Het verwerken van een factuur in Perk bestaat uit drie stappen:
- Upload de factuur naar Perk.
- De factuur bekijken, de vereiste informatie zoals kostenplaatsen, categorieën, enz. valideren of bewerken.
- Definieer de factuur door deze ter goedkeuring in te dienen en vervolgens te controleren, of door de factuur af te wijzen.
- Exporteer de factuur zodra deze is goedgekeurd en gecontroleerd voor de boekhouding.
Opmerking:U kunt alleen facturen bewerken met de status Nieuw, Concept of Moet worden herzien. Als de status van de factuur In goedkeuring, In beoordeling of Klaar voor export is, moet u Raadpleeg eerst de factuur.
Facturen bekijken vanuit het perspectief van de indiener of de factuurverwerker.
Afhankelijk van uw rol kunt u facturen bekijken of bewerken.
| Facturen weergegeven in de overzichtstabel | ||
|---|---|---|
| Werknemer (indiener) | Alleen toegewezen facturen |
|
| Factuurverwerker | Alle facturen |
|
Factuuroverzicht (indiener)
Factuuroverzicht (factuurverwerker)
Een factuur bewerken
In de detailweergave van de factuur ziet u links een voorbeeld van het factuurdocument en links de Een overzicht van de factuurkop die de door Perk AI geëxtraheerde gegevens bevat. U kunt de De actiebalk bovenaan het scherm toont de opties om de factuur op te slaan, af te wijzen of in te dienen, evenals andere mogelijkheden.
Hieronder kunt u de regelitems die door Perk uit de factuur zijn gehaald. Daarnaast zijn er nog vier andere tabbladen: Geschiedenis, Goedkeurder, Documenten, en Gerelateerde facturen.
1. Factuurvoorbeeld, 2. Overzicht factuurkop, 3. Factuurregels, 4. Paneelgreep
Tip:U kunt de grootte van de tabel met factuurregels aanpassen door de paneelgreep (4) onderaan het scherm te verslepen.
Waarschuwing: Wijzigingen in de factuur worden niet automatisch opgeslagen. U moet op 'Opslaan' drukken om de wijzigingen te bewaren. Anders gaan alle wijzigingen die u aanbrengt verloren.
Overzicht van factuurkopteksten
Dit gedeelte geeft een overzicht van de basisgegevens van de factuur. In de mobiele app vindt u dit gedeelte in het tabblad Details. De factuurkop bevat de status van de factuur, de herkomst van de factuur en het bedrijf dat aan de factuur is gekoppeld.
De herkomst geeft aan of de factuur afkomstig was van handmatig geüpload door een gebruiker, of geüpload via e-mail, inclusief het e-mailadres van de gebruiker die de e-mail heeft verzonden.
Afhankelijk van uw configuratie kan de factuurkop andere velden bevatten, zoals aangepaste velden voor uw bedrijf. Voor elke factuur kunt u de volgende gegevens bewerken:
Factuurkopvelden
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Belastingnummer | Het nummer dat op de factuur staat vermeld, dient als unieke identificatiecode. |
| Leverancier |
De leverancier van wie de factuur afkomstig is. Dit veld wordt doorgaans automatisch ingevuld door Perk op basis van de leveranciersstamgegevens die in Perk zijn vastgelegd. Als Perk geen overeenkomst kan vinden, is het veld leeg. U moet de juiste leverancier selecteren in het keuzemenu of de leverancier toevoegen aan uw leveranciersstamgegevens. |
| Bestelnummer |
Het nummer van de bijbehorende inkooporder. Als er geen nummer is gevonden, is er geen inkooporder in Perk gevonden. Dit veld is alleen zichtbaar als de module voor inkooporders is geactiveerd voor uw rechtspersoon. Anders wordt het niet weergegeven. |
