Gli oggetti di costo vengono utilizzati per allocare e monitorare i costi che transitano attraverso Perk. Possono rappresentare diverse aree aziendali, come reparti, team, progetti o centri di costo, a seconda della struttura di ciascuna azienda e delle informazioni che deve rendicontare.

Gli oggetti di costo possono essere:

• Gerarchica: relazione genitore-figlio.
• Creato a livello aziendale o di account.
• Utilizzato per viaggio, spese e fatture, o limitato a un utilizzo specifico.
• Utilizzato per le approvazioni.
• Accessibile o nascosto ai dipendenti.

In Perk, è possibile creare oggetti di costo manualmente. In alternativa, è possibile importarli tramite un file CSV o integrarli con sistemi di terze parti, come ad esempio un sistema HR, un ERP o un sistema finanziario e contabile.

Attenzione: È possibile utilizzare un solo sistema sorgente per sincronizzare gli oggetti di costo. Ad esempio, se si importano oggetti di costo da un sistema HR, non è possibile importarli con un sistema ERP.

Una volta creati, gli oggetti di costo non possono essere eliminati, ma solo archiviati. Questo garantisce la tracciabilità e mantiene una reportistica coerente. Un oggetto di costo può essere utilizzato per la gestione dei viaggi, l'elaborazione delle spese e l'elaborazione delle fatture.

Utilizzo degli oggetti di costo per l'approvazione

Gli oggetti di costo possono essere utilizzati per determinare il flusso di approvazione per viaggi, spese o fatture.

Per i viaggi, è possibile scegliere di inviare tutte le richieste di viaggio al responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo nell'ambito del processo di approvazione dei viaggi. Gli oggetti di costo di viaggio supportano un responsabile dell'approvazione preferito e responsabili dell'approvazione aggiuntivi facoltativi (chiunque può approvare).

Per le spese e le fatture, puoi scegliere una strategia di approvazione Perk standard oppure creare un flusso di lavoro personalizzato con il designer di flussi di lavoro. Se utilizzi oggetti di costo gerarchici, l'approvazione può essere inoltrata ai responsabili dell'oggetto di costo principale.

• Impostare un processo di approvazione del viaggio per oggetto di costo
• Impostare un processo di approvazione delle spese per oggetto di costo
• Impostare un processo di approvazione delle fatture per oggetto di costo

Approvazione dell'oggetto di costo in viaggio

Spesso le richieste di viaggio vengono inviate direttamente al tuo responsabile diretto. Tuttavia, puoi impostare la regola di approvazione in modo che sia l'oggetto costo a determinare chi approva il viaggio.

Quando si configurano gli oggetti di costo di viaggio, assegnare un approvatore preferito per l'oggetto di costo. Puoi anche aggiungere approvatori aggiuntivi (facoltativo). Se il tuo processo di approvazione del viaggio utilizza l'approvatore dell'oggetto di costo, uno qualsiasi degli approvatori preferiti o aggiuntivi può approvare il viaggio. Se un dipendente sceglie tale oggetto di costo durante il checkout, Perk instrada automaticamente la richiesta agli approvatori dell'oggetto di costo anziché al loro responsabile di linea abituale.

Ad esempio, la Società A ha due reparti principali: Vendite e Marketing.

• Il budget delle vendite è gestito da Jo Smith.
• Il budget per il marketing è gestito da Alex Macdonald.

Se l'azienda imposta il processo di approvazione dei viaggi in modo da utilizzare gli oggetti di costo, il percorso di approvazione cambia in base al reparto a cui viene addebitato l'importo:

• Sarah lavora nel settore vendite, ma è in viaggio per partecipare a un evento di marketing.
• Quando Sarah prenota il suo viaggio, seleziona l'oggetto di costo Marketing.
• La richiesta di approvazione viene inviata direttamente ad Alex Macdonald (la responsabile marketing) perché è lei la responsabile di quell'oggetto di costo, bypassando completamente il responsabile abituale di Sarah. Se Alex ha configurato altri approvatori, anche uno qualsiasi di loro potrebbe approvare il viaggio.

Nota: Ulteriori approvatori si applicano a viaggio solo approvazione. Per spese e fatture, utilizzare il Approvatore E Delegare campi — questi sono separati dagli approvatori aggiuntivi di viaggio.

