Kostenobjecten worden gebruikt om kosten die via Perk binnenkomen toe te wijzen en te volgen. Ze kunnen verschillende onderdelen van een bedrijf vertegenwoordigen, zoals afdelingen, teams, projecten of kostenplaatsen, afhankelijk van hoe elk bedrijf is ingericht en waarover gerapporteerd moet worden.

Kostenobjecten kunnen zijn:

• Hiërarchisch - ouder-kindrelatie.
• Aangemaakt op bedrijfs- of accountniveau.
• Gebruikt voor reis, uitgaven en facturen, of beperkt tot een specifiek gebruik.
• Wordt gebruikt voor goedkeuringen.
• Toegang door of verborgen voor werknemers.

In Perk kunt u kostenobjecten handmatig aanmaken. U kunt ze ook importeren via een CSV-bestand of via een integratie met een extern systeem, zoals een HR-systeem, een ERP-systeem of een financieel en boekhoudkundig systeem.

Let op: Er kan slechts één bronsysteem worden gebruikt om kostenobjecten te synchroniseren. Als u bijvoorbeeld kostenobjecten importeert vanuit een HR-systeem, kunt u ze niet importeren vanuit een ERP-systeem.

Eenmaal aangemaakt, kunnen kostenobjecten niet worden verwijderd, maar alleen worden gearchiveerd. Dit garandeert traceerbaarheid en zorgt voor consistente rapportage. Een kostenobject kan worden gebruikt voor reisbeheer, onkostenverwerking en factuurverwerking.

Kostenposten gebruiken voor goedkeuring

Kostenobjecten kunnen worden gebruikt om de goedkeuringsprocedure voor reizen, onkosten of facturen te bepalen.

Voor reizen kunt u ervoor kiezen om alle reisverzoeken naar de goedkeurder van het kostenobject te sturen als onderdeel van het reisgoedkeuringsproces. Reiskostenobjecten ondersteunen één voorkeursgoedkeurder en optioneel extra goedkeurders (iedereen kan goedkeuren).

Voor onkosten en facturen kunt u kiezen voor een standaard Perk-goedkeuringsstrategie of een aangepaste workflow maken met de workflow-ontwerper. Als u hiërarchische kostenobjecten gebruikt, kan de goedkeuring worden doorgegeven aan de goedkeurders van het bovenliggende kostenobject.

• Stel een reisgoedkeuringsproces in per kostenobject.
• Stel een onkostengoedkeuringsproces in per kostenobject.
• Stel een factuurgoedkeuringsproces in per kostenobject.

Goedkeuring van kostenposten bij reizen

Reisverzoeken gaan vaak rechtstreeks naar je manager. Je kunt echter de goedkeuringsregel zo instellen dat het kostenobject bepaalt wie de reis goedkeurt.

Wanneer u reiskostenobjecten instelt, wijst u een voorkeursgoedkeurder voor het kostenobject. U kunt ook extra goedkeurders toevoegen (optioneel). Als uw reisgoedkeuringsproces gebruikmaakt van de goedkeurder van het kostenobject, kan elk van de voorkeurs- of extra goedkeurders de reis goedkeuren. Als een medewerker dat kostenobject selecteert tijdens het afrekenen, stuurt Perk het verzoek automatisch door naar de goedkeurders van het kostenobject in plaats van naar hun gebruikelijke leidinggevende.

Bedrijf A heeft bijvoorbeeld twee hoofdafdelingen: verkoop en marketing.

• Het verkoopbudget wordt beheerd door Jo Smith.
• Het marketingbudget wordt beheerd door Alex Macdonald.

Als het bedrijf het proces voor het goedkeuren van reizen zo inricht dat het gebruikmaakt van kostenobjecten, verandert de goedkeuringsroute afhankelijk van de afdeling die de kosten in rekening gebracht krijgt:

• Sarah werkt in de verkoop, maar ze is op reis om te helpen bij een marketingevenement.
• Wanneer Sarah haar reis boekt, selecteert ze het kostenobject Marketing.
• Het goedkeuringsverzoek gaat rechtstreeks naar Alex Macdonald (de marketingmanager) omdat zij verantwoordelijk is voor dat kostenobject, waardoor Sarah's gebruikelijke manager volledig wordt overgeslagen. Als Alex extra goedkeurders heeft geconfigureerd, kan elk van hen de reis ook goedkeuren.

