Kostenobjecten worden gebruikt om kosten die via Perk binnenkomen, toe te wijzen en te volgen. Ze kunnen verschillende onderdelen van een bedrijf vertegenwoordigen, zoals afdelingen, teams, projecten of kostenplaatsen, afhankelijk van hoe ze zijn opgezet en wat er gerapporteerd moet worden.

Kostenobjecten kunnen zijn:

• Hiërarchisch - ouder-kindrelatie.
• Aangemaakt op bedrijfs- of accountniveau.
• Gebruikt voor reis, uitgaven en facturen, of beperkt tot een specifiek gebruik.
• Wordt gebruikt voor goedkeuringen.
• Toegang door of verborgen voor werknemers.

Met Perk kunt u kostenobjecten handmatig aanmaken, importeren met een CSV-bestand of integreren in een extern systeem, zoals een HR-systeem, ERP of financieel en boekhoudsysteem.

Let op: Er kan slechts één bronsysteem worden gebruikt om kostenobjecten te synchroniseren. Als u bijvoorbeeld kostenobjecten importeert vanuit een HR-systeem, kunt u ze niet importeren vanuit een ERP-systeem.

Eenmaal aangemaakt, kunnen kostenobjecten niet worden verwijderd, maar alleen worden gearchiveerd. Dit garandeert traceerbaarheid en zorgt voor consistente rapportage. Een kostenobject kan worden gebruikt voor reisbeheer, onkostenverwerking en factuurverwerking.

Tip: Voor meer flexibiliteit voor bedrijven vervangen kostenobjecten in Perk de kostenplaatsen van TravelPerk .

Indien nodig kunt u nu een kostenobject slechts in één bedrijf gebruiken en kostenobjecten uitsluitend voor reiskosten, onkosten of facturen aanmaken.

Kostenobjecten zijn toegankelijk voor andere mensen.ook al is het niet hun standaardoptie.

Hiërarchische kostenobjecten

Kostenobjecten kunnen een ouder-kindrelatie hebben. Dit bepaalt hoe de goedkeuring binnen die kostenobjecten wordt afgehandeld. Wanneer de uitgave/factuur een bepaalde drempel overschrijdt, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de goedkeurder van het bovenliggende kostenobject.

Je kunt instellen om vijf hiërarchische niveaus in Perk. Zie Goedkeuringsstrategieën voor kostenobjecten.

Opmerking : U kunt alleen hiërarchische kostenobjecten instellen voor onkosten en facturen. Kostenobjecten die alleen betrekking hebben op reizen kunnen niet met een hiërarchische structuur worden geconfigureerd, omdat de goedkeuring wordt bepaald door de reisgoedkeuringsprocessen.

Kostenposten per bedrijf en per persoon

Kostenobjecten worden doorgaans voor een specifiek bedrijf aangemaakt, maar u kunt er ook voor kiezen om kostenobjecten te creëren die voor alle bedrijven in het account gelden. In dat geval heeft het kostenobject dezelfde configuratie voor alle bedrijven.

VoorzichtigheidAls u aparte ERP-ID's wilt definiëren voor het exporteren van gegevens naar uw financiële en boekhoudsysteem, moet u bij het aanmaken van het kostenobject slechts één bedrijf selecteren.

Kostenobjecten toewijzen aan personen

Wanneer je mensen toevoegt aan Perk, wijs je een standaard kostenobject toe waaraan alle reisboekingen en -uitgaven worden toegewezen.

Alleen personen voor wie het kostenobject als standaard is geselecteerd, kunnen dit object openen en selecteren tijdens het afrekenproces van reisboekingen, voor onkosten en facturen. Andere personen hebben geen toegang tot het object en kunnen het niet selecteren.

Het kostenobject wordt bijvoorbeeld niet weergegeven als een medewerker ernaar zoekt in het veld voor kostenobjecten. Goedkeurders en gemachtigden hebben altijd toegang tot het geselecteerde kostenobject.

U kunt ervoor kiezen om anderen, indien van toepassing, de mogelijkheid te bieden kostenobjecten te bekijken en te selecteren. In dat geval kunnen ze kiezen tussen hun eigen standaardkostenobject of een ander kostenobject dat voor hen beschikbaar is gesteld.

• Je kunt een standaard kostenobject toewijzen aan een individuele persoon in hun profiel.
• U kunt een kostenobject aan meerdere personen tegelijk toewijzen, zowel vanuit het kostenobject zelf als via de instellingen. Personenpagina door Alle personen selecteren en op het kostenobject klikken.

OpmerkingDe toegang tot kostenobjecten heeft alleen invloed op het selecteren van kostenobjecten in reizen, onkosten en facturen. Het heeft geen invloed op analyses. Alle gegevens van kostenobjecten worden weergegeven in Analytics.

Kosten van objecten tijdens reizen

Kostenplaatsen zijn nu kostenobjecten

Je kunt het kostenobject gebruiken om reiskosten te categoriseren, ongeacht of je je onkosten en facturen in Perk verwerkt of een integratie met een derde partij gebruikt.

Bij het beheren van reiskosten worden kostenobjecten op drie manieren gebruikt:

• Om reiskosten te categoriseren bij het afrekenen op Perk: Voor reizigers kan het kostenobject automatisch worden geselecteerd op basis van het standaardkostenobject dat in hun profiel is ingesteld. Reizigers kunnen ook zelf een ander kostenobject kiezen.
  
  
   
• Om de toegestane reiskosten te bepalen reisbudgetten.
• Om reisuitgaven te volgen en te analyseren : Accountbeheerders en analisten kunnen reisuitgaven volgen en classificeren per afdeling. Kostenobjectens worden weergegeven op reisfacturen, zodat u de kosten kunt verwerken in uw financiële en boekhoudsysteem. Als u Perk gebruikt om uw uitgaven te verwerken, wordt het kostenobject opgenomen in alle reisuitgaven.
  