Puoi nominare un delegato di viaggioche consente di trasferire temporaneamente i diritti di approvazione a un'altra persona durante la propria assenza dall'ufficio. Quando vengono configurati approvatori aggiuntivi, questi possono essere utilizzati anche come destinatari di approvazione di backup in caso di assenza per viaggi.

Approvazione dell'oggetto di costo nelle spese e nelle fatture

Nell'elaborazione delle spese e delle fatture, è possibile impostare flussi di approvazione complessi a seconda di come sono impostati gli oggetti di costo:

• Non gerarchico: solo una singola approvazione
• Gerarchico: può comportare più approvazioni a seconda dei limiti di approvazione, poiché l'approvazione viene aumentata nella struttura

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo non gerarchici

Ogni voce di costo ha un approvatore predefinito che è responsabile dell'approvazione di tutte le spese o fatture inviate per questa voce di costo. Quando una spesa o una fattura viene inviata con questa voce di costo, la persona selezionata nel Approvatore Il campo è responsabile dell'approvazione della spesa/fattura prima che venga esaminata dai revisori finanziari.

Se l'approvatore è lo stesso del mittente della spesa o della fattura, per impostazione predefinita, il documento è approvato automaticamente (a meno che non sia stato impostato un flusso di lavoro personalizzato per inoltrare l'approvazione a un altro utente).

Ad esempio, quando Sarah (del reparto Vendite) invia una spesa per un banner di marketing che ha acquistato, Perk vede l'oggetto di costo "Marketing" e invia la spesa direttamente ad Alex. Tuttavia, se Alex acquista qualcosa e lo associa al proprio budget di marketing, Perk sa che l'ha già "approvato". Salterà la fase di approvazione e andrà direttamente al reparto Finanza (a meno che la tua azienda non abbia un flusso di lavoro personalizzato per impedirlo).

È possibile delegare temporaneamente le approvazioni relative a un oggetto di costo a un'altra persona selezionandola nel campo Delega. Questa operazione può essere eseguita in Impostazioni > Gestione costi > Oggetti di costo (se si è un amministratore dell'account) oppure in Spesa > Approvazioni > Approvazioni oggetti di costo (per gli approvatori).

È anche possibile impostare una data di scadenza. Dopo tale data, l'approvazione dell'oggetto di costo torna al responsabile originale.

Oggetti di costo gerarchici per spese e fatture

Gli oggetti di costo possono avere una relazione padre-figlio. Questa relazione determina come viene gestita l'approvazione all'interno di tali oggetti di costo, inoltrando automaticamente all'approvatore dell'oggetto di costo padre qualsiasi spesa/fattura che superi una determinata soglia. È possibile impostare fino a otto livelli gerarchici in Perk. Vedi Strategie di approvazione degli oggetti di costo.

Nota: È possibile configurare oggetti di costo gerarchici solo per spese e fatture. Gli oggetti di costo relativi esclusivamente ai viaggi non possono essere configurati con una struttura gerarchica, poiché l'approvazione è determinata dai processi di approvazione dei viaggi.

Oggetti di costo per azienda e persone

Gli oggetti di costo vengono generalmente creati per una specifica azienda; tuttavia, è possibile scegliere di creare oggetti di costo condivisi tra tutte le aziende dell'account. In questo caso, l'oggetto di costo avrà la stessa configurazione per tutte le aziende.

Attenzione: Se è necessario definire ID ERP separati per esportare i dati separatamente nel sistema finanziario e contabile, è necessario selezionare una sola azienda durante la creazione dell'oggetto costo.

Assegnazione di oggetti di costo alle persone

Quando aggiungi una persona a Perk, puoi assegnarle un oggetto di costo predefinito. Questo predefinito apparirà come prima scelta durante il checkout della prenotazione di viaggio, nelle spese e nelle fatture. Una persona può avere un solo oggetto di costo predefinito alla volta e, una volta assegnato come predefinito, avrà automaticamente accesso alla selezione di tale oggetto.

Per impostazione predefinita, un oggetto di costo è visibile solo agli utenti a cui è assegnato. Nessun altro può vederlo o selezionarlo. Ad esempio, non verrà visualizzato se un altro dipendente lo cerca nel campo relativo agli oggetti di costo.