| Totaalbedrag / Brutobedrag | Het bedrag en de valuta van het totaalbedrag zoals vermeld op de factuur. De valuta is verplicht en moet een geldige ISO 4271-code van drie letters zijn. |
| Factuurdatum | De datum waarop de factuur is aangemaakt. |
| Vervaldatum factuur (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | De datum waarop de betaling van de factuur verschuldigd is. |
| Publicatiedatum (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | De datum waarop de factuur in het ERP-systeem wordt geboekt. |
| Factuurdatum (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | De datum of periode waarop de op de factuur vermelde dienst heeft plaatsgevonden. |
| Betaalrekening | Het rekeningnummer van de leverancier waarnaar de betaling moet worden overgemaakt. Dit veld wordt doorgaans automatisch ingevuld door Perk op basis van de factuurgegevens die door onze AI-algoritmes worden verzameld. Als Perk geen overeenkomst kan vinden tussen het betaalrekeningnummer op de factuur en het betaalrekeningnummer uit de leveranciersstamgegevens, geeft Perk een waarschuwing met de tekst 'Rekening komt niet overeen' om fraude te voorkomen. Dit veld is leeg als er geen bankgegevens voor de leverancier zijn opgegeven of als er geen informatie op de factuur is gevonden. |
| Referentienummer | Het referentienummer dat bij de betaalgegevens staat vermeld. Dit geldt meestal voor facturen met een Zwitserse QR-code. |
| Betaaldatum (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | De datum waarop de factuur betaald zal worden. |
| Betalingstermijn |
Indien er specifieke betalingsvoorwaarden (bijv. kortingen) voor deze leverancier zijn ingesteld, kunt u deze handmatig selecteren in deze keuzelijst.
Perk berekent vervolgens automatisch de vervaldatum van de factuur en de betalingsdatum (voorwaardevelden zijn leeg). Alle berekeningen worden gemaakt op basis van de datum die op de factuur staat vermeld. |
| Inzender |
Standaard wordt in dit veld de persoon weergegeven die de factuur heeft geïmporteerd. U kunt de inzender echter aanpassen door meerdere gebruikers te selecteren. Nadat u de factuur hebt opgeslagen of ingediend, verschijnt er een nieuw venster waarin u kunt aangeven of u de nieuw geselecteerde indieners per e-mail op de hoogte wilt stellen van de factuur die aan hen is toegewezen. |
| Opmerking/Commentaar | Voeg een opmerking toe die relevant kan zijn voor de financiële verwerking van de factuur of die u wilt opnemen bij het exporteren van de factuur. Deze opmerkingen verschijnen in het tabblad Geschiedenis. Afhankelijk van uw integratie kunnen deze opmerkingen naar uw financiële systeem worden verzonden wanneer de factuur wordt geëxporteerd. |
| Voordeel-ID |
De unieke identificatiecode van het factuurrapport dat door Perk is gegenereerd. Gebruik deze ID om het factuurrapport in Perk te volgen. Dit is niet hetzelfde nummer als het factuurnummer dat door de leverancier is opgegeven. |
Factuurregelitems
In dit gedeelte vindt u alle regelitems die uit de factuur zijn gehaald, met gedetailleerde informatie voor elk ervan.
Opmerking:De logica waarmee regelitems worden geëxtraheerd en standaardkostenobjecten en categorieën worden toegewezen, is afhankelijk van de leveranciersinstellingen in Facturen > Factuurverwerker > Leveranciers.
