Per impostare le spese di viaggio in Perk, è necessario abilitare la funzionalità In Impostazioni > Account > Aziende impostazioni.
Dopo aver abilitato la funzionalità, è necessario stabilire come vengono elaborate le spese (ad esempio, chilometraggio, indennità giornaliere) nell'ambito di un viaggio.
- Impostazioni generali
- Viaggi di esportazione
- Notifiche specifiche per viaggio
- Attraversamenti di frontiera
- Diarie
- Impostazioni del chilometraggio
Abilita i viaggi
Per consentire alle persone di combinare più spese in un unico viaggio:
- Vai a Impostazioni > Account > Aziende.
- Seleziona un'azienda e clicca Visualizza le impostazioni di spesa.
- Scorri verso il basso fino a Abilita viaggi sezione.
- Girare il Abilita viaggi opzione di attivazione/disattivazione.
Impostazioni generali
Abilitando la funzione viaggi, è possibile stabilire un comportamento specifico per la creazione dei viaggi, ad esempio se devono includere almeno una ricevuta o nessuna ricevuta di spesa (a parte il chilometraggio o le indennità giornaliere). È inoltre possibile determinare lo stato di eventuali spese generate automaticamente, come il chilometraggio o le indennità giornaliere. È possibile modificare l'utilizzo degli oggetti di costo nei viaggi.
| Opzione | Descrizione | Posizione con impostazioni di spesa |
|---|---|---|
| Consentire l'invio di spese (ricevute e non ricevute) solo come parte di un viaggio | Le persone possono inviare solo la ricevuta e nessuna ricevuta di spese come parte di un viaggioIn caso contrario, tali spese vengono respinte. | Abilita i viaggi |
| Imposta lo stato delle spese generate automaticamente su bozza | Se abilitata, tutte le spese generate automaticamente (ad esempio chilometraggio e indennità giornaliere) in un viaggio vengono impostate sullo stato Bozza e devono essere confermate dalla persona prima di essere inviate per l'approvazione. | Abilita i viaggi |
| Abilita la copia del viaggio | Consente ai mittenti di copia un viaggio per usarlo come modello. | Abilita i viaggi |
| Disabilita il popolamento automatico del nome del viaggio | Per impostazione predefinita, il nome del viaggio viene generato utilizzando le località di partenza e di arrivo. Puoi scegliere di disattivare questa compilazione automatica, in modo che gli utenti debbano sempre inserire un nuovo nome per il viaggio. | Abilita i viaggi |
| Disabilita la selezione degli oggetti di costo (Viaggi) e ignora gli oggetti di costo (Spese) | Non consentire agli utenti di assegnare autonomamente spese/viaggi agli oggetti di costo, ma gli oggetti di costo sono comunque obbligatori. Se abilitato, le spese vengono assegnate all'oggetto di costo a cui sono assegnati i mittenti in Risorse umane / Gestione degli utenti scheda. | Definizione di nota spese |
| Disattivare gli oggetti di costo (Viaggi) | Se questa opzione è abilitata, i mittenti non devono selezionare un oggetto di costo nei viaggi. | Definizione di nota spese |
Viaggi di esportazione
I revisori finanziari possono spese di esportazione a livello globale per viaggioUna volta esaminato un viaggio, le spese relative al viaggio sono disponibili come:
- spese singole in Spese
- spese raggruppate in Viaggi
Esportando le spese per viaggio, tutte le spese incluse nel viaggio vengono combinate in un unico processo di esportazione.
I viaggi vengono visualizzati per l'esportazione se almeno una spesa è Pronto per l'esportazione e tutte le altre spese sono Pronto per l'esportazione O EsportatoTutte le spese rifiutate vengono ignorate. Il viaggio eredita lo stato più basso nel flusso di lavoro per tutte le spese all'interno di un viaggio.
Ad esempio, se un viaggio contiene cinque spese, quattro delle quali sono Pronto per l'esportazione e uno è In revisione, quindi lo stato generale del viaggio verrà mostrato come In revisione. Ciò significa anche che il personale dell'ufficio Finanza non può esportare l'intero viaggio. Solo le singole spese possono essere esportate tramite la scheda "Spese".
Nota: Sebbene tutte le spese di un viaggio siano incluse nello stesso processo di esportazione, l'esportazione dei dati avviene a livello di spesa. Pertanto, si applica qualsiasi logica di esportazione definita per le spese, come la suddivisione delle indennità giornaliere per l'esportazione in un sistema di gestione paghe.