Per consentire ad altri utenti di utilizzare un oggetto di costo senza impostarlo come predefinito, seleziona Consenti ad altri utenti di utilizzare questo oggetto di costo nelle impostazioni dell'oggetto di costo stesso. Una volta selezionata questa opzione, puoi estendere l'accesso a tutti gli utenti dell'account, oppure a singoli utenti o gruppi di utenti specifici. Estendere l'accesso in questo modo non modifica mai l'oggetto di costo predefinito di nessuno; solo l'assegnazione lo fa.

Chi approva (e i suoi delegati) ha sempre accesso all'oggetto di costo selezionato dalla persona che richiede l'approvazione, indipendentemente dal fatto che sia la propria impostazione predefinita.

Tuttavia, è possibile consentire ad altri utenti di visualizzare e selezionare altri oggetti di costo, a seconda delle necessità. In tal caso, potranno scegliere il proprio oggetto di costo predefinito oppure un altro oggetto di costo reso disponibile.

È possibile assegnare un oggetto di costo predefinito a una singola persona nel suo profilo. È possibile assegnare un oggetto di costo a più persone contemporaneamente, sia dall'oggetto di costo stesso, sia dalla pagina Persone (selezionando tutte le persone e facendo clic su Oggetto di costo).

Nota: L'accesso agli oggetti di costo influisce solo sulla selezione degli oggetti di costo in viaggi, spese e fatture. Non ha alcun impatto sulle analisi. Tutti i dati relativi agli oggetti di costo vengono visualizzati in Analisi.

Oggetti di costo nei viaggi

È possibile utilizzare l'oggetto costo per categorizzare le spese di viaggio, indipendentemente dal fatto che le spese e le fatture vengano elaborate in Perk o tramite un'integrazione di terze parti.

Gli oggetti di costo vengono utilizzati in 3 modi nella gestione dei viaggi:

• Utilizza gli oggetti di costo per categorizzare le spese di viaggio durante la fase di checkout quando prenoti un viaggio in Perk (sia dal viaggiatore, che da un addetto alla prenotazione o tramite Concierge). L'oggetto di costo può essere selezionato automaticamente per i viaggiatori (utilizzando l'oggetto di costo predefinito impostato nel loro profilo). In alternativa, i viaggiatori possono scegliere un altro oggetto di costo.
  
• Utilizzare inbudget di viaggio per determinare le spese di viaggio consentite.
• Utilizzare oggetti di costo per determinareautorizzazioni di viaggio.
• Utilizzare oggetti di costo per tracciare eanalizzare le spese di viaggioAmministratori e analisti possono monitorare e classificare le spese di viaggio per reparto. Gli oggetti di costo vengono visualizzati nelle fatture di viaggio, consentendo di elaborare la spesa nel sistema finanziario e contabile. Se si utilizza Perk per elaborare le spese, l'oggetto di costo è incluso in tutte le spese di prenotazione di viaggio.
  

Vedere Configurare gli oggetti di costo per le spese di viaggio..

Nota: Gli ospiti possono visualizzare solo l'oggetto di costo impostato per loro nel loro profilo. Non possono modificare l'oggetto di costo selezionato; solo i responsabili viaggi possono eseguire questa operazione.

Attenzione: In Concierge, il numero di oggetti di costo visualizzati è limitato a 500. Se il cliente ha più di 500 oggetti di costo, deve contattare l'Assistenza clienti.

Oggetti di costo nelle spese e nelle fatture

Per le spese e le fatture, gli oggetti di costo vengono utilizzati per segnalare i costi.

Utilizzo degli oggetti di costo durante la presentazione di spese o fatture

Gli oggetti di costo vengono selezionati quando si crea una spesa o si aggiunge una fattura in Perk. Ad esempio, quando i dipendenti creano una spesa, accedono al loro oggetto di costo predefinito, impostato nel loro profilo da un amministratore o da un responsabile del personale. Se non è impostato alcun oggetto di costo predefinito, Perk seleziona l'ultimo oggetto di costo selezionato dal dipendente.

Per le fatture, è possibile scegliere un oggetto di costo predefinito per fornitore in modo che Perk applichi automaticamente i codici intelligenti alle fatture provenienti da quel fornitore.

