IL Rapporto sulla riscossione delle fatture In Perk, i revisori finanziari verificano che gli importi delle fatture dei fornitori corrispondano a quanto Perk ha addebitato al tuo account. Quando il report segnala una discrepanzaSignifica che i dati della fattura del fornitore e dell'estratto conto non corrispondono esattamente. Questo articolo spiega cosa sono le discrepanze, perché si verificano e cosa (se necessario) si può fare per risolverle.
Comprendere le discrepanze nella fatturazione alberghiera
La fatturazione alberghiera raramente segue un percorso lineare dalla prenotazione alla fattura. Tra il momento in cui Perk addebita l'importo sul tuo conto e il momento in cui arriva la fattura del fornitore, possono verificarsi diverse situazioni: l'hotel potrebbe applicare tasse locali, utilizzare un tasso di cambio diverso, suddividere gli addebiti su più aliquote IVA o semplicemente impiegare alcuni giorni per emettere la fattura. Poiché il Report di Incassi di Perk unisce i dati dell'estratto conto e quelli della fattura del fornitore in un'unica visualizzazione, qualsiasi differenza tra queste due fonti viene visualizzata come una discrepanza. Ciò non significa che ci sia un problema con il tuo account, ma che il report sta svolgendo correttamente il suo lavoro, evidenziando la discrepanza in modo che tu possa decidere se è necessario intervenire.
Rilevamento delle discrepanze nel report
Il report di riscossione delle fatture include due tabelle. La tabella Estratti conto di fatturazione mostra ogni voce dell'estratto conto insieme alle fatture a cui corrisponde, inclusi lo stato di riscossione e gli eventuali flag di discrepanza. La tabella Fatture Fornitori Il sistema suddivide le fatture dei fornitori in base all'aliquota IVA: ad esempio, una singola fattura di un hotel che copre le spese di camera e la colazione può apparire su più righe, ognuna con la propria aliquota, importo netto e importo lordo. Questa struttura consente di trovare facilmente i dettagli necessari nella tabella Fatture dei fornitori, anziché limitarsi a una semplice indicazione generale nella tabella Estratti conto.
Tipi di discrepanza
La tabella seguente illustra ogni tipo di discrepanza che potresti riscontrare nel report, il suo significato e le possibili soluzioni.
| Tipo di discrepanza | Cosa significa | Causa comune | Cosa fare |
|---|---|---|---|
| Non ancora raccolto | Perk si aspetta una fattura, ma non l'ha ancora ricevuta. | Il soggiorno è recente, l'hotel sta ancora elaborando la richiesta oppure la fattura non è ancora stata emessa. | Attendi: spesso il problema si risolve con il successivo aggiornamento giornaliero. Non è necessario intervenire a meno che non persista. |
| Impossibile raccogliere | Perk ha provato a recuperare la fattura, ma non ci è riuscito. | L'hotel non ha emesso fattura, l'indirizzo di fatturazione era errato oppure il fornitore non emette fattura per questa tipologia di prenotazione. | Contatta l'assistenza clienti se hai bisogno della fattura per il rimborso dell'IVA o per scopi di verifica fiscale. |
| Importo non corrispondente | Il totale della fattura del fornitore non corrisponde a quanto fatturato da Perk. | L'hotel ha applicato una tariffa diversa da quella prenotata, ha aggiunto tasse o commissioni locali oppure ha effettuato una correzione dopo il soggiorno. | Esamina le voci nella tabella delle fatture dei fornitori. Contatta l'assistenza se la differenza è inaspettata. |
| discrepanza IVA | L'importo o l'aliquota IVA sulla fattura non corrisponde alla ripartizione prevista. | Il fornitore ha applicato un'aliquota IVA diversa o ha suddiviso le voci di spesa in modo differente (ad esempio, tariffe separate per la camera e la colazione). | Verifica l'aliquota IVA e la categoria di spesa nella tabella delle fatture dei fornitori. Questa procedura è comune per i soggiorni che includono diverse tipologie di servizi. |
| Differenza valutaria | La fattura è in una valuta diversa rispetto all'estratto conto. | L'hotel ha emesso la fattura nella sua valuta locale, mentre Perk ha addebitato l'importo nella valuta del tuo conto, applicando un tasso di cambio tra le due valute. | Verifica il tasso di cambio applicato. Nei conti multivaluta è normale riscontrare delle differenze; segnala il problema solo se l'importo convertito appare significativamente diverso. |
| Nota di credito / correzione | La fattura originale è stata modificata o annullata. | Una nuova prenotazione, la risoluzione di una controversia o una correzione da parte dell'hotel. Una nota di credito riduce o annulla l'importo della fattura originale. | Verifica se la nota di credito corrisponde a una cancellazione o a una modifica da te effettuata. In caso di discrepanze, contatta l'assistenza. |
Individuare le discrepanze che richiedono un intervento
La maggior parte degli stati di discrepanza nel Report di riscossione delle fatture sono informativi: spiegano una lacuna piuttosto che segnalare un errore. Non ancora riscosso Lo stato, ad esempio, è una parte normale della fatturazione alberghiera per i soggiorni recenti. Una discrepanza IVA È frequente che un hotel raggruppi il costo della camera e della colazione in un'unica fattura a tariffe diverse. I casi che in genere richiedono un approfondimento sono:
- Impossibile raccogliere (se la fattura è necessaria per adempimenti burocratici o per il rimborso dell'IVA)
- Nota di credito/correzione (nel caso non ti aspettassi un ribaltamento)
Per tutto il resto, la revisione della tabella Fatture fornitori di solito fornisce il contesto necessario per chiudere la riconciliazione. Puoi Scarica i dati del report di riscossione delle fatture.