Gli oggetti di costo vengono utilizzati per allocare e monitorare i costi generati tramite Perk. Possono rappresentare diverse parti di un'azienda, come reparti, team, progetti o centri di costo, a seconda di come sono impostati e di cosa deve essere rendicontato.

Gli oggetti di costo possono essere:

• Gerarchica: relazione genitore-figlio.
• Creato a livello aziendale o di account.
• Utilizzato per viaggio, spese e fatture, o limitato a un utilizzo specifico.
• Utilizzato per le approvazioni.
• Accessibile o nascosto ai dipendenti.

Su Perk puoi creare manualmente oggetti di costo, importarli tramite un file CSV o un'integrazione con un sistema di terze parti, come un sistema HR, ERP o un sistema finanziario e contabile.

Attenzione: È possibile utilizzare un solo sistema sorgente per sincronizzare gli oggetti di costo. Ad esempio, se si importano oggetti di costo da un sistema HR, non è possibile importarli con un sistema ERP.

Una volta creati, gli oggetti di costo non possono essere eliminati, ma solo archiviati. Questo garantisce la tracciabilità e mantiene una reportistica coerente. Un oggetto di costo può essere utilizzato per la gestione dei viaggi, l'elaborazione delle spese e l'elaborazione delle fatture.

Mancia: Per una maggiore flessibilità per le aziende, gli oggetti di costo su Perk sostituiscono i centri di costo di TravelPerk.

Se necessario, ora è possibile utilizzare un oggetto di costo in una sola azienda e creare oggetti di costo esclusivamente per viaggi, spese o fatture.

Gli oggetti di costo sono accessibili ad altre persone, anche se non è quello predefinito.

Oggetti di costo gerarchici

Gli oggetti di costo possono avere una relazione padre-figlio. Questo determina come viene gestita l'approvazione in quegli oggetti di costo. Quando la spesa/fattura supera una certa soglia, viene automaticamente inoltrata all'approvatore dell'oggetto di costo padre.

Puoi impostare fino a cinque livelli gerarchici a Perk. Vedi Strategie di approvazione degli oggetti di costo.

Nota: È possibile impostare solo oggetti di costo gerarchici per spese e fatture. Gli oggetti di costo relativi solo ai viaggi non possono essere configurati con una struttura gerarchica, poiché l'approvazione è determinata dai processi di approvazione dei viaggi.

Oggetti di costo per azienda e persone

Gli oggetti di costo vengono solitamente creati per una specifica azienda, ma è possibile scegliere di creare oggetti di costo condivisi tra tutte le aziende presenti nell'account. In questo caso, l'oggetto di costo ha la stessa configurazione per tutte le aziende.

Attenzione: Se è necessario definire ID ERP separati per esportare separatamente i dati nel sistema finanziario e contabile, è necessario selezionare una sola azienda durante la creazione dell'oggetto di costo.

Assegnazione di oggetti di costo alle persone

Quando aggiungi persone a Perk, assegni un oggetto di costo predefinito a cui vengono assegnate tutte le prenotazioni e le spese di viaggio.

Solo le persone che hanno selezionato l'oggetto di costo come predefinito possono accedervi e selezionarlo durante il checkout della prenotazione del viaggio, per le spese e le fatture. Gli altri utenti non possono accedervi o selezionarlo.

Ad esempio, l'oggetto di costo non viene visualizzato se un dipendente lo cerca nel campo corrispondente. Gli approvatori e i delegati hanno sempre accesso all'oggetto di costo selezionato.

È possibile scegliere di consentire ad altri di visualizzare e selezionare gli oggetti di costo quando opportuno. In questo caso, possono scegliere il proprio oggetto di costo predefinito o l'altro oggetto di costo messo a loro disposizione.

• È possibile assegnare un oggetto di costo predefinito a un persona singola nel suo profilo.
• È possibile assegnare un oggetto di costo a più persone contemporaneamente dall'oggetto di costo stesso o dall'oggetto di costo Pagina Persone di selezionando tutte le persone e cliccando sull'oggetto Costo.

Nota: L'accesso agli oggetti di costo influisce solo sulla selezione degli oggetti di costo in viaggi, spese e fatture. Non influisce sull'analisi. Tutti i dati degli oggetti di costo vengono visualizzati in Analisi.

Oggetti di costo nei viaggi

I centri di costo sono ora oggetti di costo

È possibile utilizzare l'oggetto di costo per categorizzare le spese di viaggio, indipendentemente dal fatto che si elaborino le spese e le fatture in Perk o si utilizzi un'integrazione di terze parti.

Gli oggetti di costo vengono utilizzati in tre modi nella gestione dei viaggi:

• Per categorizzare le spese di viaggio al momento del pagamento su Perk: L'oggetto di costo può essere selezionato automaticamente dai viaggiatori utilizzando l'oggetto di costo predefinito impostato nel loro profilo. I viaggiatori possono anche scegliere un altro oggetto di costo.
  
  
   
• Per determinare la spesa di viaggio consentita per budget di viaggio.
• Per monitorare e analizzare le spese di viaggio : gli amministratori e gli analisti degli account possono monitorare e classificare le spese di viaggio in base ai diversi reparti. Gli oggetti di costo vengono visualizzati sulle fatture di viaggio, in modo da poter elaborare la spesa nel sistema finanziario e contabile. Se utilizzi Perk per elaborare le tue spese, l'oggetto di costo è incluso in tutte le spese di viaggio.
  
  

Per maggiori informazioni, vedere Impostare gli oggetti di costo per i costi di viaggio.