Nota: Gli amministratori dei vantaggi possono scegliere non visualizzare gli oggetti di costo ai dipendenti. In questo caso, i revisori finanziari sono responsabili della verifica e dell'assegnazione degli oggetti di costo in modo appropriato durante la revisione.

A seconda delle impostazioni aziendali, i dipendenti possono aggiornare l'oggetto di costo, modificando completamente l'allocazione dei costi selezionando un altro oggetto di costo.

Nella sezione spese, i dipendenti possono aggiungere ulteriori oggetti di costo a una spesa. Questo aggiunge un'altra riga in cui il dipendente può selezionare un altro oggetto di costo e regolare la percentuale o l'importo da allocare a ciascun oggetto di costo. In questo modo la voce di spesa viene suddivisa, generando di fatto due sottovoci con un singolo oggetto di costo assegnato a ciascuna sottovoce della voce di spesa.

L'importo assegnato a ciascuna voce di costo deve sempre corrispondere all'importo totale della spesa richiesta. Se si modifica l'importo o la percentuale di una voce di costo, le allocazioni delle altre voci di costo vengono automaticamente modificate. Analogamente, la somma delle percentuali deve sempre essere pari al 100%. È possibile esprimere le percentuali con un massimo di due cifre decimali. Ad esempio, se si inserisce 33,337%, il valore verrà arrotondato per eccesso a 33,34%.

Nota: Se i dipendenti decidono di suddividere la spesa, assegnando parte dell'importo totale del rimborso a una categoria aggiuntiva (e quindi a un oggetto di costo), l'importo rimanente viene automaticamente adeguato nella ripartizione dell'oggetto di costo in base alla percentuale inserita.

Con le fatture, gli addetti all'elaborazione possono accettare l'oggetto di costo predefinito proposto per ogni voce della fattura oppure selezionarne un altro, a seconda delle necessità.

Per gli oggetti di costo che sono stati limitati a persone specifiche, se l'oggetto di costo non è stato selezionato come oggetto di costo predefinito per il fornitore o non è stato selezionato per la voce di riga da una persona con le autorizzazioni appropriate per visualizzarlo, non verrà visualizzato.

Utilizzo degli oggetti di costo come revisore finanziario

I revisori finanziari possono visualizzare gli oggetti di costo assegnati alle spese e alle fatture durante la revisione dei documenti (Finanza > Revisione > Spese e fatture). Tuttavia, per impostazione predefinita, possono selezionare solo l'oggetto di costo a loro assegnato. Se si desidera consentire ai revisori finanziari di selezionare altri oggetti di costo, aggiungerne altri o persino scegliere una categoria (e quindi un oggetto di costo) aggiuntiva prima di terminare la revisione, è necessario concedere loro l'accesso a tali oggetti di costo nelle impostazioni degli oggetti di costo.

Esportazione di oggetti di costo in spese e fatture

È possibile assegnare un solo oggetto di costo per registrazione di giornale. Ad esempio, una tipica registrazione di giornale per una spesa pagata privatamente potrebbe apparire così:

Qui viene riportato l'importo addebitato per l'oggetto di costo, in modo da poter tenere traccia della spesa.

È possibile suddividere un costo tra più centri di costo o progetti, scegliere oggetti di costo diversi o utilizzare altri oggetti di costo. Per fare ciò, Perk suddivide la voce, creando due sottovoci con un singolo oggetto di costo assegnato a ciascuna sottovoce.

Ad esempio, per una spesa suddivisa tra due oggetti di costo, le registrazioni di giornale potrebbero apparire così:

Se desideri monitorare anche più team o progetti, puoi utilizzare campi personalizzati per acquisire queste dimensioni finanziarie aggiuntive.

Ad esempio, potresti voler assegnare una spesa a un oggetto di costo, Servizi Professionali, e monitorarla anche per progetto del cliente. Per fare ciò, crei Servizi Professionali come oggetto di costo. La spesa viene assegnata a quell'oggetto di costo e può quindi includere un campo personalizzato aggiuntivo, Progetti, con il nome del cliente.

Ad esempio, per una spesa pagata privatamente che il mittente ha assegnato a un progetto specifico impostato come campo personalizzato, la registrazione di giornale potrebbe apparire così:

Nota: Se necessario, è possibile scegliere di non esportare gli oggetti di costo nel sistema di terze parti.