Reiskosten instellen in Perk

Alleen accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Om reiskosten in Perk in te stellen, moet u: de functie inschakelen in Instellingen > Account > Bedrijven instellingen.

Nadat u de functie hebt ingeschakeld, moet u bepalen hoe kosten (bijv. kilometervergoedingen, dagvergoedingen) worden verwerkt als onderdeel van een reis.

Reizen inschakelen

Om mensen in staat te stellen meerdere uitgaven in één reis te combineren:

  1. Ga naar Instellingen > Account > Bedrijven.
  2. Selecteer een bedrijf en klik Bekijk uitgaveninstellingen.
  3. Scroll naar beneden naar de Reizen inschakelen sectie.
  4. Draai de Reizen inschakelen optie omschakelen.

Algemene instellingen

Wanneer u de ritfunctie inschakelt, kunt u specifiek gedrag bepalen voor hoe mensen ritten aanmaken, bijvoorbeeld of ze ten minste één bon moeten bevatten of geen bonkosten (behalve kilometervergoeding of dagvergoeding). U kunt ook de status bepalen van automatisch gegenereerde kosten, zoals kilometervergoeding of dagvergoeding. U kunt het gebruik van kostenobjecten in ritten wijzigen.

Optie Beschrijving Locatie met uitgaveninstellingen
Alleen uitgaven (met en zonder bon) mogen worden ingediend als onderdeel van een reis Mensen kunnen alleen een bon inleveren en geen bonuitgaven als onderdeel van een reisAnders worden deze uitgaven afgewezen. Reizen inschakelen
Status van automatisch gegenereerde uitgaven instellen op concept Als deze optie is ingeschakeld, krijgen automatisch gegenereerde onkosten (zoals kilometervergoedingen en dagvergoedingen) in een reis de status Concept. Deze moeten door de persoon worden bevestigd voordat ze ter goedkeuring worden verzonden. Reizen inschakelen
Kopiëren van reizen inschakelen Maakt het voor indieners mogelijk om: kopieer een reis om deze als sjabloon te gebruiken. Reizen inschakelen
Automatische invulling van reisnaam uitschakelen Standaard wordt de reisnaam gegenereerd op basis van de start- en eindlocatie. U kunt deze automatische invulling uitschakelen, zodat mensen altijd een nieuwe naam voor de reis moeten invoeren. Reizen inschakelen
Selectie van kostenobjecten uitschakelen (Reizen) en kostenobjecten negeren (Uitgaven) Sta niet toe dat mensen zelf kosten/reizen aan kostenobjecten toewijzen, maar kostenobjecten zijn nog steeds verplicht. Indien ingeschakeld, worden kosten toegewezen aan het kostenobject waaraan indieners zijn toegewezen in de HR / Gebruikersbeheer tabblad Definitie van onkostennota
Kostenobjecten uitschakelen (ritten) Als deze optie is ingeschakeld, hoeven indieners geen kostenobject te selecteren bij ritten. Definitie van onkostennota

Exportreizen

Financiële reviewers kunnen exportkosten wereldwijd per reisNadat een reis is beoordeeld, zijn de uitgaven binnen de reis beschikbaar als:

  • individuele uitgaven in Uitgaven
  • gegroepeerde uitgaven in Reizen

Wanneer u uitgaven per reis exporteert, worden alle uitgaven die deel uitmaken van de reis gecombineerd in één exporttaak.

Reizen worden weergegeven voor export als er minstens één uitgave is Klaar voor export en alle andere kosten zijn ofwel Klaar voor export of GeëxporteerdAlle afgewezen uitgaven worden genegeerd. De reis krijgt de laagste status in de workflow voor alle uitgaven binnen een reis.

Als een reis bijvoorbeeld vijf uitgaven omvat, waarvan er vier Klaar om te exporteren en één is In recensie, dan wordt de algehele reisstatus weergegeven als Ter beoordeling. Dit betekent ook dat medewerkers van Financiën niet de hele reis kunnen exporteren. Alleen de individuele uitgaven kunnen worden geëxporteerd via het tabblad Uitgaven.

Opmerking: Hoewel alle kosten binnen een reis in dezelfde exporttaak worden opgenomen, vindt de data-export zelf plaats op kostenniveau. Daarom is elke exportlogica die voor kosten is bepaald, van toepassing, zoals het splitsen van dagvergoedingen voor export naar een salarisadministratiesysteem.

U kunt ervoor kiezen om een PDF-rapport te maken van alle geëxporteerde reizen en de mapnaam te bepalen.

