Quando effettui un pagamento con la tua carta aziendale, viene creata una transazione che viene automaticamente importata nel tuo account Perk. Devi abbinare la transazione alla spesa corrispondente.
Per abbinare le transazioni con carta alle tue spese:
- Aggiungi una spesa pagata con carta aziendale
- Verifica la corrispondenza
- Eseguire la corrispondenza manuale (facoltativo)
Aggiungere una spesa
Dopo aver effettuato un pagamento con la carta aziendale, carica la ricevuta . Fai clic sulla spesa generata automaticamente e controlla tutti i dati. Nel campo Metodo di pagamento , assicurati di selezionare Carta aziendale .
Apparirà un nuovo campo in cui dovrai selezionare la carta aziendale utilizzata per il pagamento. Una volta completata la modifica della spesa, clicca su Invia .
Nota: Non hai una ricevuta? A seconda delle politiche aziendali, potresti essere in grado di inviare una nota spese con carta senza ricevuta cliccando sull'icona del Blocco note in Le mie attività .
Visualizzazione delle transazioni
Quando invii il rendiconto spese con carta, la transazione corrispondente viene importata nel tuo account Perk. Puoi visualizzare le tue transazioni in:
- Spesa > Carte aziendali
- Spesa > Le mie attività , nella scheda Transazioni con carta
Nota: a seconda del tipo di connessione tra il fornitore della tua carta e Perk, potrebbe volerci un po' di tempo prima che le transazioni con carta siano visibili.
Corrispondenza automatica in Perk
Dopo aver inviato il resoconto spese della tua carta, Perk confronta automaticamente le transazioni importate con le spese.
Perk abbina le transazioni indipendentemente da quando sono state importate. Ciò significa che puoi inviare la nota spese della tua carta in qualsiasi momento, indipendentemente dal fatto che la transazione corrispondente sia già visibile in Perk o meno. Non appena la transazione appare in Perk, Perk la abbina automaticamente alle note spese corrispondenti.
Nota: solo i resoconti spese inviati tramite carta possono essere abbinati a una transazione tramite carta.
A questo punto non sono richieste ulteriori azioni da parte tua.
Verifica la corrispondenza
Per verificare che una transazione sia stata abbinata correttamente a un resoconto spese della carta, ci sono tre opzioni:
- Spesa > Carte aziendali
- Spesa > Le mie attività > scheda Transazioni con carta
- Spese > Spese > Spese singole : nella colonna Stato di corrispondenza , puoi visualizzare se la corrispondenza è andata a buon fine.
Gli stati corrispondenti della spesa possono essere:
- Corrispondenza: La spesa è stata abbinata alla transazione corrispondente.
- Non corrispondente: Alla spesa manca la transazione sulla carta corrispondente o viceversa.
- Privato : non è stata utilizzata alcuna carta aziendale come metodo di pagamento.
Suggerimento: se tu o Perk avete abbinato la transazione con carta alla tua spesa, ci sono alcuni campi che non puoi modificare (ad esempio importo, valuta, paese) perché vengono utilizzati per collegare la spesa alla transazione con carta.
Se devi modificare uno di questi campi nella tua spesa, devi eliminarlo dalla transazione con carta prima di poterlo modificare.
Se una transazione mostra lo stato Corrispondente (ovvero è già stata abbinata a una spesa con carta), sarà visibile anche lo stato della spesa con carta corrispondente. Questo ti consente di monitorare lo stato del rendiconto spese con carta durante il processo di approvazione. In tal caso, non sono necessarie ulteriori azioni da parte tua a questo punto.
Per tutte le transazioni con lo stato Non corrispondente , si è verificato uno dei due casi seguenti:
- Non hai ancora inviato la nota spese corrispondente, quindi l'abbinamento automatico non ha ancora avuto luogo.
- Hai inviato la nota spese corrispondente; tuttavia, l'abbinamento automatico non è riuscito (ad esempio, è stato superato lo scostamento massimo consentito tra l'importo totale della transazione e la nota spese).
Se l'abbinamento automatico non riesce, è necessario abbinare manualmente la spesa alla transazione con la carta.
Eseguire la corrispondenza manuale (facoltativo)
In genere, le transazioni con carta vengono automaticamente abbinate alle note spese della carta. Tuttavia, in alcuni casi l'abbinamento automatico fallisce. In questi casi, la transazione e la spesa devono essere abbinate manualmente.
Per abbinare manualmente le transazioni alle spese, vedere Introduzione a Expense Matcher .
Suggerimento: se non riesci ancora ad abbinare una transazione, consulta Perché l'abbinamento automatico non funziona?