Una nota spese di viaggio funge da contenitore per le spese sostenute durante un viaggio di lavoro (ad esempio alloggio, trasporti, diarie, chilometraggio). Ciò offre grandi vantaggi sia a chi la presenta che ai responsabili.
Raccogliendo tutte le spese sostenute durante un viaggio in un unico rapporto spese di viaggio:
- Mantieni una visione chiara di tutte le loro spese relative al viaggio.
- I manager possono verificare in un'unica soluzione tutte le spese sostenute durante un viaggio di lavoro, riducendo così il lavoro di approvazione e risparmiando tempo.
Attenzione: Le opzioni per la creazione di note spese di viaggio variano a seconda del paese in cui si trova la sede dell'ufficio e della configurazione specifica dell'azienda.
Alcune delle impostazioni descritte di seguito potrebbero essere diverse o non disponibili nella configurazione della tua azienda. Questo articolo descrive la configurazione più comune dei viaggi.
Per creare una nuova nota spese di viaggio:
- Crea un viaggio.
- Seleziona il tipo di viaggio.
- Inserisci l'itinerario del viaggio.
- Inserisci i dettagli del viaggio e genera le indennità giornaliere (se applicabili).
- Riepilogo del viaggio.
- Modificare il chilometraggio e/o le indennità giornaliere (se necessario).
- Aggiungi le spese.
- Finalizzare il rapporto di viaggio.
Se nella tua azienda puoi richiedere indennità giornaliere e/o chilometraggio, Perk può creare automaticamente le spese di chilometraggio e indennità giornaliere selezionando le fermate attive (per determinare la tariffa giornaliera applicabile), scegliendo di calcolare il chilometraggio e/o di generare le indennità giornaliere. Successivamente puoi modificare qualsiasi indennità chilometrica e diaria generata automaticamente da Perk. Puoi ordina le spese per gruppo, visualizzando insieme tutte le indennità giornaliere o le spese di chilometraggio.
Di default, Perk seleziona la tariffa chilometrica e l'indennità giornaliera che corrispondono alle informazioni di viaggio (luoghi, date e orari inseriti nel viaggio).
Attenzione: Prima di inviare la richiesta, è sempre consigliabile verificare le indennità giornaliere e i rimborsi chilometrici.
Se hai già creato un viaggio, puoi usalo come modello per creare un nuovo viaggio.
Crea un viaggio
In Perk, puoi creare un nuovo viaggio in Spese > Le mie attività selezionando la scheda Spese di viaggio e facendo clic su Crea un viaggio nell'angolo in alto a destra.
Nell'app mobile Perk, vai alla scheda Spese e tocca l'icona Viaggi.
Seleziona un tipo di viaggio
Perk classifica i viaggi in tre tipologie:
È possibile modificare la tipologia di viaggio in qualsiasi momento. Le date di partenza, la destinazione/tappa intermedia e le informazioni sul ritorno vengono mantenute anche dopo la modifica della tipologia di viaggio. Ad esempio, se si sceglie un viaggio di andata e ritorno e poi ci si rende conto di dover selezionare un viaggio con più tappe, è possibile modificare la tipologia di viaggio senza perdere alcun dettaglio.
