U kunt een factuur per e-mail naar een specifieke Perk-factuurmailbox sturen. De factuur wordt automatisch geüpload naar Perk voor verwerking. Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kan de manier waarop Perk de e-mail verwerkt, verschillen.

Perk ondersteunt deze formaten via e-mail:

• Papieren facturen in PDF-formaat
• Digitale facturen zoals X-Rechnung, ZUGFeRD en Peppol BIS 3.0

Alle andere formaten worden beschouwd als: ondersteunende documenten of worden genegeerd.

Perk factuur mailbox

Het Perk-team zal hebben een factuurmailbox instellen om facturen voor uw bedrijf te ontvangen in Instellingen > Leveranciersfacturen > FactuurinstellingenDe opmaak van het factuurmailboxadres bevat een aangepast gedeelte dat specifiek is gedefinieerd voor uw organisatie of bedrijf en eindigt altijd met "@facturen.perk.com".

Je kunt het volgende hebben:

• één mailbox per bedrijf (rechtspersoon)
• een generieke mailbox voor meerdere bedrijven
• een generieke mailbox voor de hele organisatie

Facturen die naar een algemene mailbox voor meerdere bedrijven of de hele organisatie worden verzonden, kunnen automatisch naar de betreffende mailbox worden verplaatst. Elke algemene mailbox is gekoppeld aan een standaardbedrijf.

Perk accepteert e-mails die naar het op Perk gebaseerde e-mailadres in de naar En cc velden. Alle e-mails die met het e-mailadres van de factuurmailbox zijn verzonden in de bcc veld worden niet verwerkt.

Perk gebruikt het e-mailadres van de ontvanger om te bepalen naar welke organisatie en welk bedrijf de factuur moet worden geüpload. Als de e-mail bijvoorbeeld is verzonden naar de factuurmailboxen van twee verschillende rechtspersonen binnen dezelfde organisatie, wordt de factuurmailbox in de naar veld heeft voorrang op elke factuurmailbox die in de cc veld. Als beide factuurmailboxen in het veld zijn gebruikt, naar Als u een factuur in het veld 'Factuur' invoert, uploadt Perk de factuur naar de eerste geconfigureerde. Als de factuurmailboxen van verschillende organisaties zijn, wordt de e-mail niet verwerkt.

Bovendien kan Perk de factuurgegevens gebruiken om te bepalen of de factuur bij het standaardbedrijf hoort of dat deze naar een ander bedrijf moet worden verplaatst. Wanneer de Verplaats factuur naar bedrijf met overeenkomende criteria (inkooporder, belastingnummer, klantnaam of adres) Als het selectievakje is aangevinkt in de factuurinstellingen, gebruikt Perk de inkooporder, het belastingnummer, de naam van de klant en de adresgegevens van de klant op de factuur om te bepalen aan welk bedrijf de factuur toebehoort:

1. Postbus: Bestaat er een inkoopordernummer in het bedrijf dat overeenkomt met het inkoopordernummer op de factuur?
2. Belastingnummer: Komt het belastingnummer dat op de factuur staat overeen met de belastingnummers van het bedrijf (te vinden in Beheerder > Bedrijf, Algemene instellingen)
3. Klantnaam: Komt de bedrijfsnaam op de factuur overeen met de bedrijfsnaam van de rechtspersoon?
4. Klantadres: Komt het adres op de factuur overeen met het adres van het bedrijf?

Perk controleert progressief de andere bedrijven in de organisatie om het bedrijf te vinden waaraan de factuur moet worden toegewezen. Als het niet lukt om het juiste bedrijf te vinden, wordt de factuur niet verplaatst vanuit het standaardbedrijf en wordt er een waarschuwing weergegeven in de factuurkop. Als er meerdere bedrijven overeenkomen met de factuur, wordt de factuur niet verplaatst vanuit het standaardbedrijf en wordt er een waarschuwing weergegeven in de factuurkop.

Indiener van facturen ontvangen via e-mail

Standaard is de persoon met een geregistreerd e-mailadres in Perk die een factuur naar de factuurmailbox van Perk stuurt automatisch toegevoegd als indienerAfhankelijk van hun rol binnen het bedrijf kunnen ze de factuur wel of niet verder verwerken.