Opmerking: Er zijn aanvullende goedkeurders van toepassing. reis Alleen ter goedkeuring. Voor onkosten en facturen kunt u de volgende procedure volgen. Goedkeurder En Delegeren velden — deze staan ​​los van de extra goedkeurders voor reisdocumenten.

Je kunt een reisvertegenwoordiger aanstellenHiermee kunt u tijdelijk goedkeuringsrechten overdragen aan iemand anders wanneer u niet op kantoor bent. Wanneer extra goedkeurders zijn geconfigureerd, komen zij ook in aanmerking als reserve-goedkeuringsontvangers in geval van afwezigheid tijdens zakenreizen.

Goedkeuring van kostenposten in onkosten en facturen

Bij de verwerking van onkosten en facturen kunt u complexe goedkeuringsworkflows instellen, afhankelijk van hoe uw kostenobjecten zijn geconfigureerd:

• Niet-hiërarchischslechts één goedkeuring
• HiërarchischDit kan meerdere goedkeuringen vereisen, afhankelijk van de goedkeuringslimieten, aangezien de goedkeuring binnen de structuur wordt doorgegeven.

Goedkeuring van uitgaven en facturen met niet-hiërarchische kostenobjecten

Aan elk kostenobject is een standaard goedkeurder toegewezen die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van alle uitgaven of facturen die aan dit kostenobject zijn gekoppeld. Wanneer een uitgave of factuur met dit kostenobject wordt ingediend, is de persoon die in de standaard goedkeurder is geselecteerd verantwoordelijk voor de goedkeuring. Goedkeurder De betreffende medewerker is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de onkosten/factuur voordat deze door de financiële controleurs wordt beoordeeld.

Als de goedkeurder dezelfde persoon is als degene die de onkosten of factuur indient, wordt het document standaard goedgekeurd. automatisch goedgekeurd (tenzij u een aangepaste workflow hebt ingesteld om de goedkeuring door te sturen naar een andere gebruiker).

Als Sarah (van de verkoopafdeling) bijvoorbeeld een onkostennota indient voor een marketingbanner die ze heeft gekocht, ziet Perk het kostenobject 'Marketing' en stuurt de onkostennota direct door naar Alex. Maar als Alex iets koopt en dit koppelt aan haar eigen marketingbudget, weet Perk dat ze het al heeft 'goedgekeurd'. De goedkeuringsstap wordt dan overgeslagen en de onkostennota gaat direct naar de financiële afdeling (tenzij uw bedrijf een aangepaste workflow heeft om dit te voorkomen).

U kunt de goedkeuringsbevoegdheid voor het kostenobject tijdelijk delegeren aan een andere persoon door die persoon te selecteren in het veld Delegeren. Dit kunt u doen in Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten (als u een accountbeheerder bent) of in Uitgaven > Goedkeuringen > Goedkeuringen kostenobjecten (voor goedkeurders).

U kunt ook een vervaldatum instellen. Na die datum wordt de goedkeuring van het kostenobject teruggestuurd naar de oorspronkelijke goedkeurder.

Hiërarchische kostenobjecten voor uitgaven en facturen

Kostenobjecten kunnen een ouder-kindrelatie hebben. Dit bepaalt hoe de goedkeuring binnen die kostenobjecten wordt afgehandeld. Uitgaven/facturen worden automatisch doorgestuurd naar de goedkeurder van het bovenliggende kostenobject wanneer de uitgave/factuur een bepaalde drempel overschrijdt. U kunt maximaal acht hiërarchische niveaus instellen in Perk. Zie Goedkeuringsstrategieën voor kostenobjecten.

Opmerking: U kunt alleen hiërarchische kostenobjecten instellen voor onkosten en facturen. Kostenobjecten die uitsluitend betrekking hebben op reizen kunnen niet worden geconfigureerd met een hiërarchische structuur, aangezien de goedkeuring wordt bepaald door de reisgoedkeuringsprocessen.

Kostenposten per bedrijf en per persoon

Kostenobjecten worden doorgaans voor een specifiek bedrijf aangemaakt; u kunt er echter ook voor kiezen om kostenobjecten aan te maken die voor alle bedrijven in het account gelden. In dat geval heeft het kostenobject dezelfde configuratie voor alle bedrijven.

Let op: Als u aparte ERP-ID's wilt definiëren voor het exporteren van gegevens naar het financiële en boekhoudsysteem, moet u bij het aanmaken van het kostenobject slechts één bedrijf selecteren.

