L'elaborazione di una fattura in Perk prevede tre fasi:
- Carica la fattura su Perk.
- Visualizza la fattura, convalidando o modificando le informazioni richieste, come centri di costo, categorie, ecc.
- Finalizzare la fattura, inviandola per l'approvazione e la successiva revisione, oppure rifiutandola.
- Esporta la fattura una volta approvata e verificata per la contabilità.
Nota:È possibile modificare solo le fatture che hanno lo stato Nuovo, Bozza o Da revisionare. Se lo stato della fattura è In approvazione, In revisione o Pronto per l'esportazione, è necessario richiama prima la fattura.
Visualizzazione delle fatture dal punto di vista di chi le ha inviate o di chi le ha elaborate.
A seconda del tuo ruolo, puoi visualizzare o modificare le fatture
| Fatture visualizzate nella tabella riepilogativa | ||
|---|---|---|
| Dipendente (mittente) | Solo fatture assegnate |
|
| Elaboratore fatture | Tutte le scale |
|
Riepilogo fattura (mittente)
Riepilogo fattura (addetto all'elaborazione delle fatture)
Modifica di una fattura
La vista dei dettagli della fattura mostra un'anteprima del documento di fattura a sinistra e il Panoramica dell'intestazione della fattura che contiene i dati estratti da Perk AI. Puoi vedere il Barra degli strumenti Azioni nella parte superiore dello schermo, dove sono visualizzate le azioni per salvare, rifiutare o inviare la fattura, nonché altre opzioni.
Di seguito, puoi vedere il voci di riga estratte dalla fattura da Perk. Inoltre, sono presenti altre quattro schede: Storia, Approvatore, Documenti, e Fatture correlate.
1. Anteprima fattura, 2. Panoramica dell'intestazione della fattura, 3. Voci della fattura, 4. Acquisizione del pannello
Suggerimento: è possibile regolare le dimensioni della tabella delle voci della fattura trascinando e rilasciando il riquadro di selezione (4) nella parte inferiore dello schermo.
Attenzione: le modifiche alla fattura non vengono salvate automaticamente. È necessario premere Salva per confermare le modifiche. In caso contrario, tutte le modifiche apportate andranno perse.
Panoramica dell'intestazione della fattura
Questa sezione fornisce una panoramica dei dati di base della fattura. Nell'app mobile, questa sezione si trova nella scheda Dettagli. L'intestazione della fattura contiene lo stato della fattura, l'origine della fattura e l'azienda associata alla fattura.
L'origine indica se la fattura è stata caricato manualmente da un utente, oppure caricato tramite e-mail, incluso l'indirizzo e-mail dell'utente che ha inviato l'e-mail.
A seconda della configurazione, l'intestazione della fattura potrebbe contenere altri campi, come ad esempio campi personalizzati per la tua azienda. Per ogni fattura, puoi modificare i seguenti dati:
Campi dell'intestazione della fattura
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Numero di fattura | Il numero riportato sulla fattura funge da identificativo univoco. |
| Fornitore |
Il fornitore da cui proviene la fattura. Questo campo viene solitamente precompilato da Perk in base ai dati anagrafici del fornitore inseriti in Perk. Se Perk non riesce a trovare una corrispondenza, il campo risulta vuoto. È necessario selezionare il fornitore corretto dal menu a tendina oppure aggiungerlo ai dati anagrafici dei fornitori. |
| Numero dell'ordine di acquisto |
Il numero dell'ordine di acquisto corrispondente. Se non è stato estratto alcun numero, significa che non è stato trovato alcun ordine di acquisto in Perk. Questo campo è visibile solo se il modulo degli ordini di acquisto è stato attivato per la tua entità legale. In caso contrario, non viene visualizzato. |
| Importo totale / Importo lordo | L'importo e la valuta del totale indicato in fattura. La valuta è obbligatoria e deve essere un codice ISO 4271 valido di tre lettere. |
| Data della fattura | La data in cui è stata emessa la fattura. |
| Data di scadenza della fattura (visibile solo se attivata) | La data entro cui è dovuto il pagamento della fattura. |
| Data di pubblicazione (visibile solo se attivata) | La data in cui la fattura viene registrata nel sistema ERP. |
| Data di fatturazione del servizio (visibile solo se attivato) | La data o il periodo di tempo in cui è stato erogato il servizio fatturato. |
| Conto di pagamento | Il conto del fornitore su cui deve essere effettuato il pagamento. Questo campo viene solitamente precompilato da Perk in base alle informazioni della fattura acquisite dai nostri algoritmi di intelligenza artificiale. Se Perk non riesce a trovare una corrispondenza tra il conto di pagamento indicato in fattura e il conto di pagamento presente nei dati anagrafici del fornitore, visualizzerà un avviso denominato "Incongruenza di conto" per prevenire frodi. Inoltre, questo campo è vuoto se non vengono fornite informazioni bancarie per il fornitore o se non sono state trovate informazioni sulla fattura. |
| Numero di riferimento | Il numero di riferimento associato ai dati del conto di pagamento. Solitamente si applica alle fatture che includono un codice QR svizzero. |
| Data di pagamento (visibile solo se attivata) | La data in cui verrà pagata la fattura. |
| Termini di pagamento |
Qualora siano state configurate condizioni di pagamento specifiche (ad esempio, sconti) per questo fornitore, è possibile selezionarle manualmente da questo elenco a discesa.