Als de persoon die de factuur heeft verzonden, niet wordt herkend als persoon met een account in Perk, wordt de factuur niet aan een indiener toegewezen.

In ieder geval wordt het e-mailadres waarvan de facturen worden ontvangen, geregistreerd in de factuurkop als u de cursor over het e-mailadres beweegt. factuurbron.

Facturen uit e-mailberichten en bijlagen halen

Nadat u de e-mail met de factuur naar deze specifieke inbox hebt verzonden, kan Perk de factuur uit de e-mail halen en importeren in uw account.

Bijlage scannen

Perk garandeert de veiligheid van uw gegevens door alle inkomende e-mailbijlagen die naar de factuurmailbox worden verzonden te scannen met een industriestandaard virusscanner. Alle virussen worden gedetecteerd en verwijderd, zodat ze uw organisatie niet kunnen infecteren. Als een e-mail alleen onschuldige bestanden bevat, worden deze zoals gebruikelijk verwerkt.

Wanneer een geïnfecteerd bestand wordt gevonden, plaatst Perk het geïnfecteerde bestand in quarantaine. Om u te waarschuwen dat het verzonden bestand geïnfecteerd is, genereert Perk een vervangend tekstbestand, dat als ondersteunend document wordt geüpload naar het tabblad 'Documenten' van de factuur. Het tekstbestand bevat een algemene melding die het virus identificeert dat in de bijlage is aangetroffen, volgens de database van de industriestandaard virusscanner.

De naam van het tekstbestand geeft duidelijk aan dat het geüploade bestand een virus bevatte. Het gebruikt de opmaak van de oorspronkelijke bestandsnaam plus virusrapport. Bijvoorbeeld, als een PDF met naam inkooporder.pdf wordt naar de factuurinbox gestuurd en er wordt een virus in dit bestand gevonden, een tekstbestand met de naam inkooporder.pdf-virusrapport.txt wordt geüpload naar de bijbehorende factuur.

Bijlagen verwerken

Perk voert geen extra nafiltering uit op de ontvangen bestanden. Met andere woorden, er wordt van uitgegaan dat alles wat per post wordt verzonden, een factuur of een ondersteunend document is. Alleen PDF-bestanden of XML-bestanden (d.w.z. e-facturen) worden als facturen beschouwd. Het maximale aantal PDF-documenten dat per e-mail kan worden verzonden, wordt beperkt door de e-mailprovider, niet door Perk.

PDF-bestanden

Standaard beschouwt Perk alle PDF-bestanden moeten facturen zijnAls de e-mail geen PDF-bestand bevat, wordt er een factuur gemaakt op basis van de e-mailtekst.

• Als de e-mail een PDF-bestand bevat, wordt er een factuur gemaakt op basis van dat PDF-bestand.
• Als de e-mail meerdere PDF's bevat, wordt er een factuur aangemaakt voor elk bijgevoegd PDF-document.

U kunt Perk echter zo configureren dat: Gebruik AI om PDF-bestanden te classificeren in de vorm van facturen of bewijsstukken.

Wanneer Perk de factuur aanmaakt op basis van de e-mailbody, bevat het gegenereerde factuurvoorbeeld alle inhoud van de body, d.w.z. alle tekst en afbeeldingen in de body van de e-mail. Het kan zijn dat de lay-out verandert tijdens de conversie naar PDF.

E-facturen

De factuurinbox kan digitale facturen ontvangen en verwerken die in PDF- en XML-formaten zijn verzonden, zoals: XRechnung, ZUGFeRD En Peppol BIS 3.0.

Als e-facturen in XML- en PDF-formaat via e-mail worden verzonden, herkent Perk of het PDF-factuurdocument en het XML-bestand van de e-factuur dezelfde informatie bevatten (d.w.z. dezelfde factuur vertegenwoordigen). Perk voegt de twee facturen samen tot één item. Het XML-bestand wordt gebruikt als primaire gegevensbron en het PDF-bestand wordt uitsluitend gebruikt voor de weergave van de factuur. In dergelijke gevallen wordt een logbestand voor de samenvoegingsactie aangemaakt in het historielogboek van de factuurrecord.