Nota: Abbiamo rinominato i centri di costo in oggetti di costo in Perk e fDal 1° febbraio 2026, modificheremo anche il nome della colonna nei download CSV e PDFSe si utilizzano questi file in un processo automatizzato, aggiornare il flusso di lavoro in modo che rifletta la modifica nei nomi delle colonne.

Nota: Gli ospiti possono solo visualizzare l'oggetto di costo impostato per loro nel loro profilo. Non possono modificare l'oggetto di costo preselezionato. Solo i travel manager possono eseguire questa operazione.

Oggetti di costo nelle spese e nelle fatture

Per le spese e le fatture, gli oggetti di costo vengono utilizzati per segnalare i costi.

Gli oggetti di costo vengono selezionati quando si crea una spesa o si aggiunge una fattura in Perk. Ad esempio, quando i dipendenti creano una spesa, accedono al loro oggetto di costo predefinito, impostato nel loro profilo da un amministratore dell'account o da un responsabile del personale. Se non è impostato alcun oggetto di costo predefinito, Perk seleziona l'ultimo oggetto di costo selezionato dal dipendente.

Per fatture, puoi impostare un oggetto di costo predefinito per ciascun fornitore in modo che Perk codifichi automaticamente in modo intelligente le fatture per quel fornitore.

Nota: gli amministratori degli account Perk possono scegliere di non mostrare gli oggetti di costo ai dipendenti. In questo caso, i revisori finanziari sono responsabili del controllo e dell'assegnazione degli oggetti di costo in modo appropriato durante la revisione.

A seconda delle impostazioni aziendali, i dipendenti possono aggiornare l'oggetto di costo, modificando completamente l'allocazione dei costi selezionando un altro oggetto di costo.

Nelle spese, i dipendenti possono aggiungere oggetti di costo aggiuntivi a una spesa. In questo modo, viene aggiunta un'altra riga in cui il dipendente può selezionare un altro oggetto di costo e modificarne la percentuale o l'importo da allocare. In questo modo, la voce di spesa viene suddivisa in due sottovoci, ciascuna con un singolo oggetto di costo assegnato.

L'importo assegnato a ciascun oggetto di costo deve sempre corrispondere al totale della nota spese. Se si modifica l'importo o la percentuale di un oggetto di costo, le altre allocazioni vengono automaticamente modificate. Allo stesso modo, la ripartizione percentuale deve sempre corrispondere al 100%. È possibile esprimere percentuali con un massimo di due cifre decimali. Ad esempio, se si inserisce 33,337%, questo verrà arrotondato al 33,34%.

Mancia: Se i dipendenti decidono di suddividere la spesa assegnando parte dell'importo totale del reclamo a una categoria aggiuntiva, l'importo rimanente viene automaticamente adeguato nella ripartizione degli oggetti di costo in base alla percentuale immessa.

Elaboratori di fatture è possibile accettare l'oggetto di costo predefinito proposto per ogni voce di fattura oppure selezionarne un altro, a seconda dei casi.

Per gli oggetti di costo che sono stati limitato a persone specifiche, se l'oggetto di costo non è stato selezionato come oggetto di costo predefinito per il fornitore o non è stato selezionato per la voce di riga da una persona con le autorizzazioni appropriate per visualizzarlo, non verrà visualizzato.

Per maggiori informazioni, vedere Impostare oggetti di costo per spese e fatture.

Utilizzo degli oggetti di costo come revisore finanziario

I revisori finanziari possono visualizzare gli oggetti di costo assegnati alle spese e alle fatture durante la revisione dei documenti andando su Finanza > Revisione > Spese e fatture.

Per impostazione predefinita, possono selezionare solo l'oggetto di costo loro assegnato. Se si desidera che i revisori finanziari possano selezionare o aggiungere altri oggetti di costo, o scegliere una categoria aggiuntiva prima di terminare la revisione, è necessario concedere loro l'accesso a tali oggetti di costo nelle impostazioni. Impostare oggetti di costo per le spese di viaggio.

Esportazione di oggetti di costo in spese e fatture

È possibile assegnare un solo oggetto di costo per registrazione di giornale. Ad esempio, una tipica registrazione di giornale per una spesa pagata privatamente potrebbe apparire così:

Qui viene riportato l'importo addebitato per l'oggetto di costo, in modo da poter tenere traccia della spesa.

È possibile suddividere un costo tra più centri di costo o progetti, scegliere oggetti di costo diversi o utilizzare altri oggetti di costo. Per fare ciò, Perk suddivide la voce, creando due sottovoci con un singolo oggetto di costo assegnato a ciascuna sottovoce.

Ad esempio, per una spesa suddivisa tra due oggetti di costo, le registrazioni di giornale potrebbero apparire così:

Se desideri monitorare anche più team o progetti, puoi utilizzare campi personalizzati per acquisire queste dimensioni finanziarie aggiuntive.

Ad esempio, potresti voler assegnare una spesa a un oggetto di costo, Servizi Professionali, e monitorarla anche per progetto del cliente. Per fare ciò, crei Servizi Professionali come oggetto di costo. La spesa viene assegnata a quell'oggetto di costo e può quindi includere un campo personalizzato aggiuntivo, Progetti, con il nome del cliente.

Ad esempio, per una spesa pagata privatamente che il mittente ha assegnato a un progetto specifico impostato come campo personalizzato, la registrazione di giornale potrebbe apparire così:

Nota: Se necessario, è possibile scegliere di non esportare gli oggetti di costo nel sistema di terze parti.