Viaggio di ritorno |
In un viaggio di andata e ritorno, i punti di partenza e di arrivo coincidono. Ad esempio, si viaggia dal proprio ufficio/casa fino alla sede di un cliente e si ritorna a casa/ufficio (ad esempio Berlino → Londra → Berlino). Un viaggio di andata e ritorno comprende tre tappe:
A seconda delle impostazioni aziendali, Perk propone come punto di partenza e di arrivo del viaggio la sede del tuo ufficio o il tuo indirizzo di casa. Tuttavia, puoi selezionare un'altra località, se lo desideri. |
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Multi-stop |
In un viaggio con più tappe, il punto di partenza e quello di arrivo possono essere diversi. Solitamente, ci sono diverse destinazioni (tappe) tra il punto di partenza e quello di arrivo. Ad esempio, si viaggia verso diverse destinazioni partendo da casa/ufficio (ad esempio Berlino → Londra → Madrid → Lisbona → Roma). Un viaggio con più tappe prevede almeno tre destinazioni, ma potrebbero essercene di più:
Analogamente a quanto avviene per i viaggi di andata e ritorno, Perk propone come punto di partenza e di arrivo il tuo ufficio o il tuo domicilio. Tuttavia, puoi selezionare un'altra località, se lo desideri. Di default, un viaggio con più tappe deve avere almeno una destinazione. |
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Viaggio di sola andata |
In un viaggio di sola andata, il luogo di partenza è diverso dal luogo di arrivo. Ad esempio, un dipendente si reca in una singola destinazione e non prevede di tornare al luogo di partenza (ad esempio Berlino → Londra). Inoltre, di solito non esiste un punto intermedio. Un viaggio di sola andata prevede due destinazioni:
Tuttavia, è comunque possibile aggiungere soste intermedie (luoghi di sosta temporanei), se necessario. Ad esempio, è possibile aggiungere soste intermedie per indicare i luoghi in cui ci si è fermati durante un viaggio in auto privata, in modo da facilitare il calcolo delle spese chilometriche. |
Inserisci l'itinerario di viaggio
Dopo aver selezionato il tipo di viaggio, inserisci i dati dell'itinerario. L'itinerario contiene il luoghi di viaggio che visiterete durante il vostro viaggio di lavoro, così come il tempo che hai trascorso lì.
Inoltre, per le indennità giornaliere, è possibile determinare se la posizione è un fermata attiva o meno. Una fermata attiva è definita come un luogo in cui si svolge un'attività lavorativa.
Se utilizzi il tuo veicolo privato e puoi richiedere il rimborso delle spese di chilometraggio alla tua azienda, Perk può calcola automaticamente il chilometraggio in base alle località del tuo viaggio.
Luoghi di viaggio
Indipendentemente dal fatto che si tratti del luogo di partenza, di destinazione, di scalo o di ritorno, è necessario inserire gli indirizzi dei luoghi di partenza e di arrivo durante il viaggio di lavoro.
A seconda delle impostazioni aziendali, gli indirizzi possono essere inseriti come:
- indirizzi (ad esempio Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zurigo)
- stabilimenti (ad esempio l'aeroporto di Zurigo (ZRH))
- regioni (ad esempio Westminster, Londra)
- città (ad esempio Zurigo, Amsterdam, ecc.)
- una qualsiasi delle opzioni sopra elencate
Attenzione: Google consente agli utenti di inviare un punto di interesse (ovvero un segnaposto con nome su una posizione specifica in Google Maps). I punti di interesse non sono considerati indirizzi validi e pertanto non sono supportati da Perk.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario inserire un indirizzo preciso, anziché solo la città o il paese, poiché Perk utilizza queste informazioni per determinare l'indennità giornaliera applicabile.
Suggerimento:Se è stato aggiunto un indirizzo dell'ufficio a Perk, questo può essere impostato come posizione predefinita per tutti i viaggi.
orari di viaggio
È necessario inserire gli orari di arrivo e partenza da/per ciascuna località.
Potrebbe essere necessario specificare orari diversi, come l'ora di inizio del viaggio, l'ora di partenza (locale), l'ora di attraversamento del confine, l'ora di arrivo (locale), ecc. In generale, tutti i viaggi richiedono una data/ora di inizio e una data/ora di fine.
Se la tua azienda prevede il rimborso delle spese giornaliere, gli orari vengono utilizzati per suddividere il viaggio in segmenti ai fini del calcolo di tali rimborsi. Ad esempio, se la politica aziendale richiede l'indicazione degli orari di attraversamento delle frontiere per determinare le indennità giornaliere applicabili, potrebbe esserti richiesto di inserire l'orario di inizio del viaggio, l'orario di partenza e di arrivo per ciascuna località, nonché l'orario di fine del viaggio e, in caso di viaggi all'estero, l'orario di attraversamento della frontiera.
Nota: Poiché i requisiti per le indennità giornaliere variano da paese a paese, consulta l'amministratore di Perk per ulteriori informazioni sugli orari da inserire quando crei viaggi nella tua azienda.
Tutti gli orari devono essere specificati nel fuso orario locale. È necessario selezionare un orario successivo a quello inserito nella sezione precedente. Ad esempio, l'orario di destinazione deve essere successivo all'orario di partenza del viaggio.
Arresti attivi (facoltativi)
A seconda delle impostazioni della tua azienda, potresti visualizzare un interruttore per attivare o disattivare le soste. Le soste possono essere considerate attive o di passaggio. Una sosta attiva è una località in cui si svolge un'attività lavorativa.