Perk calcola automaticamente la data di scadenza della fattura e la data di pagamento (i campi relativi alle precondizioni sono vuoti). Tutti i calcoli vengono effettuati in base alla data indicata in fattura. |
| Inviante |
Di default, in questo campo viene visualizzato l'utente che ha importato la fattura. Tuttavia, è possibile personalizzare l'utente selezionandone più di uno. Dopo aver salvato o inviato la fattura, si apre una nuova finestra in cui è possibile decidere se notificare via e-mail agli utenti che hanno inviato la fattura che è stata loro assegnata. |
| Osservazione/Commento | Aggiungi un commento che potrebbe essere rilevante per l'elaborazione finanziaria della fattura o che desideri includere durante l'esportazione della fattura. Questi commenti vengono visualizzati nella scheda Cronologia. A seconda dell'integrazione, questi commenti potrebbero essere inviati al tuo sistema finanziario quando la fattura viene esportata. |
| ID Vantaggio |
L'identificativo univoco del report di fattura generato da Perk. Utilizza questo ID per tracciare il report di fattura in Perk. Questo numero non corrisponde al numero di fattura definito dal fornitore. |
Voci della fattura
In questa sezione, puoi trovare tutte le voci estratte dalla fattura con informazioni dettagliate per ciascuna di esse.
Nota:La logica con cui vengono estratte le voci e assegnati gli oggetti di costo predefiniti, nonché le categorie, dipende dalle impostazioni del fornitore in Fatture > Elaborazione fatture > Fornitori.
Pannello delle voci di riga
Per ogni voce, è possibile modificare i seguenti dati nel report della fattura:
Dati relativi alle singole voci della fattura
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| NO. | Posizione della voce sulla fattura. |
| Descrizione | Descrizione della voce di spesa come indicato in fattura. |
| Voce dell'ordine di acquisto (visibile solo se attivata) | Se Perk non ha già estratto automaticamente la voce corrispondente nell'ordine di acquisto, selezionarla. |
| Stato di corrispondenza (visibile solo se attivato) | Lo stato che indica se la voce della fattura è stata abbinata a una voce corrispondente dell'ordine di acquisto. |
| Categoria | Seleziona la categoria (corretta), se non estratta automaticamente da Perk, sulla quale deve essere registrata la voce. |
| Oggetto di costo | Seleziona l'oggetto di costo (corretto), se non estratto da Perk, sul quale deve essere registrata la voce. |
| Quantità | Il numero della stessa voce sulla fattura. |
| Prezzo | Il prezzo totale della voce. |
| % di imposta | Aliquota fiscale addebitata sulla singola voce. |
| Netto | L'importo netto della voce. |
| Lordo | L'importo lordo della voce visualizzata nella valuta indicata nella sezione Riepilogo fattura. |
A seconda dei dati estratti dalla fattura, Perk potrebbe calcolare automaticamente gli importi delle singole voci della fattura in base all'aliquota fiscale selezionata. Vedi Calcolo degli importi delle singole voci della fattura.
È possibile aggiungere ulteriori voci (+ Aggiungi voce) che potrebbero mancare nella fattura.
Nota:Se il modulo degli ordini di acquisto non è attivo, non è possibile associare le voci della fattura alle voci dell'ordine di acquisto. Non verranno visualizzate le colonne Voce dell'ordine di acquisto e Stato di abbinamento.
scheda Cronologia
È possibile visualizzare la cronologia della fattura e tutte le attività, inclusi il nome della persona che ha eseguito un'attività e la data e l'ora in cui tale attività si è verificata.
Ad esempio, è possibile visualizzare il nome della persona che ha caricato la fattura, se i firmatari della fattura sono stati modificati, inclusi i nomi dei nuovi firmatari, eventuali osservazioni inserite nel campo Osservazioni/Commenti da una persona specifica e quando l'utente responsabile ha approvato la fattura. A seconda dell'integrazione con il sistema finanziario, eventuali commenti qui inclusi potrebbero essere inviati al sistema finanziario al momento dell'esportazione della fattura.
scheda Approvatore
Qui puoi visualizzare il flusso di approvazione di questa fattura, inclusi tutti gli approvatori coinvolti. Questa scheda ti permette di vedere chi sarà il prossimo ad approvare la tua fattura, una volta inseriti tutti i dettagli necessari.
Il flusso di approvazione viene definito durante l'implementazione di Perk nel sistema finanziario della tua azienda.
scheda Documenti
Qui è possibile caricare documenti giustificativi aggiuntivi per il report della fattura. Se la fattura è stata inviata via e-mail, a seconda delle impostazioni aziendali, il corpo dell'e-mail potrebbe essere visualizzato come documento separato in questa scheda.
