People managers en beheerders kunnen flexibel configureren wie toegang heeft tot het Perk-platform, welke informatie ze kunnen zien en welke acties ze kunnen uitvoeren.
De toegang tot het platform wordt wereldwijd verleend, waardoor wordt bepaald wie zich kan aanmelden bij Perk om toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsgegevens, zoals personeelsgegevens, of wie alleen informatie ontvangt over de reizen die voor hen zijn geboekt.
Rollen en machtigingen worden gebruikt om te bepalen welke acties mensen dagelijks in Perk kunnen uitvoeren, zoals het boeken van reizen, het beheren van uitgaven of het onderhouden van het Perk-account.
Inzicht in toegang en rollen
Wanneer je iemand nieuw uitnodigt voor Perk, bepaal je zelf of die persoon toegang krijgt tot het platform met een eigen account.
Geen toegang
Als u besluit dat ze geen toegang tot het platform nodig hebben, kunnen ze nog steeds informatie ontvangen over de voor hen geboekte reizen. U kunt bijvoorbeeld een externe contractant toevoegen aan Perk en een reismanager namens hen een reis laten boeken, zodat u de reiskosten kunt beheren. Ze ontvangen nog steeds alle communicatie over de reis, zoals details over de boeking en eventuele wijzigingen in het reisschema.
Toegang
Als je iemand toegang geeft tot Perk, kan die persoon Aanmelden met een Google-account door gebruik te maken van hun e-mailadres, of Omdat het e-mailadres wordt gebruikt om de persoon in Perk te identificeren, moet het uniek zijn.
Wanneer ze inloggen, kunnen ze verschillende secties bekijken, afhankelijk van hun rol. Een rol bepaalt het type toegang (bekijken of bewerken) dat een persoon heeft en de acties die hij of zij kan uitvoeren. Met andere woorden, of iemand bijvoorbeeld een reis kan aanmaken of een boeking kan beoordelen.
Rollen en machtigingen
Perk combineert rollen met machtigingen om te bepalen welke acties een persoon kan uitvoeren. Sommige acties zijn bijvoorbeeld gebaseerd op de toegewezen rol, terwijl andere gebaseerd zijn op machtigingen.
- Op rollen gebaseerde acties: Boek een reis als gast, nodig nieuwe gebruikers uit als people manager en beheer platforminstellingen als accountbeheerder.
- Acties op basis van toestemming: Reisgoedkeuring verlenen als goedkeurder of lijnmanager.
Alle toegekende machtigingen sluiten aan op de rol die aan de persoon is toegewezen. Zo kan iemand bijvoorbeeld de rol van reismanager hebben om namens een specifieke groep medewerkers boekingen te maken, maar die persoon kan ook alle medewerkers goedkeuren die zelf reizen boeken.
Alle accounts moeten ten minste één accountbeheerder hebben en kunnen andere rollen hebben, afhankelijk van uw Perk plan. U kunt een of meer rollen aan iemand toewijzen, afhankelijk van de acties die hij of zij moet uitvoeren.
Een voorbeeld: iemand met de rol van reismanager kan reizen boeken voor een specifieke groep mensen. Maar die persoon heeft mogelijk ook de rol van analist nodig om rapporten en facturen voor die mensen te bekijken. Als je een Pro-abonnement hebt, kun je...meerdere rollen aan één persoon toewijzen.
De beheerders en leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor mensen toevoegen, toegang geven tot het platform, en rollen toewijzen.
Algemene rollen
Algemene rollen zijn voor mensen die geen specifieke taken uitvoeren met betrekking tot de reizen en/of uitgaven van uw bedrijf. De rollen gast en medewerker zijn voor mensen die alleen reizen hoeven te boeken, en de rol accountbeheerder wordt gebruikt voor het beheren van uw account en bedrijfsinstellingen.
Gast: Beheer hun eigen reizen, uitgaven en profiel.
Medewerker: Beheert zijn/haar eigen reizen, uitgaven en profiel, en boekt reizen voor anderen.
Accountbeheerder: Beheer de instellingen en abonnementen voor uw hele organisatie.
Voor meer informatie, zie Algemene rollen.
Specialistische rollen
Manager
Specialistische managementfuncties zijn bedoeld voor toezicht op hoog niveau. Deze functies zijn ideaal voor HR- of personeelsmedewerkers die personeelsprofielen beheren, of voor mensen die reisboekingen voor de hele organisatie of voor specifieke medewerkers verzorgen.
Reismanager: Beheer reizen, reisprofielen en goedkeuringen voor specifieke personen. Deze rol is alleen beschikbaar voor klanten van Travel.
Personeelsbeheerder: Nodig mensen uit en beheer hun profielen, accountinstellingen en rollen.
Voor meer informatie, zie Specialistische managementrollen.
Financiën
Specialistische financiële functies zijn bedoeld voor managers en medewerkers van uw financiële team die toegang nodig hebben tot reisuitgaven, facturen en andere financiële gegevens. Er zijn verschillende functies, afhankelijk van het toegangsniveau en de specifieke informatie die nodig is.
Analist: Rapporten en facturen inzien en downloaden. Deze functie is alleen beschikbaar voor klanten in de reisbranche.
Deze functies zijn alleen beschikbaar voor klanten van Spend:
Financieel controleur: Controleer goedgekeurde uitgaven en exporteer deze naar ERP-systemen.
Auditor: Controleer de financiële gegevens op naleving van de regels.
Factuurverwerker: Facturen en leveranciersgegevens bekijken, bewerken en beheren.
Voor meer informatie, zie Specialistische financiële functies.
Beheerder
Specialistische administratieve functies zijn bedoeld voor mensen die bedrijfscreditcards beheren of reisdeclaraties verwerken en die toegang op hoog niveau nodig hebben tot specifieke, gevoelige informatie.
Kaartbeheerder: Beheer bedrijfskaarten, instellingen en transacties. Deze rol is alleen beschikbaar voor Spend-klanten.
Reisuitgavenverwerker: Importeer en dien conceptreisuitgaven in en beheer hotelkaarten.
Ontwikkelaar: Beheer de technische integratie van het Perk-platform met andere systemen van derden.
- Bedrijfsbeheerder: Beheer instellingen, gebruikers en configuraties voor specifieke bedrijven binnen een Perk-account.
Voor meer informatie, zie Specialistische beheerdersrollen.
Kort overzicht van de meest gebruikte rollen
Let op: *Reismanagers kunnen slechts bepaalde acties uitvoeren voor de medewerkers die zij beheren. Sommige van deze rollen zijn mogelijk niet voor u beschikbaar. afhankelijk van uw abonnement.