I delegati alle spese e alle fatture possono svolgere due funzioni diverse in Perk:
- Invia per tuo conto
- Approva per tuo conto
È possibile assegnare a persone diverse l'incarico di svolgere queste attività per conto dell'amministratore delegato, a seconda delle esigenze. Ad esempio, un CEO potrebbe voler assegnare a un assistente esecutivo il compito di presentare le spese per suo conto, ma desiderare che solo il CFO approvi le spese per suo conto quando è fuori ufficio.
Invia per tuo conto
In qualità di delegato, puoi creare, inviare e richiamare note spese, viaggi e fatture per conto di altre persone, nonché controllare la corrispondenza delle transazioni e, se necessario, abbinare manualmente le transazioni alle spese.
La funzione di delega funziona a livello di chi invia il messaggio e pertanto consente ad altre persone di condividere con te le proprie responsabilità di chi invia il messaggio .
Di conseguenza, puoi creare nuove spese per loro, visualizzare tutte le spese che hanno caricato ma non inviato (stato di bozza) e visualizzare le spese inviate (stato di approvazione, di revisione e di pronte per l'esportazione).
Ti è stata assegnata la funzione di delegato se vedi Spese delegate in Spese > Spese .
Puoi:
- assegna un delegato che ti aiuti a inviare la tua spesa
- aiutare altre persone a gestire le proprie spese
In qualità di delegato, puoi ricevere notifiche sulle attività in sospeso per altre persone, se questa funzione è abilitata per la tua azienda e se hanno scelto di inviarti notifiche sulle loro attività.
Approva per tuo conto
Un delegato è una persona a cui un responsabile di linea o il proprietario di un oggetto di costo ha temporaneamente delegato i propri diritti di approvazione . In qualità di delegato, puoi approvare, rinviare o rifiutare spese e fatture inviate dopo essere stato nominato delegato.
A differenza di quando assegni un delegato all'invio per tuo conto, dove sia chi invia sia la persona da loro assegnata possono lavorare sulle spese contemporaneamente, quando assegni un delegato all'approvazione delle spese per tuo conto completamente i tuoi permessi di approvazione e i relativi per un periodo di tempo stabilito.
Nota: nel caso delle fatture, sebbene un delegato possa essere temporaneamente responsabile dell'approvazione, gli approvatori possono comunque visualizzare le fatture in sospeso da approvare e tutte le fatture approvate per loro conto .
Con una strategia di approvazione degli oggetti di costo , è possibile definire un delegato per ogni oggetto di costo.
Ti è stata assegnata una funzione di delegato all'approvazione se vedi Spesa > Approvazioni e vedi la scheda Le mie attività > Approvazione nell'app Web o la scheda Approvazioni nell'app mobile.
Se svolgi già il ruolo di approvatore, inizierai a ricevere spese da approvare da altri membri del team o da altri oggetti di costo, a seconda della strategia di approvazione della tua azienda.
Puoi:
- assegnare un delegato come responsabile di linea
- assegnare un delegato come proprietario dell'oggetto di costo
In qualità di delegato, ricevi notifiche sulle approvazioni in sospeso al posto del responsabile di linea principale o del responsabile dell'oggetto di costo. Inoltre, se agisci come approvatore per altre persone o oggetti di costo, ricevi notifiche sulle tue approvazioni in sospeso.