Questo articolo illustra come creare un processo di approvazione dei viaggi in cui due persone devono approvare un viaggio in sequenza: prima il primo approvatore, poi il secondo. Utilizzatelo quando desiderate che una persona (ad esempio un responsabile di reparto) approvi per prima e un'altra (ad esempio un responsabile finanziario o un dirigente senior) per seconda, prima che il viaggio possa essere prenotato.

Prima di iniziare

• Assicurati che il tuo account abbia accesso all'approvazione in due passaggi (ad esempio, piano Pro e disponibilità delle funzionalità). Se l'opzione per aggiungere un secondo approvatore non viene visualizzata, contatta il tuo account manager o l'assistenza.
• Decidete chi saranno il primo e il secondo responsabile dell'approvazione. Potete utilizzare persone specifiche, il responsabile diretto del viaggiatore o il responsabile dell'oggetto di costo (la persona assegnata all'oggetto di costo selezionato per il viaggio).
• Decidi quando questa regola deve essere applicata (ad esempio, tutti i viaggi, solo quelli non previsti dalla policy o solo quando viene selezionato uno specifico oggetto di costo). Le politiche di viaggio definiscono cosa è considerato conforme o non conforme alle politiche.

Impostazione del processo di approvazione

1. Vai a Impostazioni > Gestione viaggi > Approvazioni viaggi.
2. Fare clic su Nuovo processo di approvazione.
3. Assegna un nome al processo di approvazione e seleziona a chi è destinato (ad esempio, viaggiatori o aziende).
4. Alla voce È necessaria l'approvazione al momento della prenotazione?, selezionare Sì.
5. In Chi deve approvare i loro viaggi?, fai clic su Seleziona l'approvatore e scegli il primo approvatore (ad esempio, il responsabile di linea o una persona specifica).
6. Fai clic su seleziona impostazioni e scegli quali tipi di prenotazioni necessitano di approvazione (ad esempio, solo quelle non conformi alle policy o tutti i viaggi). Le opzioni dipendono dalle tue policy di viaggio.
7. Per limitare la regola a specifici oggetti di costo, posiziona il cursore del mouse su seleziona impostazione, fai clic su + quando e seleziona l'oggetto di costo.

Aggiunta del secondo approvatore

1. Accanto alla prima regola di approvazione, fai clic su + e poi (oppure sull'opzione che aggiunge un secondo passaggio con comportamento "seguito da" / sequenziale).
2. Seleziona il secondo approvatore (ad esempio, un utente specifico o un approvatore di un oggetto di costo). La regola dovrebbe essere formulata come segue: "Richiedi l'approvazione da [primo approvatore] seguita da [secondo approvatore]."
3. In Approvazioni per modifiche ai viaggi prenotati, scegli se le modifiche al viaggio dopo la prenotazione necessitano di approvazione e come, se necessario. Puoi usa le opzioni o imposta le tue regole.
4. Fare clic su Crea processo di approvazione.

Dopo aver salvato, qualsiasi viaggio che corrisponda alla regola richiederà l'approvazione del primo approvatore; solo allora il secondo approvatore riceverà la richiesta di approvazione. Il viaggio verrà prenotato solo dopo l'approvazione di entrambi.

Suggerimento: Se desideri che il responsabile di linea approvi per primo e poi un responsabile finanziario o dei costi approvi per secondo, imposta il primo approvatore su "Responsabile di linea" e il secondo sulla persona specifica o sull'approvatore dell'oggetto di costo. Se i tuoi viaggiatori utilizzano oggetti di costo diversi, assegna gli approvatori degli oggetti di costo corretti in Impostazioni > Gestione costi > Oggetti di costo in modo che le richieste vengano instradate correttamente.
Per ulteriori scenari di approvazione in due fasi, vedere Esempi di regole di approvazione in due fasi.