Regelitemspaneel
Voor elk regelitem kunt u de volgende gegevens in het factuurrapport bewerken:
Factuurregelgegevens
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Nee. | De positie van de regel op de factuur. |
| Beschrijving | Omschrijving van het artikel zoals vermeld op de factuur. |
| Inkooporderregelitem (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | Selecteer het regelitem op de inkooporder waaraan het factuurregelitem moet worden gekoppeld, indien dit niet door Perk is gegenereerd. |
| Overeenkomststatus (alleen zichtbaar indien geactiveerd) | De status die aangeeft of het factuurregelitem is gekoppeld aan een overeenkomend inkooporderregelitem. |
| Categorie | Selecteer de (juiste) categorie, indien deze niet automatisch door Perk wordt gegenereerd, waaronder de boekingsregel moet worden geplaatst. |
| Kostenobject | Selecteer het (juiste) kostenobject, indien dit niet door Perk is gegenereerd, waarop de regel moet worden geboekt. |
| Hoeveelheid | Het aantal exemplaren van hetzelfde artikel op de factuur. |
| Prijs | De totale prijs van het artikel. |
| Belasting % | Het belastingtarief dat op de factuurregel wordt vermeld. |
| Netto | Het nettobedrag van de post. |
| Goor | Het brutobedrag van de regel, weergegeven in de valuta die wordt getoond in het factuuroverzicht. |
Afhankelijk van de gegevens die uit de factuur worden gehaald, kan Perk de bedragen van de factuurregels automatisch berekenen op basis van het geselecteerde belastingtarief. Zie Het berekenen van de bedragen per factuurregel.
U kunt extra regelitems toevoegen (+ Regelitem toevoegen) die mogelijk nog ontbreken op de factuur.
Opmerking: Als de module voor inkooporders niet actief is, kunt u factuurregels niet koppelen aan inkooporderregels. U ziet dan de kolommen Inkooporderregel en Koppelingsstatus niet.
Tabblad Geschiedenis
Je kunt de factuurgeschiedenis en alle activiteiten bekijken, inclusief de naam van de persoon die een activiteit heeft uitgevoerd en het tijdstempel waarop deze activiteit plaatsvond.
U kunt bijvoorbeeld de naam zien van de persoon die de factuur heeft geüpload, of de indieners van de factuur zijn gewijzigd (inclusief de namen van de nieuwe indieners), eventuele opmerkingen die door een specifieke persoon in het veld Opmerkingen zijn ingevoerd, en wanneer de manager de factuur heeft goedgekeurd. Afhankelijk van uw financiële integratie kunnen eventuele opmerkingen die hier zijn opgenomen, naar uw financiële systeem worden verzonden wanneer de factuur wordt geëxporteerd.
Tabblad Goedkeurder
Hier kunt u het goedkeuringsproces van deze factuur bekijken, inclusief alle betrokken goedkeurders. Op dit tabblad ziet u wie de factuur vervolgens goedkeurt, nadat u alle benodigde gegevens hebt ingevoerd.
De goedkeuringsprocedure wordt vastgelegd tijdens de implementatie van Perk in het financiële systeem van uw bedrijf.
tabblad Documenten
Hier kunt u aanvullende bewijsstukken uploaden voor het factuurrapport. Als u de factuur via e-mail hebt geüpload, vindt u de e-mailinhoud, afhankelijk van uw bedrijfsinstellingen, mogelijk als een apart document in dit tabblad.
Met Perk kun je de volgende bestandstypen uploaden:
- JPEG
- PNG
- DOC, DOCX
- CSV
- XLS, XLSX
U kunt maximaal drie documenten per factuur uploaden, met een maximale bestandsgrootte van 5 MB. Om de upload te bevestigen, moet u de factuur opslaan. Anders gaan alle geüploade documenten verloren.
Opmerking: U kunt alleen ondersteunende documentatie uploaden naar facturen met de status Nieuw, Concept of In beoordeling. U kunt geen extra bestanden bijvoegen als de factuur de status In goedkeuring heeft (tenzij dit is geconfigureerd om (goedkeurders toestaan ondersteunende documenten toe te voegen), Klaar om te exporteren of Geëxporteerd.
Tabblad met gerelateerde facturen
Hier vindt u andere gerelateerde facturen van dezelfde leverancier die in Perk zijn vastgelegd. Dit betekent dat als er in het verleden facturen van dezelfde leverancier zijn verwerkt, u deze hier terugvindt.
Opmerking: Alleen factuurverwerkers en financiële controleurs kunnen het tabblad Gerelateerde facturen zien.
Actie-werkbalk
In de rechterbovenhoek van de webapplicatie kunt u verschillende acties uitvoeren op de factuur:
- Schakelen tussen facturen: Klik op Vorige en Volgende om tussen toegewezen facturen te navigeren.