  

Voor meer informatie, zie Stel kostenobjecten in voor reiskosten..

OpmerkingWe hebben kostenplaatsen in Perk hernoemd naar kostenobjecten, en fVanaf 1 februari 2026 passen we ook de kolomnaam in uw CSV- en PDF-downloads aan.Als u deze bestanden in een geautomatiseerd proces gebruikt, moet u uw workflow aanpassen aan de wijziging in de kolomnamen.

OpmerkingGasten kunnen alleen het voor hen ingestelde kostenobject in hun profiel bekijken. Ze kunnen het vooraf geselecteerde kostenobject niet wijzigen. Alleen reismanagers kunnen deze taak uitvoeren.

Kostenposten in uitgaven en facturen

Voor uitgaven en facturen worden kostenobjecten gebruikt om kosten te rapporteren.

Kostenobjecten worden geselecteerd wanneer u een onkostenpost aanmaakt of een factuur toevoegt in Perk. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld een onkostenpost aanmaken, hebben ze toegang tot hun standaardkostenobject, dat in hun profiel is ingesteld door een accountbeheerder of leidinggevende. Als er geen standaardkostenobject is ingesteld, selecteert Perk het laatst door de medewerker geselecteerde kostenobject.

Voor facturenJe kunt voor elke leverancier een standaardkostenobject instellen, zodat Perk facturen voor die leverancier automatisch van een slimme code voorziet.

Opmerking: Beheerders van Perk-accounts kunnen ervoor kiezen om kostenobjecten niet aan medewerkers te tonen. In dat geval zijn financiële beoordelaars verantwoordelijk voor het controleren en toewijzen van kostenobjecten waar nodig tijdens de beoordeling.

Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen kunnen medewerkers het kostenobject bijwerken en de kostenallocatie volledig wijzigen door een ander kostenobject te selecteren.

Bij onkosten kunnen werknemers extra kostenobjecten toevoegen aan een uitgave. Dit voegt een extra regel toe waar de medewerker een ander kostenobject kan selecteren en het percentage of bedrag dat eraan moet worden toegewezen, kan aanpassen. Hierdoor wordt de uitgaveregel opgesplitst in twee subregels, elk met een toegewezen kostenobject.

Het bedrag dat aan elk kostenobject wordt toegewezen, moet altijd optellen tot de totale declaratie. Als u het bedrag of percentage van één kostenobject aanpast, worden de toewijzingen van de andere kostenobjecten automatisch aangepast. De procentuele verdeling moet altijd optellen tot 100%. U kunt percentages weergeven met maximaal twee decimalen. Als u bijvoorbeeld 33,337% invoert, wordt dit afgerond naar 33,34%.

Tip: Als medewerkers ervoor kiezen om de kosten te splitsen door een deel van het totale claimbedrag toe te wijzen aan een extra categorie, wordt het resterende bedrag automatisch aangepast in de specificatie van het kostenobject op basis van het ingevoerde percentage.

Factuurverwerkers U kunt het standaardkostenobject accepteren dat voor elke factuurregel wordt voorgesteld, of een ander object selecteren, indien van toepassing.

Voor kostenobjecten die zijn beperkt tot specifieke personenAls het kostenobject niet is geselecteerd als standaardkostenobject voor de leverancier of niet is geselecteerd voor de regel door een persoon met de juiste machtigingen om het te bekijken, wordt het niet weergegeven.

Voor meer informatie, zie Stel kostenobjecten in voor uitgaven en facturen..

Het gebruiken van kostenposten als financieel controle-instrument.

Financieel controleurs kunnen de kostenobjecten die aan uitgaven en facturen zijn toegewezen bekijken tijdens het controleren van documenten door naar Financiën > Overzicht > Uitgaven en facturen.

Standaard kunnen ze alleen het kostenobject selecteren die aan hen is toegewezen. Als u wilt dat financiële reviewers andere kostenobjecten kunnen selecteren of toevoegen, of een extra categorie kunnen kiezen voordat de review is afgerond, moet u hen toegang tot die kostenobjecten verlenen in de instellingen. kostenobjecten instellen voor reiskosten .

Kostenobjecten exporteren in uitgaven en facturen

U kunt slechts één kostenobject per journaalpost toewijzen. Een typische journaalpost voor een privé betaalde uitgave kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Hier wordt het kostenobject gerapporteerd voor het debetbedrag, zodat u de uitgave kunt volgen.

U kunt kosten verdelen over meerdere kostenplaatsen of projecten, verschillende kostenobjecten kiezen of andere kostenobjecten gebruiken. Om dit te doen, splitst Perk de regelpost en creëert twee subregels met één kostenobject toegewezen aan elke subregel.

Voor een uitgave die over twee kostenobjecten is verdeeld, kunnen de journaalposten er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Als u ook meerdere teams of projecten wilt volgen, kunt u aangepaste velden gebruiken om deze extra financiële dimensies vast te leggen.

U wilt bijvoorbeeld een uitgave toewijzen aan een kostenobject, 'Professionele diensten', en deze ook volgen per klantproject. Om dit te doen, maakt u 'Professionele diensten' aan als kostenobject. De uitgave wordt aan dat kostenobject toegewezen en kan vervolgens een extra aangepast veld, 'Projecten', met de naam van de klant bevatten.

Een journaalpost voor een privé betaalde uitgave die de indiener heeft toegewezen aan een specifiek project dat is ingesteld als een aangepast veld, zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:

OpmerkingIndien nodig kunt u ervoor kiezen om kostenobjecten niet naar het externe systeem te exporteren.