Archivia un dipendente con viaggi personali in programma

Se un dipendente sta per lasciare la tua azienda e ha prenotato viaggi personali su Perk, questo articolo spiega come fare in modo che continui a ricevere le email relative ai viaggi e quando è possibile archiviare il suo profilo.

Ruolo: Gli amministratori dell'account possono svolgere questa attività.

Per le procedure che i dipendenti devono seguire prima di lasciare l'azienda, consultare la sezione Gestire i viaggi personali al termine del rapporto di lavoro.

Quando è possibile archiviare il profilo di un dipendente

Gli amministratori dell'account possono archiviare il profilo Perk di un dipendente una volta che quest'ultimo non ha viaggi in corso o in programma, né di lavoro né personali. Fino a quel momento, selezionando Archivia profilo viene visualizzato un messaggio come: "[Nome] è attualmente in viaggio o ha viaggi in programma, quindi non può ancora essere archiviato. Attendi la fine dei suoi viaggi e riprova." Il messaggio potrebbe anche indicare che il dipendente è responsabile della prenotazione dei viaggi in programma ed elencare gli ID dei viaggi. Il messaggio non specifica se i viaggi sono di lavoro o personali e non è possibile visualizzare i viaggi personali del dipendente.

Prima che il dipendente se ne vada: aggiungi un indirizzo email secondario

I dipendenti dovrebbero aggiungere il proprio indirizzo email secondario prima di lasciare l'azienda. Se non l'hanno ancora fatto, puoi aggiungerlo tu per loro. Per aiutare un dipendente in partenza con i suoi prossimi viaggi personali:

Chiedi al dipendente il suo indirizzo email personale.
Apri il profilo del dipendente e, in Informazioni di contatto, seleziona Modifica.
Seleziona Invia aggiornamenti di viaggio all'indirizzo email secondario e inserisci l'indirizzo in Indirizzo email secondario.
Seleziona Salva.
Chiedi al dipendente di inoltrare le sue email di Conferma di viaggio personale all'indirizzo email secondario. Tu non puoi visualizzare i suoi viaggi personali, quindi deve farlo lui stesso.
Archivia il profilo al termine di tutti i loro viaggi.

Attenzione: Una volta impostato un indirizzo email secondario, anche le email relative ai viaggi di lavoro verranno inviate a tale indirizzo. Impostalo in prossimità dell'ultimo giorno di lavoro del dipendente, in modo che le email relative ai viaggi di lavoro continuino ad arrivare alla sua casella di posta aziendale fino a quella data.

Nota: Se la tua azienda archivia gli utenti tramite l'integrazione con un sistema HR (HRIS), Perk riprova l'archiviazione ogni giorno fino al termine di tutti i viaggi. Se archivi gli utenti tramite l'integrazione con un provider di identità (IdP), riprova l'archiviazione dal tuo IdP al termine dei viaggi.

Domande frequenti

Quando posso archiviare il profilo di un dipendente?

È possibile archiviare il loro profilo al termine di tutti i viaggi, sia di lavoro che di piacere.

Posso visualizzare i viaggi personali di un dipendente?

No. Non è possibile aprire i loro viaggi personali. Il messaggio di archivio potrebbe elencare gli ID dei viaggi, ma non specifica se si tratta di viaggi di lavoro o personali.

Cosa succederebbe se il dipendente dimenticasse di aggiungere un indirizzo email personale prima di andarsene?

È possibile aggiungere il loro indirizzo personale come email secondaria seguendo i passaggi sopra descritti. Per modifiche o cancellazioni, il dipendente deve contattare l'assistenza clienti di Perk via email o telefono.

L'aggiunta di un indirizzo email secondario comporta anche il reindirizzamento delle email relative ai viaggi di lavoro?

Sì. Perk invia tutte le email relative ai viaggi, sia di lavoro che personali, solo all'indirizzo email secondario. Le email già ricevute rimangono nella casella di posta di lavoro del dipendente, quindi quest'ultimo deve inoltrare autonomamente le proprie conferme di viaggio personali.