Quando selezioni una località come tappa attiva, Perk la utilizza come base per calcolare la tariffa giornaliera applicabile. Di solito, prende in considerazione l'ultima tappa attiva del tuo viaggio.
Ad esempio, durante un viaggio d'affari di due giorni, attraversi tre paesi diversi (Amsterdam, Paesi Bassi; Zurigo, Svizzera e Milano, Italia). Nel secondo paese (Zurigo, Svizzera) hai un incontro di lavoro; questa è una sosta attiva poiché ti trovi a Zurigo per affari. Lo stesso giorno, arrivi nel terzo paese (Milano, Italia) alle 23:00, dove vai direttamente a dormire. Questa non è una sosta attiva poiché non hai lavorato a Milano quel giorno. Pertanto, l'indennità giornaliera viene calcolata utilizzando la tariffa per Zurigo.
Calcola il rimborso chilometrico per... (facoltativo)
A seconda del punto successivo del tuo viaggio, puoi selezionare questo interruttore per generare automaticamente le richieste di rimborso chilometrico (se la tua azienda rimborsa il chilometraggio quando usi il tuo veicolo privato) per la distanza fino al punto successivo del tuo viaggio.
Inserisci i dettagli del viaggio e genera le indennità giornaliere.
Una volta inserito l'itinerario, procedi alla pagina successiva dove dovrai inserire i dettagli del viaggio.
Nella sezione dei dettagli del viaggio, le informazioni visualizzate possono variare a seconda delle impostazioni della tua azienda. Il campo Nome del viaggio viene compilato automaticamente in base ai dettagli inseriti nella pagina dell'itinerario, ma puoi modificarlo.
Inoltre, la pagina dei dettagli del viaggio può contenere i seguenti campi:
Oggetto di costo
Oggetto di costo da utilizzare per la creazione delle spese di viaggio. Questo oggetto di costo viene assegnato a tutti i rimborsi chilometrici e alle indennità giornaliere generate automaticamente da Perk. Per impostazione predefinita, l'oggetto di costo predefinito è già selezionato.
Nota:Potresti non visualizzare questo campo poiché la tua azienda può scegliere di non mostrare gli oggetti di costo per i viaggi.
Calcolo automatico delle indennità giornaliere
Se ricevi un'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro, puoi scegliere di generare automaticamente le richieste di rimborso per le località e i periodi indicati durante il viaggio.
campi_personalizzati_utente
La tua azienda potrebbe aver configurato campi aggiuntivi per raccogliere dati utili a determinare dove e come le spese vengono registrate nel sistema finanziario e contabile aziendale, oppure per descrivere in modo più dettagliato lo scopo del viaggio. Per ulteriori informazioni su come compilare questi campi, contatta l'amministratore di Perk.
Rivedi il riepilogo del viaggio
Una volta completati tutti i campi obbligatori, fai clic su Avanti per procedere al passaggio successivo, il riepilogo del viaggio. Qui puoi visualizzare tutti i dettagli del viaggio. Puoi rivedere o apportare modifiche (facendo clic sull'icona della matita). Quando modifichi una sezione, torni alla sezione precedente del processo. Fai clic sul pulsante Crea viaggio per salvare il viaggio e continuare al panoramica del viaggio.
Adeguamento delle indennità giornaliere e delle spese chilometriche
Nella panoramica del viaggio, è possibile selezionare le aggiunte o le detrazioni corrispondenti alle diarie, a seconda dei casi.
A seconda delle impostazioni aziendali, potresti essere in grado di modificare le indennità giornaliere. Per modificare un'indennità giornaliera, seleziona l'indennità relativa a una data specifica e regola il paese di spesa, l'importo dell'indennità giornaliera, la modifica dell'indennità giornaliera (aggiunta/detrazione) e gli oggetti di costo. Puoi anche aggiungere commenti e documenti giustificativi, se necessario.
In alternativa, se si desidera applicare direttamente le indennità giornaliere, selezionare il simbolo corrispondente accanto all'importo dell'indennità giornaliera. Ogni simbolo rappresenta una specifica tipologia di indennità giornaliera, sia essa aggiuntiva o detratta. Le tipologie di indennità e detrazione disponibili dipendono dalle politiche aziendali e/o dalla sede.