Optie Beschrijving Locatie
Reisrapporten inschakelen Indien geselecteerd, kunnen medewerkers van Financiën na export een rapport downloaden van alle uitgaven binnen een reis. Het bestand wordt weergegeven in de Financiën > Exporteren logboek tabblad, in de Gegenereerde bestanden kolom. Klik op het downloadpictogram en selecteer de ZIP-map met het reisverslag. Reizen inschakelen
ZIP-mapnaam voor het exporteren van reiskosten Als Reisrapporten inschakelen Als dit is geselecteerd, stelt u een standaardbestandsnaam in voor de map met reisverslagen. Anders krijgt deze automatisch de naam Samenvatting van de kosten per reis. Je kunt gebruiken tijdelijke aanduidingen. Reizen inschakelen

Plaatsaanduidingen voor mapnamen

U kunt deze tijdelijke aanduidingen gebruiken om specifieke gegevens in de naam van de map met reisverslagen op te nemen:

Plaatsaanduiding Betekenis
##{{legalEntityName}} Mapnaam bevat de naam van de rechtspersoon
##{{exportId}} Mapnaam bevat export-ID
##{{YYYYMMDD_HHMMSS}} Mapnaam bevat datum in deze indeling
##{{date}} Mapnaam bevat datum in het formaat JJJJ-MM-DD
##{{timestamp}} Mapnaam bevat tijdstempel
vrije tekst De mapnaam wordt benoemd met de tekst 'vrije tekst' (geen speciale tekens)

 

Reisspecifieke meldingen

In Nalevingkunt u specifieke meldingen voor reizen instellen die voorkomen dat mensen een reis indienen die niet voldoet aan het beleid van het bedrijf.

Optie Beschrijving Locatie
Sta geen reizen met overlappende data toe Als u deze optie aanvinkt, voorkomt u dat mensen reizen aanmaken waarvan de start- of einddatum samenvalt met een eerder aangemaakte reis. Naleving

Grensovergangen

Wanneer u grensoverschrijdingen inschakelt, vereist de reisinterface dat de persoon het tijdstip van grensoverschrijding invoert. In bepaalde landen, zoals Oostenrijk, is deze informatie cruciaal voor de berekening van de juiste dagvergoeding voor elke dag van de reis. Dit komt doordat het te betalen bedrag afhankelijk is van het aantal uren dat de werknemer in elk land heeft doorgebracht, waardoor deze informatie relevant en noodzakelijk is.

Optie Beschrijving Locatie
Grensovergangen mogelijk maken Selecteer deze optie om gedetailleerde reisroutes in te schakelen. Reizen inschakelen
Grensovergangstype Kies standaardinstellingen of een gedetailleerde routebeschrijving. Reizen inschakelen

Dagvergoedingen

Als je wilt opnemen dagvergoeding als onderdeel van een reis, moet u ze inschakelen zodat ze als onderdeel van een reis verschijnen. Dagvergoedingen moeten worden ingeschakeld in de Definitie van onkostennotaAnders worden deze instellingen genegeerd.

  1. Ga naar Instellingen > Account > Bedrijven.
  2. Selecteer een bedrijf en klik Bekijk uitgaveninstellingen.
  3. Scroll naar beneden naar Definitie van onkostennota.
  4. Selecteer de Reis selectievakjes onder Dagvergoedingen inschakelen.

Kilometerstandinstellingen (locatie)

Als je wilt opnemen kilometerkosten als onderdeel van een reis, moet u ze inschakelen zodat ze als onderdeel van een reis worden weergegeven.

Kilometervergoedingen moeten ingeschakeld worden in Definitie van onkostennota. Bovendien moet u de startlocatie voor tochten.

Optie Beschrijving Locatie
Plaats zoektype

Geef aan welke gegevens nodig zijn om de startlocatie en bestemming van een onkostendeclaratie voor een zakenreis aan te geven. U kunt kiezen uit:

  • adressen (bijv. Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zürich)
  • vestiging (bijv. luchthaven Zürich (ZRH))
  • regio's (bijv. Westminster, Londen)
  • steden (bijv. Zürich, Amsterdam, enz.)
  • geocoderen (bijv. breedtegraad- en lengtegraadcoördinaten)
  • alle (bijv. alle zoektypen)

Let op: Google biedt mensen de mogelijkheid om een point of interest (een pin met een naam op een specifieke locatie in Google Maps) in te dienen. Points of interest worden niet beschouwd als geldige adressen en worden daarom niet ondersteund door Perk.

 Trips inschakelen > Locatie-instellingen
Opgeslagen adressen voor ritten en kilometers

Bepaalt de standaardvertrek- en aankomstadressen die worden voorgesteld wanneer de indiener een reis maakt.

  • Kantooradres (standaard): neemt het adres dat is ingesteld in de Bedrijfsinstellingen.
  • Huisadres (van profiel): neemt het adres dat in het profiel van de persoon is ingevoerd.
  • Huisadres (alleen lezen): neemt het huisadres van de persoon over, maar staat niet toe dat hij/zij het startadres verandert
 Trips inschakelen > Locatie-instellingen
Handhaaf een nauwkeurig adres Als deze optie is ingeschakeld, moeten mensen een volledig adres invoeren bij het maken van een reis. Trips inschakelen > Locatie-instellingen
Minimale afgelegde afstand om kilometervergoedingen toe te passen Ga naar de minimaal vereiste afgelegde afstand om in aanmerking te komen voor kilometervergoeding. Trips inschakelen > Locatie-instellingen
Melden als de afstandsdrempel van Google Maps is overschreden Als de kilometerkosten automatisch worden berekend tijdens ritten, stuurt Perk een melding wanneer een persoon overschrijdt een vooraf ingestelde afstandslimiet. Naleving
Google Maps afstandsdrempel Als u de Google-afstandsdrempel Voor kilometervergoedingen heeft u de mogelijkheid om een specifieke afstandslimiet in te stellen. Naleving

 

Was dit artikel nuttig?