Andere bestandsformaten

Als documenten (DOC, DOCX, enz.), spreadsheets (XLS, XLSX, enz.) of andere bestanden (CSV) aan de e-mail zijn bijgevoegd, worden deze bestanden geüpload als ondersteunende documenten in de Documenten tabblad in Perk. Als de e-mail afbeeldingen (PNG, JPG, GIF, enz.) of andere bestandstypen (TXT, enz.) als bijlagen bevat, worden deze bestanden genegeerd.

Afhankelijk van uw bedrijfsinstellingen kan Perk ook de e-mailtekst importeren als ondersteunend document, mits de factuur als PDF aan de e-mail is toegevoegd. In dat geval wordt het gegenereerde PDF-document automatisch gekoppeld aan het factuurrapport en weergegeven in de Documenten tabblad

PDF-bestanden classificeren met Perk AI

Wanneer leveranciers facturen via e-mail versturen, kunnen deze ook andere PDF-bestanden bevatten, zoals overzichten, urenstaten of andere projectinformatie.

U kunt Perk AI configureren om deze documenten correct te identificeren en classificeren. In plaats van ze te verwerken alsof het een factuur is, uploadt Perk ze als ondersteunende documenten en voegt ze toe aan de hoofdfactuur.

Wanneer documentclassificatie voor het bedrijf is ingeschakeld, analyseert Perk AI alle PDF-documenten die naar de factuurmailbox worden verzonden en classificeert ze in een van de volgende categorieën:

• Factuur
• Creditnota
• Factuurherinnering
• Stelling
• Rooster
• Bestelformulier
• Ander

Nadat het document is geclassificeerd, verwerkt Perk het als een factuur (er wordt een nieuwe factuur in Perk aangemaakt) of als een ondersteunend document (het bestand wordt bij een bestaande factuur in Perk gevoegd).

Als de e-mail meerdere PDF-bijlagen bevat waarin Perk AI detecteert meer dan één factuur, Perk maakt een factuur voor elk factuurdocument PDF gedetecteerd en uploadt alle andere PDF-bijlagen die zijn geclassificeerd als ondersteunende documenten voor alle facturen die vanuit de e-mail zijn gemaakt.

Als Perk AI detecteert alleen ondersteunende documenten in de e-mail, maar geen factuurdocumenten, maakt Perk een factuur op basis van de e-mailtekst.

Wanneer de e-mail zowel XML- als PDF-bijlagen bevat, classificeert Perk AI de PDF-documenten als facturen of ondersteunende documenten.

Je kan bepalen hoe Perk de documentclassificaties verwerkt in de factuurinstellingen.

Documentclassificatie inschakelen

Om Perk in staat te stellen PDF-bestanden die via e-mail zijn ontvangen correct te identificeren en te verwerken, moet u documentclassificatie op bedrijfsniveau inschakelen door de optie Documentclassificatie tuimelschakelaar.

Nadat u Perk hebt ingeschakeld, kunt u bepalen hoe Perk elke categorie verwerkt:

U kunt het bijlagetype als volgt classificeren:

• Factuur: maakt een nieuwe factuurrecord in Perk.
• Ondersteunend document: voegt het bestand toe aan een bestaande factuurrecord (d.w.z. gemaakt op basis van een andere e-mailbijlage).

Documenten die als creditnota's zijn aangemerkt

Als Perk een factuur ontvangt die door AI als creditnota wordt herkend en de documentclassificatie zo is geconfigureerd dat e-mailbijlagen met creditnota's in Perk als facturen worden geclassificeerd (d.w.z. een nieuw factuurrecord aanmaken dat als zodanig is gemarkeerd) creditnota), voert Perk verschillende controles en acties uit op de resulterende creditnota.

Als de uitgehaalde creditnota een negatief totaalbedrag bevat, wordt er geen actie ondernomen. Alle documentgegevens blijven ongewijzigd.

Als de uitgehaalde creditnota een positief totaalbedrag bevat, keert Perk het teken van het totaalbedrag om en keert het teken van elk afzonderlijk bedrag om:

Met andere woorden:

• Nettobedrag, belastingbedrag en brutobedrag die positieve waarden zijn, worden negatief.
• Het nettobedrag, het belastingbedrag en het brutobedrag die negatief zijn, worden positief.
• Regels met een bedrag van nul blijven ongewijzigd.

Tekenomkering is van toepassing ongeacht de valuta van het document. Bedragen worden niet herberekend of aangepast. Alleen de tekens van de bestaande waarden worden omgekeerd.