Per modificare una spesa chilometrica, fai clic sulla spesa chilometrica desiderata per una data specifica del tuo viaggio. Si aprirà una nuova finestra in cui potrai regolare la tariffa chilometrica, calcolare la distanza tra due fermate e modificare l'oggetto costo per la specifica spesa chilometrica.
Nota:Perk utilizza l'API di indicazioni stradali di Google Maps per calcola la distanza, prendendo il percorso più efficiente per il calcolo del chilometraggio. Potrebbe esserci una leggera variazione nella distanza calcolata a causa di altri fattori come l'indirizzo esatto o approssimativo dei luoghi di partenza e di arrivo, il traffico sul percorso, la complessità del percorso, ecc.
Aggiungi le spese al resoconto delle spese di viaggio.
Selezionando Aggiungi spesa, puoi aggiungere spese aggiuntive al viaggio. Ci sono Esistono altri modi per aggiungere spese al tuo viaggio, ma questo è il più semplice se hai già a disposizione le spese quando crei il tuo viaggio.
A seconda del tipo di spesa che si desidera aggiungere (e in base alle politiche aziendali), selezionare una delle seguenti opzioni:
- Carica un file di ricevuta (o una foto)
- Aggiungi una richiesta di rimborso chilometrico
- Aggiungere un'indennità giornaliera
- Crea una nota spese senza ricevuta
Ad esempio, se desideri aggiungere la ricevuta della tua corsa in taxi, seleziona l'icona della graffetta e carica la ricevuta corretta. Questa verrà aggiunta automaticamente alla tua corsa.
Nota:Quando aggiungi una spesa a un viaggio dalla panoramica del viaggio, lo stato della spesa è sempre Bozza (verificare) per assicurarti di rivedere tutti i dettagli prima di inviare il viaggio.
Se le prenotazioni dei voli o degli hotel vengono importate automaticamente in Perk, puoi aggiungerle al tuo viaggio accedendovi in Le mie attività > Spese singole e selezionando il tuo viaggio appena creato nel campo viaggio. Queste spese appariranno quindi come Spese pre-viaggio.
Completare il rapporto spese di viaggio.
Dopo aver verificato la correttezza del resoconto delle spese di viaggio e aver aggiunto tutte le singole spese, che potrebbero essersi verificate prima, durante o dopo il viaggio, seleziona Invia per inviare il resoconto per l'approvazione.
Attenzione: Assicuratevi di controllare e, se necessario, modificare tutte le informazioni relative a ciascun giorno del viaggio.
Copia un viaggio esistente
Se effettui ripetutamente lo stesso viaggio, puoi utilizzare un viaggio esistente come modello per crearne un altro. Tutte le informazioni relative al viaggio vengono copiate dal viaggio originale.
Quando si copia un viaggio, si copia l'itinerario, modificando solo le date di inizio e fine. Una volta confermato, vengono generate automaticamente anche le spese (ad esempio, diarie e rimborso chilometrico). Le singole spese non vengono copiate.
Nota: Il viaggio che stai copiando deve essere collegato alla stessa azienda per cui lavori attualmente. In caso contrario, non potrai copiare il viaggio e dovrai crearlo da zero.
Per farlo nell'app web, fai clic sul pulsante Copia viaggio nella colonna Azioni della tabella Spese di viaggio. Si aprirà una finestra a comparsa in cui potrai modificare il nome e la data/ora di inizio del nuovo viaggio. Fai clic su Avanti per continuare con la bozza del nuovo viaggio. Nell'app mobile, scorri verso sinistra e tocca l'icona di copia.
I valori di tutti i campi, ad eccezione della data e dell'ora di inizio, vengono copiati dal viaggio originale. Ad esempio, tutte le fermate, gli oggetti relativi ai costi, la differenza di tempo tra le fermate e qualsiasi altra informazione presente nel viaggio originale vengono copiati nel nuovo viaggio.
Nota:Se non riesci a vedere il pulsante copia viaggio, significa che non è stato configurato dal tuo amministratore di account.
Una volta abilitata, è necessario attivare l'opzione nell'app web: nella tabella delle spese di viaggio, fare clic sull'icona delle colonne (…) e selezionare la casella di controllo Azione. Nell'app mobile, l'opzione è immediatamente disponibile una volta abilitata.