Kostenobjecten toewijzen aan personen

Wanneer je iemand toevoegt aan Perk, kun je hem of haar een standaardkostenobject toewijzen. Dit standaardobject verschijnt als eerste keuze tijdens het afrekenproces van reisboekingen, en in onkostenoverzichten en facturen. Iemand kan slechts één standaardkostenobject tegelijk hebben, en als standaard is toegewezen, heeft die persoon automatisch toegang tot het selecteren ervan.

Standaard is een kostenobject alleen zichtbaar voor de gebruikers aan wie het is toegewezen. Niemand anders kan het zien of selecteren. Het verschijnt bijvoorbeeld niet als een andere medewerker ernaar zoekt in het veld voor kostenobjecten.

Om anderen toegang te geven tot een kostenobject zonder dat dit hun standaardkostenobject wordt, selecteert u Anderen toestaan ​​dit kostenobject te gebruiken in de instellingen van het kostenobject zelf. Zodra u dit aanvinkt, kunt u de toegang uitbreiden naar iedereen op het account, of naar specifieke individuele gebruikers of gebruikersgroepen. Het uitbreiden van de toegang op deze manier wijzigt nooit iemands standaardkostenobject; alleen toewijzing doet dat.

Goedkeurders (en hun gemachtigden) hebben altijd toegang tot het kostenobject dat is geselecteerd door de persoon die de goedkeuring aanvraagt, ongeacht of dit hun eigen standaardwaarde is.

U kunt er echter voor kiezen om andere personen, indien nodig, andere kostenobjecten te laten bekijken en selecteren. In dat geval kunnen ze kiezen tussen hun eigen standaardkostenobject of een ander kostenobject dat voor hen beschikbaar is gesteld.

Je wijst een standaardkostenobject toe aan een individuele persoon in hun profiel. Je kunt een kostenobject aan meerdere personen tegelijk toewijzen, zowel via het kostenobject zelf als via de pagina 'Personen' (door alle personen te selecteren en op 'Kostenobject' te klikken).

Opmerking: Toegang tot kostenobjecten heeft alleen invloed op het selecteren van kostenobjecten in reizen, onkosten en facturen. Het heeft geen invloed op analyses. Alle gegevens van kostenobjecten worden weergegeven in Analytics.

Kosten van objecten tijdens reizen

Je kunt het kostenobject gebruiken om reiskosten te categoriseren, ongeacht of je je onkosten en facturen verwerkt in Perk of via een integratie met een derde partij.

Bij het beheren van reiskosten worden kostenobjecten op 3 manieren gebruikt:

• Gebruik kostenobjecten om de reiskosten te categoriseren tijdens het afrekenproces bij het boeken van een reis in Perk (door de reiziger, een boeker of via Concierge). Het kostenobject kan automatisch voor reizigers worden geselecteerd (met behulp van het standaardkostenobject dat in hun profiel is ingesteld). Reizigers kunnen er ook voor kiezen om een ​​ander kostenobject te selecteren.
  
• Gebruik inreisbudgettenom de toegestane reiskosten te bepalen.
• Gebruik kostenobjecten om te bepalenreisgoedkeuringen.
• Gebruik kostenobjecten om bij te houden en Analyseer reisuitgavenBeheerders en analisten kunnen reisuitgaven per afdeling volgen en classificeren. Kostenobjecten worden weergegeven op reisfacturen, zodat u de onkosten in uw financiële en boekhoudsysteem kunt verwerken. Als u Perk gebruikt om uw onkosten te verwerken, wordt het kostenobject opgenomen in alle reisboekingen.
  

Zien Stel kostenobjecten in voor reiskosten..

Let op: Gasten kunnen alleen het voor hen ingestelde kostenobject in hun profiel bekijken. Ze kunnen het geselecteerde kostenobject niet wijzigen; alleen reismanagers kunnen deze taak uitvoeren.

Let op: In Concierge is het aantal weergegeven kostenobjecten beperkt tot 500. Als de klant meer dan 500 kostenobjecten heeft, dient hij/zij contact op te nemen met de klantenservice.

Kostenposten in uitgaven en facturen

Voor uitgaven en facturen worden kostenobjecten gebruikt om kosten te rapporteren.

Het gebruik van kostenobjecten bij het indienen van onkosten of facturen.

Kostenobjecten worden geselecteerd wanneer u een onkostenpost aanmaakt of een factuur toevoegt in Perk. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld een onkostenpost aanmaken, hebben ze toegang tot hun standaardkostenobject, dat door een beheerder of leidinggevende in hun profiel is ingesteld. Als er geen standaardkostenobject is ingesteld, selecteert Perk het laatst door de medewerker geselecteerde kostenobject.

