Wanneer je een reis boekt, kan Perk automatisch een eenmalige reiskostenpost aanmaken of reiskostenwaardoor werknemers ook andere kosten kunnen opnemen, zoals bonnetjes, kilometervergoedingen en dagvergoedingen. Eventuele wijzigingen in reisboekingen worden doorgevoerd in de reisboekingskosten.

Voor reisboekingen die direct met een kaart worden betaald (privé-, bedrijfs- of hotelkaart), wordt elke boeking als één uitgave weergegeven. Voor periodieke facturen wordt elke factuurregel in de factuur als een aparte uitgave in Perk weergegeven. Een reiziger boekt bijvoorbeeld een reis van Singapore naar Barcelona, inclusief twee vluchten (met een overstap in Zürich) en een hotelboeking. Dit kan in de factuur worden weergegeven als vier regels: drie regels voor de twee vluchten en het hotel, en een vierde regel voor boekingskosten. Elke regel wordt als een aparte uitgave in Perk aangemaakt.

De reiskosten worden automatisch gecategoriseerd en gekoppeld aan de bijbehorende kaarttransactie, indien betaald met een kaart. Als de reisboeking btw-informatie bevat, worden het btw-percentage en het bedrag dat is toegepast in de reiskosten opgenomen, indien er een overeenkomend btw-tarief voor het bedrijf in Perk beschikbaar is.

Reiskosten kunnen op twee manieren worden aangemaakt. concept- of reisconceptstatussen en kan zijn toegewezen aan de boeker, medewerker of verwerker van reiskosten.

Als de reisboeking was onder voorbehoud van goedkeuringDe bijbehorende reiskosten worden weergegeven met de In review status. Financiële beoordelaars kunnen dan Exporteer deze uitgaven naar het financiële systeem..

Status van reiskosten

Reiskosten voor Perk-trips kunnen worden aangemaakt met een van de twee statussen:

• Voorlopige versieReiskosten worden in Perk geïmporteerd, zodat medewerkers ze kunnen beheren als onderdeel van een reis of als afzonderlijke kostenposten.
• ReisconceptReiskosten zijn alleen zichtbaar voor verwerkers van reisuitgaven.Financiën > Kosten importerenAlleen gespecialiseerde verwerkers van reisuitgaven kunnen deze kosten beheren.

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf kunt u kiezen of u wilt dat werknemers beheer reiskosten of een toewijzen reiskostenverwerker om deze kosten te verwerken:

Beheer reiskosten als werknemer

Als u ervoor kiest om werknemers deze onkosten te laten beheren, zijn zij verantwoordelijk voor het controleren of alle gegevens juist zijn en voor het indienen ervan ter goedkeuring.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld de volgende taken uitvoeren:

• Zie reiskosten
• Reisdeclaratiegegevens bewerken
• Dien reiskosten in

Als u een standaard goedkeuringsproces gebruikt (goedkeuring door de lijnmanager of goedkeuring door het kostenobject), volgen reisdeclaraties het standaard goedkeuringsproces.

Voorzichtigheid: Om werknemers in staat te stellen reiskosten te beheren, moeten de reiskosten worden geïmporteerd met de status 'concept', niet als een reisconcept.

Beheer reiskosten als reisuitgavenverwerker.

Als u ervoor kiest om reiskosten toe te wijzen aan de rol van reiskostenverwerker, is deze verantwoordelijk voor het controleren van alle onkosten en het indienen ervan bij de financiële afdeling. Dit stelt u in staat een specifieke goedkeuringsprocedure in te stellen, zodat deze onkosten afzonderlijk kunnen worden verwerkt.

Ze hebben toegang tot alle reiskosten in Financiën > Kosten importerenJe kunt ervoor kiezen om reiskosten te importeren met de status 'concept' of 'reisconcept'.

Reiskosten toewijzen aan werknemers

Afhankelijk van de instellingen voor reisboekingen van het bedrijf, wijst Perk reiskosten in eerste instantie toe aan de boeker of aan de reiziger. Als Perk de in de boeking genoemde persoon (de boeker of de reiziger) echter niet kan vinden, worden de reiskosten als noodoplossing toegewezen aan de reiskostenverwerker van het bedrijf.

Opmerking: Wijzigingen in de toewijzingsstrategie Geldt alleen voor nieuwe boekingen.Als u de strategie wijzigt nadat u reizen in Perk hebt geboekt, moet de verwerker van reisuitgaven mogelijk die boekingen opnieuw toewijzen aan de juiste persoon. Financiën > Kosten importeren.

Wijs de leerling eerst toe aan de boeker, daarna aan de reiziger.

Standaard worden reiskosten toegewezen aan de persoon die de boeking heeft gemaakt in Perk. Als de persoon die de boeking heeft gemaakt niet in Perk wordt gevonden, worden de reiskosten toegewezen aan de reiziger. In de meeste gevallen zijn de persoon die de boeking heeft gemaakt en de reiziger dezelfde persoon.

Met andere woorden, de prioriteit voor de toewijzing ligt bij de boeker, daarna bij de reiziger. Als een reis bijvoorbeeld door een boeker wordt geboekt, worden de reiskosten in Perk aan de boeker toegewezen. Als Perk de boeker niet kan vinden (of als deze aan een ander bedrijf is gekoppeld), wijst Perk de reiskosten toe aan de reiziger. Als de reiziger geen deel uitmaakt van het bedrijf, wijst Perk de reiskosten toe aan de verwerker van de reiskosten.

