Als financieel controleur moet u mogelijk drie taken uitvoeren om kaarttransacties te beheren:
- Automatische matching bekijken
- Voer handmatige matching uit , indien nodig
- Wis transacties die ten onrechte zijn gekoppeld , indien nodig
Automatische matching bekijken
Om ervoor te zorgen dat alle kaarttransacties correct worden verwerkt in uw Perk-tool, moet u ervoor zorgen dat alle transacties ten eerste worden gematcht en ten tweede correct worden gematcht. Zodra de uitgaven zijn gecontroleerd, kunt u beginnen met het controleren van de matching, wat automatisch door het systeem wordt gedaan.
Ga hiervoor naar Financiën > Overzicht > Kaarttransacties , tabblad Kaarttransacties , waar u zowel gekoppelde als niet-gekoppelde transacties ziet. Om specifieke onkostennota's te bekijken die aan transacties zijn gekoppeld, selecteert u de transactie en vervolgens de uitgave in het nieuw geopende venster. Controleer of de juiste transactie en onkostennota zijn gekoppeld.
Als u de bedrijfskaartuitgaven wilt bekijken die nog niet aan een transactie zijn gekoppeld, gaat u naar het tabblad Kaartuitgaven en filtert u op Niet gekoppeld in het filter Status gekoppeld .
Let op: Om een uitgave in Perk als bedrijfskaartuitgave te classificeren, moet de onkostennota worden ingediend met de betaalmethode Bedrijfskaart . Anders zijn ze niet zichtbaar. Een financieel controleur kan de betaalmethode in een onkostennota corrigeren, zodat de automatische matching kan worden uitgevoerd.
Handmatige matching uitvoeren
Normaal gesproken worden kaarttransacties automatisch gekoppeld aan onkostennota's. Er zijn echter gevallen waarin de automatische koppeling mislukt. In die gevallen moeten de transactie en de onkosten handmatig worden gekoppeld.
Voor alle transacties binnen Financiën >Controleren>Kaarttransacties , tabblad Kaarttransacties met de status Niet overeenkomend , is een van de twee volgende gevallen opgetreden:
- De bijbehorende onkostennota is nog niet ingediend door de indiener of de transactie is nog niet geïmporteerd, waardoor de automatische matching nog niet heeft plaatsgevonden.
- De betreffende onkostennota is ingediend door de indiener; de automatische matching is echter mislukt . In dit geval moet de matching handmatig worden uitgevoerd, door de betreffende indiener of door u als financieel controleur.
Tip: U kunt transacties handmatig koppelen aan de Expense Matcher op het tabblad Financiën > Overzicht > Kaarttransacties , Transacties .
Als de status van de bijbehorende uitgave na het vergelijken wordt weergegeven als Niet gecontroleerd , controleer dan het bijbehorende onkostenrapport in Financiën > Controle > Onkosten en facturen zodat u de transactie kunt exporteren en boeken.
Opmerking: Als een onkostennota wordt weergegeven als Niet gecontroleerd maar niet verschijnt in Financiën > Controle > Uitgaven en facturen , moet de goedkeurder de onkosten eerst goedkeuren voordat deze in Controle verschijnt.
Als een uitgave niet is gekoppeld aan het tabblad Financiën > Controle > Kaarttransacties, Kaartuitgaven , maar er geen transactie is om deze aan te koppelen, moet u wachten tot de transactie is geïmporteerd om deze te kunnen koppelen.
Foutief gekoppelde transacties wissen
Als een transactie ten onrechte aan een uitgave is gekoppeld, kunt u de koppeling wissen en handmatig de juiste uitgavennota aan de transactie toewijzen. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Ga naar Financiën > Controle > Kaarttransacties , tabblad Kaarttransacties .
- Klik op de transactie.
- Selecteer Wedstrijd wissen .
De transactie komt niet overeen met de onkostennota. U kunt de transactie handmatig koppelen aan de juiste onkostennota.