Voor facturen kunt u per leverancier een standaardkostenobject kiezen, zodat Perk facturen van die leverancier automatisch van een slimme code voorziet.

Opmerking: Beheerders van voordelen kunnen kiezen kostenobjecten niet weergeven aan werknemers. In dit geval zijn de financiële beoordelaars verantwoordelijk voor het controleren en toewijzen van kostenposten waar nodig tijdens de beoordeling.

Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen kunnen medewerkers het kostenobject bijwerken en de kostenallocatie volledig wijzigen door een ander kostenobject te selecteren.

Bij onkosten kunnen medewerkers extra kostenobjecten toevoegen aan een onkostenpost. Dit voegt een extra regel toe waar de medewerker een ander kostenobject kan selecteren en het percentage of bedrag kan aanpassen dat aan elk kostenobject moet worden toegewezen. Hierdoor wordt de onkostenpost opgesplitst, waardoor er in feite twee subregels ontstaan ​​met één kostenobject toegewezen aan elke afzonderlijke subregel van de onkostenpost.

Het bedrag dat aan elk kostenobject wordt toegewezen, moet altijd optellen tot het totale bedrag van de onkostennota. Als u het bedrag of percentage van één kostenobject aanpast, worden de toewijzingen aan de andere kostenobjecten automatisch aangepast. Ook de procentuele verdeling moet altijd optellen tot 100%. U kunt percentages met maximaal twee decimalen weergeven. Als u bijvoorbeeld 33,337% invoert, wordt dit afgerond naar 33,34%.

Opmerking: Als medewerkers ervoor kiezen de kosten te splitsen en een deel van het totale claimbedrag toe te wijzen aan een extra categorie (en dus kostenobject), wordt het resterende bedrag automatisch aangepast in de kostenobjectspecificatie op basis van het ingevoerde percentage.

Bij facturen kunnen factuurverwerkers het standaardkostenobject accepteren dat voor elke factuurregel wordt voorgesteld, of een ander object selecteren, indien nodig.

Voor kostenobjecten die beperkt zijn tot specifieke personen, wordt het kostenobject niet weergegeven als het niet is geselecteerd als standaardkostenobject voor de leverancier of als het niet is geselecteerd voor de regel door een persoon met de juiste machtigingen om het te bekijken.

Het gebruiken van kostenposten als financieel controle-instrument.

Financiële controleurs kunnen de kostenobjecten bekijken die zijn toegewezen aan onkosten en facturen tijdens het controleren van de documenten (Financiën > Controleren > Onkosten en facturen). Standaard kunnen ze echter alleen het aan hen toegewezen kostenobject selecteren. Als u financiële controleurs de mogelijkheid wilt geven om andere kostenobjecten te selecteren, extra kostenobjecten toe te voegen of zelfs een extra categorie (en dus kostenobject) te kiezen voordat ze de controle afronden, moet u hen toegang geven tot die kostenobjecten in de instellingen van het kostenobject.

Kostenobjecten exporteren in uitgaven en facturen

U kunt slechts één kostenobject per journaalpost toewijzen. Een typische journaalpost voor een privé betaalde uitgave kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Hier wordt het kostenobject gerapporteerd voor het debetbedrag, zodat u de uitgave kunt volgen.

U kunt kosten verdelen over meerdere kostenplaatsen of projecten, verschillende kostenobjecten kiezen of andere kostenobjecten gebruiken. Om dit te doen, splitst Perk de regelpost en creëert twee subregels met één kostenobject toegewezen aan elke subregel.

Voor een uitgave die over twee kostenobjecten is verdeeld, kunnen de journaalposten er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Als u ook meerdere teams of projecten wilt volgen, kunt u aangepaste velden gebruiken om deze extra financiële dimensies vast te leggen.

U wilt bijvoorbeeld een uitgave toewijzen aan een kostenobject, 'Professionele diensten', en deze ook volgen per klantproject. Om dit te doen, maakt u 'Professionele diensten' aan als kostenobject. De uitgave wordt aan dat kostenobject toegewezen en kan vervolgens een extra aangepast veld, 'Projecten', met de naam van de klant bevatten.

Een journaalpost voor een privé betaalde uitgave die de indiener heeft toegewezen aan een specifiek project dat is ingesteld als een aangepast veld, zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:

OpmerkingIndien nodig kunt u ervoor kiezen om kostenobjecten niet naar het externe systeem te exporteren.