In qualità di revisore finanziario, potresti dover svolgere tre attività per gestire le transazioni con carta:
- Rivedi la corrispondenza automatica
- Esegui la corrispondenza manuale , se necessario
- Cancella le transazioni erroneamente abbinate , se necessario
Rivedi la corrispondenza automatica
Per garantire che tutte le transazioni con carta vengano elaborate correttamente nel tuo strumento Perk, devi assicurarti che tutte le transazioni siano, in primo luogo, abbinate e, in secondo luogo, abbinate correttamente. Una volta esaminate le spese, puoi iniziare a verificare l'abbinamento, che è stato eseguito automaticamente dal sistema.
Per farlo, vai su Finanza > Revisione > Transazioni con carta , scheda Transazioni con carta , dove vedrai sia le transazioni abbinate che quelle non abbinate. Per visualizzare specifiche note spese abbinate alle transazioni, seleziona la transazione e poi la spesa nella finestra che si apre. Assicurati di verificare che la transazione e la nota spese corrette siano state abbinate.
Per visualizzare le spese effettuate con la carta aziendale che non sono ancora state abbinate a una transazione, vai alla scheda Spese con carta e filtra per Non abbinato nel filtro Stato abbinato .
Nota: Affinché una spesa venga classificata come spesa con carta aziendale in Perk, la nota spese deve essere inviata con il metodo di pagamento Carta aziendale . In caso contrario, non saranno visibili. Un revisore finanziario può correggere il metodo di pagamento in una nota spese, in modo che possa essere eseguito l'abbinamento automatico.
Eseguire la corrispondenza manuale
In genere, le transazioni con carta vengono automaticamente abbinate alle note spese. Tuttavia, in alcuni casi l'abbinamento automatico non riesce. In questi casi, la transazione e la spesa devono essere abbinate manualmente.
Per tutte le transazioni nella scheda Finanza > Revisione > Transazioni con carta , Transazioni con carta che indica lo stato Non corrispondente , si è verificato uno dei due casi seguenti:
- Il rendiconto spese corrispondente non è stato ancora inviato dal mittente o la transazione non è stata ancora importata, quindi l'abbinamento automatico non ha ancora avuto luogo
- La nota spese corrispondente è stata inviata dal richiedente; tuttavia, l'abbinamento automatico non è riuscito . In questo caso, la nota spese deve essere abbinata manualmente dal richiedente o da te in qualità di revisore finanziario.
Suggerimento: puoi abbinare manualmente le transazioni con Expense Matcher nella scheda Finanza > Revisione > Transazioni con carta , Transazioni .
Se lo stato della spesa corrispondente viene visualizzato come Non revisionato dopo l'abbinamento, assicurati di rivedere il rendiconto spese corrispondente in Finanza > Revisione > Spese e fatture in modo da poter esportare e registrare la transazione.
Nota: se una nota spese viene visualizzata come Non revisionata ma non compare in Finanza > Revisione > Spese e fatture , l'approvatore deve prima approvare la spesa prima che venga visualizzata in Revisione .
Se una spesa non è abbinata nella scheda Finanza > Revisione > Transazioni con carta Spese con carta , ma non esiste alcuna transazione con cui abbinarla, è necessario attendere che la transazione venga importata per poterla abbinare.
Cancella le transazioni erroneamente abbinate
Se una transazione viene erroneamente abbinata a una spesa, è possibile cancellare l'abbinamento e assegnare manualmente la nota spese corretta alla transazione. Per farlo:
- Vai a Finanza > Revisione > Transazioni con carta , scheda Transazioni con carta .
- Fare clic sulla transazione.
- Seleziona Cancella corrispondenza .
La transazione non corrisponde alla nota spese ed è possibile abbinarla manualmente alla nota spese corretta.