È possibile scegliere di creare un report PDF di tutti i viaggi esportati e di stabilire il nome della cartella.
| Opzione | Descrizione | Posizione |
|---|---|---|
| Abilita i report di viaggio | Se selezionato, il personale finanziario può scaricare un report di tutte le spese di un viaggio dopo l'esportazione. Il file viene visualizzato in Finanza > Esportare tronco d'albero scheda, nella File generati colonna. Fare clic sull'icona di download e selezionare la cartella ZIP del resoconto di viaggio. | Abilita i viaggi |
| Nome della cartella ZIP per l'esportazione delle spese di viaggio | Se Abilita i report di viaggio è selezionato, imposta un nome file standard per la cartella del resoconto di viaggio. Altrimenti, viene automaticamente denominato RiepilogoSpesePerViaggioPuoi usare segnaposto. |
Abilita i viaggi |
Segnaposto per i nomi delle cartelle
È possibile utilizzare questi segnaposto per includere dati specifici nel nome della cartella del resoconto di viaggio:
| Titolare | Senso |
|---|---|
##{{legalEntityName}} |
Il nome della cartella contiene il nome della persona giuridica |
##{{exportId}} |
Il nome della cartella contiene l'ID di esportazione |
##{{YYYYMMDD_HHMMSS}} |
Il nome della cartella contiene la data in questo formato |
##{{date}} |
Il nome della cartella contiene la data nel formato AAAA-MM-GG |
##{{timestamp}} |
Il nome della cartella contiene la marca temporale |
| testo libero | Il nome della cartella è denominato con il testo "testo libero" (senza caratteri speciali) |
Notifiche specifiche per viaggio
In Conformità, puoi impostare notifiche specifiche per i viaggi che impediscono alle persone di inviare un viaggio che non rispetta le policy dell'azienda.
| Opzione | Descrizione | Posizione |
|---|---|---|
| Non consentire viaggi con date sovrapposte | Selezionando questa opzione si impedisce agli utenti di creare viaggi in cui la data di inizio o di fine coincide con un viaggio creato in precedenza. | Conformità |
Attraversamenti di frontiera
Quando si abilitano gli attraversamenti di frontiera, l'interfaccia di viaggio richiede all'utente di inserire l'orario di attraversamento. In alcuni paesi, come l'Austria, questa informazione è fondamentale per calcolare l'importo esatto delle indennità giornaliere per ogni giorno di viaggio. Questo perché l'importo delle indennità giornaliere dipende dal numero di ore trascorse dal dipendente in ciascun paese, rendendo queste informazioni pertinenti e necessarie.
| Opzione | Descrizione | Posizione |
|---|---|---|
| Abilitare gli attraversamenti di frontiera | Seleziona questa opzione per abilitare i viaggi con itinerario dettagliato. | Abilita i viaggi |
| Tipo di attraversamento del confine | Scegli le impostazioni predefinite o l'itinerario dettagliato. | Abilita i viaggi |
Impostazioni per diem
Se vuoi includere diaria come parte di un viaggio, è necessario abilitarli in modo che appaiano come parte di un viaggio. Le indennità giornaliere devono essere abilitate in Definizione di nota speseIn caso contrario, queste impostazioni vengono ignorate.
- Vai a Impostazioni > Account > Aziende.
- Seleziona un'azienda e clicca Visualizza le impostazioni di spesa.
- Scorri verso il basso fino a Definizione di nota spese.
- Seleziona il Viaggio caselle di controllo sotto Abilitare le indennità giornaliere.
Impostazioni del chilometraggio (posizione)
Se vuoi includere spese chilometriche come parte di un viaggio, è necessario abilitarli in modo che vengano visualizzati come parte di un viaggio.
Le spese chilometriche devono essere abilitate in Definizione di nota speseInoltre, è necessario determinare il luogo di partenza per i viaggi.
| Opzione | Descrizione | Posizione |
|---|---|---|
| Tipo di ricerca del luogo |
Specificare il tipo di dati richiesti per indicare il luogo di partenza e di destinazione di una nota spese di viaggio d'affari. È possibile scegliere tra:
Nota: Google consente agli utenti di inviare un punto di interesse (ad esempio un pin con nome in una posizione specifica su Google Maps). I punti di interesse non sono considerati indirizzi validi e pertanto non sono supportati da Perk. |
Abilita viaggi > Impostazioni posizione |
| Indirizzi salvati per viaggi e chilometraggio |
Determina gli indirizzi di partenza e di arrivo predefiniti proposti quando l'utente crea un viaggio.
|
Abilita viaggi > Impostazioni posizione |
| Imporre l'indirizzo preciso | Se abilitata, gli utenti devono inserire un indirizzo completo quando creano un viaggio. | Abilita viaggi > Impostazioni posizione |
| Distanza minima percorsa per applicare le tariffe chilometriche | Entra nel distanza minima percorsa richiesta per avere diritto al rimborso delle spese chilometriche. | Abilita viaggi > Impostazioni posizione |
| Avvisa se la soglia di distanza di Google Maps è stata superata | Se si calcolano automaticamente le spese chilometriche nei viaggi, Perk invia una notifica quando una persona supera un limite di distanza preimpostato. | Conformità |
| Soglia di distanza di Google Maps | Se si abilita il Soglia di distanza di Google per le spese chilometriche, hai la possibilità di stabilire un limite di distanza specifico. | Conformità |