- Factuur openen in nieuw tabblad: Om het factuurdocument in een nieuw tabblad van uw webbrowser te openen, klikt u op de dubbele pijl.
- Factuur doorsturen: Klik op de pijl naar rechts om De factuur wordt doorgestuurd naar een nieuwe gebruiker. Er wordt een venster geopend waarin u een nieuwe inzender kunt selecteren om de factuur te controleren en in te dienen. U kunt een opmerking toevoegen om uw reden voor het doorsturen van de factuur toe te lichten.
- Factuur splitsen: Als u meerdere facturen wilt maken van één factuur, heeft u de mogelijkheid om Splits de PDF-pagina's door op het schaaricoon te klikken. Deze actie verwijdert de factuur niet, maar maakt een nieuwe factuur aan op basis van de bestaande. U moet de originele factuur daarna verwijderen.
- Factuur verwijderen: Naar Om de factuur die je momenteel open hebt te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram. Het document wordt permanent verwijderd uit Perk.
- Factuurberichten: Voeg eventuele interne opmerkingen toe aan de factuur. Deze opmerkingen gaan verloren wanneer de factuur wordt geëxporteerd.
-
Opslaan: Met deze knop met meerdere acties kunt u kiezen hoe Perk zich gedraagt bij het opslaan van de factuur. U kunt kiezen uit:
- Opslaan: Slaat de factuur op, maar houdt deze open.
- Opslaan en verdergaan met de volgende: Slaat de huidige factuur op en gaat verder met de volgende factuur in de wachtrij.
- Opslaan en sluiten: Slaat de huidige factuur op en keert terug naar het factuurdashboard.
Je kunt op een van de opties klikken om de betreffende actie uit te voeren. Om de gewenste instelling te behouden, klik je op het sterpictogram naast de optie.
Opmerking: Wanneer u details van de factuur (koptekst of regelitems) bijwerkt en op Opslaan klikt, wordt de actie geregistreerd in de factuur. Geschiedenis tab.
Met de knop Acties (drie puntjes) krijgt u toegang tot de optie om handmatig Een creditnota aanmaken voor een terugbetaling (alleen beschikbaar in de webapp).
Bewerk meerdere regelitems tegelijk in de webapp.
In de webapplicatie kunt u de regelitems批量 bewerken door het selectievakje links van elk regelitem aan te vinken. Zodra u het selectievakje naast ten minste twee regelitems hebt aangevinkt, ziet u verschillende acties:
- Bewerken: hiermee kunt u de geselecteerde regelitems in één keer bewerken, bijvoorbeeld door dezelfde waarden voor alle geselecteerde regelitems in te stellen. U kunt bijvoorbeeld dezelfde categorie of kostenobject definiëren voor alle geselecteerde regelitems. Nadat u alle toepasselijke waarden hebt ingesteld, klikt u op Opslaan. Uw wijzigingen zijn dan zichtbaar in het overzicht van de regelitems in het factuurrapport.
- Verwijderen: verwijder alle geselecteerde regelitems.
- Regelitems samenvoegen: voeg alle geselecteerde regelitems samen tot één regelitem. Als u regelitems samenvoegt, kunt u niet terugkeren naar de weergave met complexe regelitems, tenzij u de factuur opnieuw uploadt.
De factuur afronden
Nadat u de benodigde velden in het factuurrapport hebt gecontroleerd en aangepast, hebt u drie opties om verder te gaan. U vindt deze opties in de rechterbovenhoek van het factuurrapport in de webapplicatie.
- Opslaan: Klik op Opslaan als u het factuurrapport wilt opslaan en later wilt voltooien.
- Afwijzen: Klik op Afwijzen als u dat wilt De factuur afwijzen om een van de volgende redenen: Dubbel, Afgewezen, Fraude, Onjuiste gegevens, Onvolledige gegevens, Anders. Voeg een opmerking toe bij uw reden. (alleen beschikbaar in de webapp)
- Verzenden: Klik op Verzenden als u klaar bent om uw factuurrapport in te dienen.