Ogni volta che effettui una prenotazione di viaggio, Perk può creare automaticamente una singola spesa di viaggio o una spesa di viaggio, consentendo ai dipendenti di includere altre spese come ricevute, rimborsi chilometrici e indennità giornaliere. Qualsiasi modifica apportata alle prenotazioni di viaggio si riflette nelle spese di prenotazione del viaggio.

Per le prenotazioni di viaggio pagate immediatamente con carta (privata, aziendale o carta di credito), ogni prenotazione è rappresentata da una singola spesa. Per le fatture con fatturazione periodica, ogni riga della fattura è rappresentata come una spesa separata in Perk. Ad esempio, un viaggiatore prenota un viaggio da Singapore a Barcellona, che include due voli (con uno scalo a Zurigo) e una prenotazione alberghiera. Questa può essere rappresentata in fattura come quattro voci: tre voci relative ai due voli e all'hotel, e una quarta voce per le spese di prenotazione. Ogni voce viene creata come una spesa separata in Perk.

Le spese di viaggio vengono automaticamente categorizzate e abbinate alla transazione con carta corrispondente, se pagate con carta. Se la prenotazione del viaggio contiene informazioni sull'IVA, le spese di viaggio corrispondenti includono l'aliquota e l'importo dell'imposta applicati, se disponibile in Perk per l'azienda.

Le spese di viaggio possono essere create in entrambi i modi: stati di bozza o bozza di viaggio e può essere assegnato al prenotante, al dipendente o al responsabile delle spese di viaggio.

Se la prenotazione del viaggio è stata soggetto ad approvazione, la spesa di viaggio corrispondente viene visualizzata con il In revisione stato. I revisori finanziari possono quindi esportare queste spese al sistema finanziario.

Stati delle spese di viaggio

Le spese di viaggio derivanti dai viaggi Perk possono essere create con uno dei due stati:

• Bozza: Le spese di viaggio vengono importate in Perk in modo che i dipendenti possano gestirle come parte di un viaggio o come spese singole.
• Bozza di viaggio: Le spese di viaggio sono visibili solo ai responsabili dell'elaborazione delle spese di viaggio (Finanza > Importazione spese). Solo i responsabili delle spese di viaggio possono gestire queste spese.

A seconda delle esigenze della tua azienda, puoi scegliere se desideri che i dipendenti gestire le spese di viaggio o assegnare un elaboratore di spese di viaggio per elaborare queste spese:

Gestire le spese di viaggio come dipendente

Se si sceglie di consentire ai dipendenti di gestire queste spese, saranno loro a dover verificare che tutti i dati siano corretti e a inviarli per l'approvazione.

Ad esempio, i dipendenti possono svolgere le seguenti attività:

• Vedi spese di viaggio
• Modifica i dati delle spese di viaggio
• Inviare le spese di viaggio

Se si utilizza un flusso di approvazione standard (approvazione del responsabile di linea o approvazione dell'oggetto di costo), le spese di viaggio seguono il flusso standard per l'approvazione delle spese.

Attenzione: Per consentire ai dipendenti di gestire le spese di viaggio, queste devono essere importate con lo stato di bozza, non come bozza di viaggio.

Gestire le spese di viaggio come elaboratore delle spese di viaggio

Se si sceglie di assegnare le spese di viaggio al ruolo di responsabile delle spese di viaggio, quest'ultimo sarà responsabile del controllo di tutte le spese e dell'invio alla contabilità. Ciò consente di impostare un flusso di approvazione specifico per consentire la gestione separata di queste spese.

Possono accedere a tutte le spese di viaggio in Finanza > Importazione spesePuoi scegliere di importare le spese di viaggio con lo stato di bozza o di bozza di viaggio:

Assegnazione delle spese di viaggio ai dipendenti

A seconda delle impostazioni di prenotazione del viaggio dell'azienda, Perk assegna prima le spese di viaggio a chi effettua la prenotazione o al viaggiatore. Tuttavia, se Perk non riesce a trovare la persona menzionata nella prenotazione (né chi effettua la prenotazione né il viaggiatore), assegna le spese di viaggio al sistema di elaborazione delle spese di viaggio dell'azienda come soluzione alternativa.

Nota: Cambiamenti nella strategia di assegnazione riguardano solo le nuove prenotazioniSe modifichi la strategia dopo aver prenotato viaggi in Perk, il processore delle spese di viaggio potrebbe dover riassegnare tali prenotazioni alla persona corretta in Finanza > Importazione spese.

Assegnare prima al prenotante, poi al viaggiatore

Per impostazione predefinita, le spese di viaggio vengono assegnate al prenotante in Perk. Se il prenotante non è presente in Perk, le spese di viaggio vengono assegnate al viaggiatore. Nella maggior parte dei casi, sia il prenotante che il viaggiatore sono la stessa persona.

In altre parole, la priorità per l'assegnazione è data al prenotante, poi al viaggiatore. Ad esempio, se un viaggio viene prenotato da un prenotante, le spese di viaggio vengono assegnate al prenotante in Perk. Se Perk non riesce a trovare il prenotante (o è associato a un'altra azienda), Perk assegna le spese di viaggio al viaggiatore. Se il viaggiatore non fa parte dell'azienda, Perk assegna le spese di viaggio al processore delle spese di viaggio.