Als er meerdere reizigers op de factuur staan vermeld, wijst Perk de reiskosten toe aan de eerst gevonden reiziger (indien het niet mogelijk is om de kosten toe te wijzen aan de persoon die de boeking heeft gemaakt).

Wijs het eerst toe aan de reiziger, daarna aan de boeker.

Als de reiskosten zijn betaald door de reisorganisatie of met een hotelpas, kunt u een alternatieve toewijzingsstrategie instellen. In dat geval worden de reiskosten eerst aan de reiziger toegewezen. Als de reiziger geen deel uitmaakt van het bedrijf, worden de reiskosten als reserve toegewezen aan de persoon die de boeking heeft gemaakt. Als noch de persoon die de boeking heeft gemaakt, noch de reiziger deel uitmaakt van het bedrijf, wordt de factuur toegewezen aan de verwerker van de reiskosten.

Opmerking: De alternatieve toewijzingsstrategie is niet van toepassing op groepsboekingen. Deze boekingen worden automatisch toegewezen aan de boeker, zelfs als ze zijn betaald met een lodgekaart of via een reisorganisatie.

Betaalmethoden voor reisboekingen

Facturen voor secundaire arbeidsvoorwaarden worden betaald met een bedrijfskaart, zoals een Perk Card, of een andere betaalmethode, zoals automatische incasso. Betaalmethoden worden ingesteld in het betaalprofiel.

Afhankelijk van het type betaling moet de factureringscyclus in de betalingsprofielen correct worden ingesteld. In TravelPerk kan de factureringscyclus direct of flexibel zijn. Afhankelijk van hoe u de reiskosten in Perk wilt beheren, moet de configuratie in Perk dienovereenkomstig worden ingesteld.

Betaald met bedrijfskaart, waarbij de transactiegegevens in Perk staan.

Reiskosten die met een bedrijfskaart worden betaald, zijn boekingen die direct worden afgerekend met een Perk Card (of een andere kaart die is geïntegreerd met Perk). In dit geval moet u de factureringscyclus instellen op 'direct'. Dit zorgt ervoor dat de boekingsfactuur en de kaarttransactie in Perk hetzelfde bedrag hebben en automatisch aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Het kan echter voorkomen dat één transactie resulteert in meerdere facturen. In dat geval moet de verwerker van reiskosten de koppeling handmatig afhandelen. Het koppelen van meerdere uitgaven aan één kaarttransactie.

Als er sprake is van een volledige of gedeeltelijke terugbetaling voor een reis, bijvoorbeeld bij een geannuleerde hotelboeking, wordt er een creditnota met een negatief bedrag aangemaakt. Hetzelfde bedrag wordt bijgeschreven op de Perk-kaart of de kaart waarmee betaald is, en kan dienovereenkomstig worden gekoppeld.

Als u gebruikmaakt van FlexiTravel Voor wijzigingen in uw boeking, zie Beheer FlexiTravel-tegoed in Perk.

Betaald via een andere betaalmethode, zoals periodieke facturering of een kaart die niet is geïntegreerd met Perk.

Reiskosten die via de reisaanbieder worden betaald, zijn boekingen die zijn betaald met een kaart die niet is geïntegreerd met Perk (met andere woorden, er zijn geen transactiegegevens beschikbaar in Perk) of die periodiek worden gefactureerd. Dit betekent dat er gebruik wordt gemaakt van een bankoverschrijving of handmatige SEPA-betaling. De factureringscyclus kan worden ingesteld op wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Deze facturen bevatten meerdere regelitems die als afzonderlijke reiskosten worden aangemaakt.

Reiskosten die via TravelPerk met een kaart zijn betaald, hoeven niet te worden gekoppeld aan een kaarttransactie in Perk. Elke uitgave wordt automatisch gecategoriseerd volgens de configuratie van de categorietoewijzing.

Voorzichtigheid: Flexibele facturering, waarmee elke Perk-gebruiker tijdens het afrekenen een ander bedrijf kan selecteren om te factureren of een betalingsprofiel van een ander bedrijf kan kiezen, wordt niet ondersteund.

Belasting op reiskosten

Perk kan de in de factuur vermelde belastinginformatie weergeven. De belastinginformatie wordt in de onkostenpost weergegeven volgens de volgende criteria:

• Als de Belasting inschakelen Als deze functie voor het bedrijf is ingeschakeld, wordt de btw weergegeven in de onkostenpost. Als deze functie niet is ingeschakeld voor het bedrijf of de rekening, wordt de onkostenpost zonder btw aangemaakt.
• Als een overeenkomst Het belastingtarief is voor het bedrijf vastgesteld. En is van toepassing op het land waar de uitgave heeft plaatsgevonden.Vervolgens wordt de btw-informatie bij de onkosten weergegeven.
• Als een overeenkomst Het belastingtarief is voor het bedrijf vastgesteld. En is niet van toepassing op het land Indien de kosten zijn gemaakt op de plaats waar ze zijn ontstaan, worden ze zonder btw aangerekend.
• Als er binnen het bedrijf geen overeenkomend belastingtarief is ingesteld, worden de reiskosten zonder btw geboekt.

Reisfacturen als bijlagen

Als de reisboeking met een creditcard wordt betaald en je directe facturering hebt ingesteld in het betalingsprofiel, voegt Perk de factuur-pdf als bijlage toe aan de onkostenpost. ondersteunend document.

In andere gevallen, als directe facturering niet is geconfigureerd op basis van de factureringscyclus, kan de factuur in concept zijn en nog niet verzonden. In dat geval wordt deze niet aan de reiskosten gekoppeld.