Puoi inviare una fattura via email a una specifica casella di posta elettronica di Perk. La fattura viene automaticamente caricata su Perk per l'elaborazione. A seconda delle impostazioni aziendali, il modo in cui Perk gestisce le email potrebbe variare.
Perk supporta i seguenti formati via e-mail:
- Fatture cartacee in formato PDF
- Fatture digitali come X-Rechnung, ZUGFeRD e Peppol BIS 3.0
Tutti gli altri formati sono considerati documenti giustificativi o vengono ignorati.
Casella di posta delle fatture Perk
Il team Perk avrà impostare una casella di posta per le fatture per ricevere le fatture per la tua azienda in Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fatturaIl formato dell'indirizzo della casella di posta della fattura include una parte personalizzata definita specificamente per la tua organizzazione o azienda e termina sempre con "@fatture.perk.com”.
Mancia: Se preferisci ricevere le fatture utilizzando il tuo dominio di posta elettronica anziché la posta in arrivo di Perk, l'amministratore di Perk può impostare un alias email.
Puoi avere:
- una casella di posta unica per ogni azienda (persona giuridica)
- una casella di posta generica per più aziende
- una casella di posta generica per l'intera organizzazione
Le fatture inviate a una casella di posta generica per più aziende o per l'intera organizzazione possono essere spostate automaticamente all'azienda corrispondente. Ogni casella di posta generica è associata a un'azienda "predefinita".
Perk accetta e-mail inviate all'indirizzo e-mail basato su Perk in A E cc campi. Tutte le email inviate con l'indirizzo email della casella di posta della fattura nel ccn campo non vengono elaborati.
Perk utilizza l'indirizzo email del destinatario per determinare l'organizzazione e l'azienda in cui caricare la fattura. Ad esempio, se l'email è stata inviata alle caselle di posta delle fatture di due diverse entità giuridiche della stessa organizzazione, la casella di posta delle fatture in A il campo ha la precedenza su qualsiasi casella di posta della fattura indicata nel cc campo. Se entrambe le cassette postali delle fatture sono state utilizzate nel A campo, Perk carica la fattura nella prima casella di posta configurata. Se le caselle di posta delle fatture appartengono a organizzazioni diverse, l'email non viene elaborata.
Inoltre, Perk può utilizzare le informazioni della fattura per determinare se la fattura appartiene alla società predefinita o se deve essere spostata a un'altra società. Quando Sposta la fattura all'azienda con criteri corrispondenti (ordine di acquisto, codice fiscale, nome o indirizzo del cliente) è stata selezionata la casella di controllo nelle impostazioni della fattura, Perk utilizza le informazioni relative a ordine di acquisto, codice fiscale, nome del cliente e indirizzo del cliente presenti sulla fattura per determinare a quale azienda appartiene la fattura:
- PO: Esiste un numero di ordine di acquisto nell'azienda che corrisponde al numero di ordine di acquisto sulla fattura?
- Codice fiscale: L'ID fiscale indicato sulla fattura corrisponde agli ID fiscali dell'azienda (trovati in Amministrazione > Azienda, Impostazioni generali)
- Nome del cliente: Il nome dell'azienda riportato sulla fattura corrisponde al nome dell'azienda per la persona giuridica?
- Indirizzo del cliente: L'indirizzo indicato sulla fattura corrisponde all'indirizzo dell'azienda?
Perk verifica progressivamente la corrispondenza tra le altre aziende dell'organizzazione e quella a cui assegnare la fattura. Se non trova la società corrispondente, la fattura non viene spostata dalla società predefinita e viene visualizzato un avviso nell'intestazione della fattura. Se più aziende corrispondono alla fattura, la fattura non viene spostata dalla società predefinita e viene visualizzato un avviso nell'intestazione della fattura.
Inviatore per fatture ricevute via e-mail
Per impostazione predefinita, la persona con un indirizzo email registrato in Perk che invia una fattura alla casella di posta delle fatture di Perk è aggiunto automaticamente come mittenteA seconda del loro ruolo all'interno dell'azienda, potrebbero essere in grado o meno di elaborare ulteriormente la fattura.
