I report personalizzati sono l'esportazione dei report di Perk che combina un catalogo fisso di colonne statiche con le colonne dinamiche configurate da ciascun account, come ad esempio i campi e i gruppi relativi ai viaggi personalizzati.

Questo articolo tratta il report personalizzato per amministratori e analisti. Per il report personalizzato per approvatori, vedere Esplora i report personalizzati per gli approvatori.

Che cosa sono i report personalizzati?

I report personalizzati in Perk sono esportazioni configurabili di dati relativi a viaggi e prenotazioni da Report di viaggio. I report personalizzati consentono di filtrare i risultati e scegliere quali colonne includere, quindi scaricare il risultato come file CSV o Excel.

Questi report vengono elaborati tramite Looker utilizzando un database di reporting separato che si sincronizza con il sistema principale di Perk. Per questo motivo, sono progettati per la creazione di report e analisi, non per i dati operativi in ​​tempo reale. La sincronizzazione dei report avviene durante la notte, con un'interruzione intorno all'1:00. Qualsiasi dato aggiunto a Perk dopo tale orario non verrà visualizzato nell'esportazione giornaliera. Di conseguenza, i report personalizzati, come tutti i report di Perk, sono generalmente in ritardo di circa 24 ore rispetto ai dati in tempo reale, pertanto i dati del giorno potrebbero non essere disponibili.

Le esportazioni includono due tipi di colonne:

• Colonne statiche: Campi standard disponibili per ogni account, come nome del viaggiatore, stato del viaggio e spesa.
• Colonne dinamiche: Campi e gruppi personalizzati configurati dalla tua azienda, che possono quindi variare tra i diversi account.

Quando utilizzare i report personalizzati

I report personalizzati sono lo strumento ideale quando hai bisogno di un set di dati semplice, con una riga per ogni prenotazione, che puoi aprire in un foglio di calcolo, consegnare al tuo team finanziario o caricare in un sistema a valle. I report personalizzati coprono la rendicontazione di viaggi e spese, l'analisi delle approvazioni, la rendicontazione di sostenibilità e la riconciliazione con il tuo ERP o i tuoi strumenti contabili.

Utilizzateli quando desiderate analizzare i dati di viaggio secondo le vostre esigenze, ad esempio estraendo tutte le prenotazioni alberghiere per un determinato centro di costo nell'ultimo trimestre, esportando le emissioni dei voli per tutte le vostre unità aziendali o creando un file di riconciliazione finanziaria che metta a confronto le prenotazioni con le fatture. Poiché potete controllare i filtri e la selezione delle colonne, potete personalizzare ogni esportazione in base a una specifica domanda, anziché lavorare con un report predefinito.

Generazione e download di un report personalizzato

I report personalizzati vengono generati su richiesta a partire dai report di viaggio in Perk. È possibile selezionare i filtri e le colonne al momento dell'esportazione, quindi scaricare il risultato come file CSV o Excel. L'esportazione riflette le selezioni effettuate in quel momento; se si desidera una visualizzazione diversa, è sufficiente eseguire nuovamente il report personalizzato con una nuova selezione.

Per istruzioni dettagliate, vedere Scarica un report personalizzato.

Riferimento sul campo: spiegazione di ogni colonna

Il report personalizzato mostra tutte le colonne di reporting che Perk pubblica per l'esportazione amministrativa, raggruppate qui per categoria. Utilizza il riferimento ai campi qui sotto per scoprire il significato di ciascuna colonna e per spiegarle ai colleghi o al tuo team.

Informazioni sul viaggiatore e sul viaggio

Dettagli su costi, valuta e tasse

Colonne dinamiche: campi e gruppi personalizzati

I report personalizzati includono una colonna dinamica per ogni campo di viaggio personalizzato e per ogni categoria di gruppo configurata nell'account. Nel report personalizzato, ogni nome definito viene pubblicato come una colonna a sé stante e l'intestazione della colonna riporta un prefisso che ne specifica il tipo di colonna dinamica: Campo personalizzato - per i campi personalizzati e Gruppo - per i gruppi. Sebbene il prefisso venga visualizzato alla fine dell'intestazione, viene comunque trattato come un prefisso del nome della colonna dinamica.

Ad esempio, un campo personalizzato denominato Progetto appare nell'esportazione come una colonna con l'intestazione Progetto - Campo personalizzato. Una categoria di gruppo denominata Regione appare come una colonna con l'intestazione Regione - Gruppo.

Il prefisso del tipo viene applicato a ogni colonna dinamica, ogni volta. Mantiene le intestazioni prevedibili per chi le utilizza a valle, semplifica il debug delle esportazioni e previene conflitti di dati quando un campo o un gruppo personalizzato configurato condivide il nome con una colonna statica.

Campi e gruppi personalizzati archiviati

I report personalizzati continuano a mostrare i campi e i gruppi personalizzati anche dopo l'archiviazione, in modo che le prenotazioni storiche mantengano i valori impostati in precedenza. Nel report personalizzato, le colonne dinamiche archiviate sono contrassegnate dal suffisso (archiviato) aggiunto dopo il prefisso del tipo.

Ad esempio, un campo personalizzato archiviato originariamente denominato Vecchio progetto appare nell'esportazione come Vecchio progetto - Campo personalizzato (archiviato).

Esportazione in formato CSV ed Excel

I report personalizzati sono disponibili in due formati: CSV ed Excel. I report personalizzati si comportano in modo identico in entrambi i formati: sono disponibili le stesse colonne, si applicano gli stessi filtri e le intestazioni sono soggette alle stesse regole di denominazione.

Ciò include il prefisso del tipo sulle colonne dinamiche. Sia che si esporti Progetto - Campo personalizzato in CSV o in Excel, l'intestazione della colonna viene visualizzata allo stesso modo e le colonne archiviate mantengono il suffisso (archiviato) in entrambi i formati. Scegli il formato più adatto ai tuoi strumenti di elaborazione dati; i dati e le intestazioni sono coerenti in entrambi i casi.