Se nella fattura sono elencati più viaggiatori, Perk assegna la spesa di viaggio al primo viaggiatore trovato (se non è in grado di assegnarla al prenotatore).

Assegnare prima al viaggiatore, poi a chi prenota

In alternativa, se le spese di viaggio sono state pagate dal fornitore del servizio o con una carta di credito, è possibile impostare una strategia di assegnazione alternativa. In questo caso, le spese di viaggio vengono prima assegnate al viaggiatore. Come soluzione alternativa, se il viaggiatore non fa parte dell'azienda, le spese di viaggio vengono assegnate al prenotante. Se né il prenotante né il viaggiatore fanno parte dell'azienda, la fattura viene assegnata al responsabile delle spese di viaggio.

Nota: La strategia di assegnazione alternativa non si applica alle prenotazioni di gruppo. Queste prenotazioni vengono assegnate automaticamente al prenotante anche se pagate con carta di credito del lodge o tramite il fornitore di servizi di viaggio.

Metodi di pagamento per le prenotazioni di viaggio

Le fatture dei benefit vengono pagate tramite carta aziendale, come la Perk Card, o tramite un altro metodo di pagamento, come l'addebito diretto. I metodi di pagamento sono impostati nel profilo di pagamento.

A seconda del tipo di pagamento, il ciclo di fatturazione nei profili di pagamento deve essere regolato correttamente. In TravelPerk, il ciclo di fatturazione può essere istantaneo o flessibile. A seconda di come si prevede di gestire le spese di viaggio in Perk, la configurazione in Perk deve essere impostata di conseguenza.

Pagato con carta aziendale con dati di transazione della carta in Perk

Le spese di viaggio pagate con carta aziendale sono prenotazioni pagate istantaneamente con una Perk Card (o un'altra carta integrata con Perk). In questo caso, è necessario configurare il ciclo di fatturazione in modo che sia immediato. Ciò garantisce che la fattura di prenotazione e la transazione con carta in Perk possano avere lo stesso importo e possano essere abbinate automaticamente. Tuttavia, può accadere che una transazione dia luogo a più fatture. In questo caso, il processore delle spese di viaggio dovrebbe gestire manualmente l'abbinamento. abbinare più spese a un'unica transazione con carta.

In caso di rimborso totale o parziale di un viaggio, ad esempio in caso di cancellazione di una prenotazione alberghiera, viene creata una nota di credito con un importo negativo. Lo stesso importo viene accreditato sulla carta Perk o sulla carta utilizzata per il pagamento e può essere abbinato di conseguenza.

Se usi FlexiTravel per modifiche alla prenotazione, vedere Gestisci il credito FlexiTravel in Perk.

Pagato con un altro metodo di pagamento, come fatturazione periodica o carta non integrata con Perk

Le spese di viaggio con pagamento a carico del fornitore di servizi di viaggio sono prenotazioni pagate con una carta non integrata con Perk (in altre parole, i dati delle transazioni non sono disponibili in Perk) o coperte da fatturazione periodica. In altre parole, come metodo di pagamento viene utilizzato il bonifico bancario o il pagamento manuale SEPA. Il ciclo di fatturazione può essere impostato su settimanale, quindicinale o mensile. Queste fatture contengono più voci di spesa, create come spese di viaggio separate.

Le spese di viaggio pagate con carta in TravelPerk non devono essere abbinate a una transazione con carta in Perk. Ogni spesa viene automaticamente categorizzata in base alla configurazione di mappatura delle categorie.

Attenzione: La fatturazione flessibile, che consente a qualsiasi utente Perk di selezionare un'altra azienda a cui fatturare o un profilo di pagamento di un'altra azienda durante il checkout, non è supportata.

Imposta sulle spese di viaggio

Il vantaggio può includere le informazioni fiscali fornite in fattura. Le informazioni fiscali vengono visualizzate nella spesa secondo i seguenti criteri:

• Se il Abilita imposta è attiva per l'azienda, l'imposta viene visualizzata nella spesa. Se questa funzionalità non è abilitata né nell'azienda né nell'account, la spesa viene creata senza IVA.
• Se una corrispondenza è stata stabilita l'aliquota fiscale per la società E si applica al paese in cui è avvenuta la spesa, quindi le informazioni sull'IVA vengono visualizzate nella spesa.
• Se una corrispondenza è stata stabilita l'aliquota fiscale per la società E non si applica al paese dove è avvenuta la spesa, allora la spesa è creata senza IVA.
• Se nell'azienda non è stata impostata alcuna aliquota fiscale corrispondente, le spese di viaggio vengono calcolate senza IVA.

Fatture di prenotazione di viaggio come allegati

Se la prenotazione del viaggio viene pagata tramite carta e hai impostato la fatturazione immediata nel profilo di pagamento, Perk allega la fattura PDF alla spesa come documento giustificativo.

In altri casi, se la fatturazione immediata non è configurata in base al periodo del ciclo di fatturazione, la fattura potrebbe essere in bozza e non ancora emessa. In tal caso, non viene allegata alle spese di viaggio.