Se la persona che ha inviato la fattura non è riconosciuta come avente un account in Perk, la fattura non viene assegnata ad alcun mittente.
In ogni caso, l'email da cui si ricevono le fatture viene registrata nell'intestazione della fattura se si passa il cursore sopra origine della fattura.
Mancia: Nella visualizzazione dettagliata della fattura è possibile assegnare la fattura ad altri mittenti.
Ciò significa che quando deselezioni te stesso come mittente della fattura e fai clic Salva, puoi vedere la fattura solo nella Elaboratore di fatture > Fatture visualizza se hai il ruolo di elaboratore di fatture.
Estrazione delle fatture dal corpo e dagli allegati dell'e-mail
Dopo aver inviato l'e-mail contenente la fattura a questa casella di posta specifica, Perk può estrarre la fattura dall'e-mail e importarla nel tuo account.
Scansione degli allegati
Perk garantisce la sicurezza dei tuoi dati analizzando tutti gli allegati email in arrivo inviati alla casella di posta delle fatture con un antivirus standard del settore. Eventuali virus vengono rilevati e rimossi in modo che non infettino la tua organizzazione. Se un'email contiene solo file innocui, i file vengono elaborati come di consueto.
Quando viene rilevato un file infetto, Perk lo mette in quarantena. Per avvisarti che il file inviato è infetto, Perk genera un file di testo sostitutivo, che carica come documento di supporto nella scheda Documenti della fattura. Il file di testo contiene un messaggio generico che identifica il virus rilevato nell'allegato, secondo il database dell'antivirus standard del settore.
Il nome del file di testo indica chiaramente che il file caricato conteneva un virus. Utilizza il formato del nome del file originale più rapporto sul virusAd esempio, se un PDF con nome ordine-di-acquisto.pdf viene inviato alla posta in arrivo della fattura e in questo file viene trovato un virus, un file di testo denominato ordine-di-acquisto.pdf-rapporto-virus.txt viene caricato sulla fattura corrispondente.
Mancia: Se si desidera identificare il mittente del file contenente un virus, è possibile utilizzare origine della fattura per visualizzare l'indirizzo email del mittente.
Elaborazione degli allegati
Perk non esegue alcun ulteriore filtraggio sui file ricevuti. In altre parole, presuppone che tutto ciò che è stato inviato via e-mail sia una fattura o un documento giustificativo. Solo i file PDF o XML (ovvero le fatture elettroniche) sono considerati fatture. Il numero massimo di documenti PDF che possono essere inviati via e-mail è limitato dal provider di posta elettronica, non da Perk.
file PDF
Per impostazione predefinita, Perk considera tutti i file PDF devono essere fattureSe l'e-mail non contiene un PDF, verrà creata una fattura dal corpo dell'e-mail.
- Se l'e-mail contiene un file PDF, verrà creata una fattura da quel file PDF.
- Se l'e-mail contiene più PDF, viene creata una fattura per ogni documento PDF allegato.
Tuttavia, puoi configurare Perk per utilizzare l'intelligenza artificiale per classificare i file PDF come fatture o documenti giustificativi.
Quando Perk crea la fattura dal corpo dell'email, l'anteprima della fattura generata include tutto il contenuto del corpo, ovvero tutto il testo e le immagini presenti nel corpo dell'email. Potrebbe verificarsi che il layout cambi durante la conversione in PDF.
Fatture elettroniche
La casella di posta delle fatture può ricevere ed elaborare fatture digitali inviate in formato PDF e XML come XRechnung, ZUGFeRD E Peppol BIS 3.0.
Se le fatture elettroniche vengono inviate via e-mail in formato XML e PDF, Perk è in grado di riconoscere se il documento di fattura PDF e il file XML della fattura elettronica contengono le stesse informazioni (ovvero rappresentano la stessa fattura), unendo le due fatture in un'unica voce. Il file XML viene utilizzato come fonte dati primaria e il PDF viene utilizzato esclusivamente per la rappresentazione della fattura. In questi casi, viene creato un record di log per l'operazione di unione nello storico del record della fattura.
