci le impostazioni della piattaforma come amministratore dell'account.
- Azioni basate su autorizzazioni: Approva i viaggi come responsabile o responsabile di linea.
Le autorizzazioni concesse sono complementari al ruolo assegnato alla persona. Ad esempio, un responsabile viaggi può avere il compito di prenotare viaggi per conto di uno specifico gruppo di dipendenti, ma può anche essere autorizzato ad approvare le prenotazioni di tutti i dipendenti che effettuano viaggi in autonomia.
Tutti gli account devono avere almeno un amministratore dell'account e possono avere altri ruoli a seconda del piano Perk. È possibile assegnare uno o più ruoli a una persona, a seconda delle azioni che deve eseguire.
Ad esempio, una persona con il ruolo di responsabile viaggi può prenotare viaggi per un gruppo specifico di persone. Ma potrebbe anche aver bisogno del ruolo di analista per visualizzare report e fatture per quelle persone. Se hai un piano Pro, puoiassegnare più ruoli a una persona.
I ruoli di amministratore e responsabile del personale sono responsabili di aggiungere persone, dare accesso alla piattaforma e assegnazione dei ruoli.
Ruoli generali
I ruoli generici sono destinati a chi non svolge compiti specifici relativi ai viaggi e/o alle spese aziendali. I ruoli ospite e dipendente sono per chi deve solo prenotare viaggi, mentre il ruolo di amministratore dell'account viene utilizzato per gestire le impostazioni dell'account e dell'azienda.
Ospite: Gestisce i propri viaggi, le spese e il profilo.
Dipendente: Gestisce i propri viaggi, le spese e il profilo, e prenota viaggi per altri.
Amministratore account: Gestisci le impostazioni e gli abbonamenti per l'intera organizzazione.
Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli generali.
ruoli specialistici
Amministratore
I ruoli di manager specializzato sono pensati per una supervisione di alto livello. Sono ideali per i membri del team Risorse Umane o People che gestiscono i profili del personale, o per chi si occupa delle prenotazioni di viaggio per l'intera organizzazione o solo per specifici dipendenti.
Responsabile viaggi: Gestisci viaggi, profili di viaggio e approvazioni per persone specifiche. Questo ruolo è disponibile solo per i clienti Travel.
Gestione persone: Invita persone e gestisci i loro profili, le impostazioni dell'account e i ruoli.
Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli amministrativi specialistici.
Dati finanziari
I ruoli finanziari specialistici sono rivolti a manager e membri del team finanziario che necessitano di accedere a spese di viaggio, fatture e altri dati finanziari. I ruoli variano a seconda del livello di accesso e delle diverse informazioni richieste.
Analista: Accedi e scarica report e fatture. Questo ruolo è disponibile solo per i clienti del settore viaggi.
Questi ruoli sono disponibili solo per i clienti Spend:
Revisore finanziario: Esamina la spesa approvata ed esportala nei sistemi ERP.
Revisore dei conti: Esaminare i registri finanziari per verificarne la conformità.
Gestione fatture: Visualizza, modifica e gestisci fatture e dati dei fornitori.
Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli specialistici in ambito finanziario.
Amministratore
I ruoli amministrativi specializzati sono destinati a persone che gestiscono le carte aziendali o elaborano le spese di viaggio e necessitano di un accesso di alto livello a informazioni specifiche e sensibili.
Amministratore carte: Gestisci le carte aziendali, le impostazioni e le transazioni. Questo ruolo è disponibile solo per i clienti Spend.
Elaborazione delle spese di viaggio: Importa e invia note spese di viaggio e gestisci le carte di credito alberghiere.
Sviluppatore: Gestire l'integrazione tecnica della piattaforma Perk con altri sistemi di terze parti.
- Amministratore aziendale: Gestisci impostazioni, utenti e configurazioni per aziende specifiche all'interno di un account Perk.
Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli amministrativi specialistici.
Breve panoramica dei ruoli più comunemente utilizzati
Nota: *I responsabili viaggi possono eseguire solo determinate azioni per i dipendenti che gestiscono. Alcuni di questi ruoli potrebbero non essere disponibili per te a seconda del tuo piano.