Perk ti permette di caricare i seguenti tipi di file:
- Formato JPEG
- PNG
- DOC, DOCX
- CSV
- XLS, XLSX
È possibile caricare fino a tre documenti per fattura, con una dimensione massima di 5 MB per file. Per confermare il caricamento, è necessario salvare la fattura. In caso contrario, tutti i documenti caricati andranno persi.
Nota:È possibile caricare la documentazione di supporto solo per le fatture con stato Nuovo, Bozza o In revisione. Non è possibile allegare file aggiuntivi se la fattura è In approvazione (a meno che non sia configurato per consentire agli approvatori di aggiungere documenti di supporto), Pronto per l'esportazione o Esportato.
Scheda Fatture correlate
Qui puoi trovare altre fatture correlate dello stesso fornitore registrate in Perk. Ciò significa che, se in passato sono state elaborate fatture dello stesso fornitore, le troverai qui.
Nota:Solo gli addetti all'elaborazione delle fatture e i revisori finanziari possono visualizzare la scheda Fatture correlate.
Barra degli strumenti di azione
Nell'angolo in alto a destra dell'applicazione web, è possibile eseguire diverse azioni sulla fattura:
- Passa da una fattura all'altra: Fai clic su Precedente e Successivo per navigare tra le fatture assegnate.
- Apri fattura in una nuova scheda: Per aprire il documento di fattura in una nuova scheda del browser, fai clic sulla doppia freccia.
- Inoltra fattura: Fai clic sulla freccia destra per inoltra la fattura a un nuovo utente. Si aprirà una finestra in cui potrai selezionare un nuovo mittente per verificare e inoltrare la fattura. Puoi inserire un commento per spiegare il motivo dell'inoltro della fattura.
- Dividi fattura: Se desideri creare più fatture da una fattura, hai la possibilità di Dividi le pagine del PDF facendo clic sull'icona delle forbici. Questa azione non elimina la fattura, ma ne crea una nuova a partire da quella esistente. Successivamente, è necessario eliminare la fattura originale.
- Elimina fattura: A Elimina la fattura attualmente aperta, fai clic sull'icona del cestino. Il documento verrà rimosso definitivamente da Perk.
- Messaggi di fatturazione: Aggiungi eventuali commenti interni alla fattura. Questi commenti andranno persi quando la fattura verrà esportata.
-
Salva: Con questo pulsante multi-azione, puoi scegliere come Perk si comporta quando salva la fattura. Puoi scegliere di:
- Salva: Salva la fattura ma la mantiene aperta.
- Salva e apri successivo: Salva la fattura corrente e passa alla fattura successiva in coda.
- Salva e chiudi: Salva la fattura corrente e torna alla dashboard delle fatture.
Puoi cliccare su una qualsiasi delle opzioni per eseguire l'azione desiderata. Per mantenere il comportamento impostato, clicca sull'icona a forma di stella accanto all'opzione.
Nota: Quando aggiorni i dettagli della fattura (intestazione o voci di riga) e fai clic su Salva, l'azione viene registrata nel Storia tab.
Il pulsante Azioni (tre puntini) consente di accedere all'opzione per eseguire manualmente creare una nota di credito per un rimborso (disponibile solo nell'app web).
Modifica in blocco le voci nell'applicazione web.
Nell'applicazione web, è possibile modificare le voci in blocco facendo clic sulla casella di controllo a sinistra di ciascuna voce. Dopo aver selezionato la casella di controllo accanto ad almeno due voci, verranno visualizzate diverse azioni:
- Modifica: modifica in blocco le voci selezionate, ovvero puoi impostare gli stessi valori per tutte le voci selezionate contemporaneamente. Ad esempio, puoi definire la stessa categoria o lo stesso oggetto di costo per tutte le voci selezionate. Dopo aver impostato tutti i valori applicabili, fai clic su Salva e le modifiche saranno visibili nella panoramica delle voci del report della fattura.
- Elimina: elimina tutte le voci di riga selezionate.
- Aggrega voci: aggrega tutte le voci selezionate in un'unica voce. Se aggreghi le voci, non potrai tornare alla visualizzazione delle singole voci a meno che tu non ricarichi la fattura.
Finalizzare la fattura
Dopo aver verificato e adattato i campi necessari nel report della fattura, hai tre opzioni per procedere. Le trovi nell'angolo in alto a destra del report della fattura nell'applicazione web.
- Salva: Fai clic su Salva se desideri salvare il report della fattura e tornare in un secondo momento per finalizzarlo.
- Rifiuta: Fai clic su Rifiuta se vuoi Rifiuta la fattura per uno dei seguenti motivi: Duplicato, Rifiutata, Frode, Dati errati, Dati incompleti, Altro. Aggiungi un commento per spiegare il motivo. (disponibile solo nell'app web)
- Invia: Fai clic su Invia se sei pronto a inviare il tuo report di fattura.