Altri formati di file
Se all'e-mail sono allegati documenti (DOC, DOCX, ecc.), fogli di calcolo (XLS, XLSX, ecc.) o altri file (CSV), questi file vengono caricati come documenti di supporto nell' Documenti scheda in Perk. Se l'email include immagini (PNG, JPG, GIF, ecc.) o altri tipi di file (TXT, ecc.) come allegati, questi file vengono ignorati.
A seconda delle impostazioni aziendali, Perk può anche importare il corpo dell'email come documento di supporto, a condizione che la fattura sia stata allegata all'email in formato PDF. In questo caso, il documento PDF generato viene automaticamente collegato al report della fattura e visualizzato nel Documenti scheda.
Classificazione dei file PDF tramite Perk AI
Quando i fornitori inviano fatture via e-mail, potrebbero includere altri file PDF come estratti conto, fogli presenze o altre informazioni sul progetto.
È possibile configurare Perk AI per identificare e classificare correttamente questi documenti. Invece di gestirli come se fossero un'altra fattura, Perk li carica come documenti giustificativi, allegandoli alla fattura principale.
Quando la classificazione dei documenti è abilitata per l'azienda, Perk AI analizza tutti i documenti PDF inviati alla casella di posta delle fatture e li classifica in una delle seguenti categorie:
- Fattura
- Nota di credito
- Promemoria fattura
- Dichiarazione
- Foglio presenze
- Ordinazione d'acquisto
- Altro
Una volta classificato, Perk elabora il documento come fattura (ovvero crea una nuova fattura in Perk) o come documento di supporto (ovvero allega il file a una fattura esistente in Perk).
Se l'e-mail contiene più allegati PDF in cui Perk AI rileva più di una fattura, Perk crea una fattura per ogni documento di fattura PDF rilevato e carica tutti gli altri allegati PDF classificati come documenti giustificativi di tutte le fatture create tramite e-mail.
Se Perk AI rileva solo documenti giustificativi nell'e-mail, ma nessun documento di fattura, Perk crea una fattura dal corpo dell'e-mail.
Se l'e-mail contiene allegati sia XML che PDF, Perk AI classifica i documenti PDF come fatture o documenti giustificativi.
Puoi determinare come Perk elabora le classificazioni dei documenti nelle impostazioni della fattura.
Abilita la classificazione dei documenti
Per consentire a Perk di identificare ed elaborare correttamente i file PDF ricevuti via e-mail, è necessario abilitare la classificazione dei documenti a livello aziendale attivando l'opzione Classificazione dei documenti interruttore a levetta.
Una volta abilitata, puoi stabilire come desideri che Perk elabori ciascuna categoria:
È possibile classificare il tipo di allegato come:
- Fattura: crea un nuovo record di fattura in Perk.
- Documento di supporto: allega il file a un record di fattura esistente (ad esempio creato da un altro allegato e-mail).
Documenti identificati come note di credito
Se Perk riceve una fattura che l'IA identifica come nota di credito e la classificazione del documento è configurata per classificare gli allegati e-mail delle note di credito come fatture in Perk (ovvero crea un nuovo record di fattura che è contrassegnato come una nota di credito), Perk esegue diversi controlli e azioni sulla nota di credito risultante.
Se la nota di credito estratta contiene un importo totale negativo, non viene eseguita alcuna azione. Tutti i dati del documento rimangono invariati.
Se la nota di credito estratta contiene un importo totale positivo, Perk inverte il segno dell'importo totale e inverte il segno di ciascun importo di riga:
In altre parole:
- L'importo netto, l'importo delle imposte e gli importi lordi che sono valori positivi diventano negativi.
- L'importo netto, l'importo delle imposte e gli importi lordi negativi diventano positivi.
- Le righe con importo pari a zero rimangono invariate.
L'inversione del segno si applica indipendentemente dalla valuta del documento. Gli importi non vengono ricalcolati o rettificati. Vengono invertiti solo i segni dei valori esistenti.