Wanneer u een betaling doet met uw bedrijfskaart, wordt er een transactie aangemaakt en automatisch geïmporteerd in uw Perk-account. U moet de transactie koppelen aan de bijbehorende uitgave.

Om kaarttransacties af te stemmen op uw uitgaven:

1. Een uitgave toevoegen die met de bedrijfskaart is betaald
2. Controleer of de overeenkomst klopt
3. Handmatige matching uitvoeren (optioneel)

Een extra uitgave toevoegen

Nadat je een betaling hebt gedaan met je bedrijfskaart, upload je je bon . Klik op de automatisch gegenereerde uitgave en controleer alle gegevens. Zorg ervoor dat je in het veld Betaalmethode de optie Bedrijfskaart selecteert.

Er verschijnt een nieuw veld waarin u de bedrijfskaart moet selecteren die u voor de betaling hebt gebruikt. Zodra u klaar bent met het bewerken van uw onkosten, klikt u op Verzenden .

Let op: Heeft u geen bon? Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf kunt u mogelijk een onkostennota zonder bon indienen door op het Kladblok -pictogram in Mijn taken te klikken.

Transacties bekijken

Wanneer u uw kaartuitgavenrapport indient, wordt de bijbehorende kaarttransactie geïmporteerd in uw Perk-account. U kunt uw transacties bekijken in:

• Uitgaven > Zakelijke kaarten
• Uitgaven> Mijn taken , op het tabblad Kaarttransacties

Let op: Afhankelijk van het type verbinding tussen uw kaartaanbieder en Perk kan het even duren voordat kaarttransacties zichtbaar zijn.

Automatisch matchen in Perk

Nadat u uw creditcarduitgavenrapport hebt ingediend, vergelijkt Perk automatisch geïmporteerde transacties met uitgaven.

Perk koppelt transacties, ongeacht wanneer de transactie is geïmporteerd. Dit betekent dat u uw onkostendeclaratie op elk moment kunt indienen, ongeacht of de bijbehorende transactie al zichtbaar is in Perk. Zodra de transactie in Perk verschijnt, koppelt Perk deze automatisch aan de bijbehorende onkostendeclaraties.

Let op: Alleen ingediende kaartuitgavenrapporten kunnen worden gekoppeld aan een kaarttransactie.

Op dit moment hoeft u geen verdere actie te ondernemen.

Matching controleren

Om te controleren of een transactie succesvol is gekoppeld aan een onkostennota van een kaart, zijn er drie opties:

• Uitgaven > Zakelijke kaarten
• Uitgaven > Mijn taken > Kaarttransacties tabblad
• Uitgaven > Uitgaven > Enkele uitgaven : In de kolom Overeenkomststatus kunt u zien of de koppeling succesvol is geweest.

De overeenkomende statussen van de uitgave kunnen zijn:

• Overeenkomend: De uitgave is vergeleken met de overeenkomstige transactie.
• Niet overeenkomend: De uitgave mist de bijbehorende kaarttransactie of omgekeerd.
• Privé : Er werd geen bedrijfskaart gebruikt als betaalmethode.

Als een transactie de status Gematched heeft (d.w.z. dat deze al is gematcht met een kaartuitgave), is de status van de bijbehorende kaartuitgave ook zichtbaar. Zo kunt u de status van de kaartuitgave in het goedkeuringsproces volgen. Als dit het geval is, hoeft u op dit moment geen verdere actie te ondernemen.

Voor alle transacties met de status Niet overeenkomend is een van de twee volgende gevallen opgetreden:

• U heeft de bijbehorende onkostennota nog niet ingediend, waardoor er nog geen automatische matching heeft plaatsgevonden.
• U hebt de bijbehorende onkostennota ingediend, maar de automatische koppeling is mislukt (bijvoorbeeld: de maximaal toegestane afwijking tussen het totaalbedrag van de transactie en de onkostennota is overschreden).

Als het automatisch koppelen mislukt, moet u de uitgave handmatig koppelen aan de kaarttransactie.

Handmatige matching uitvoeren (optioneel)

Over het algemeen worden kaarttransacties automatisch gekoppeld aan declaraties van kaartuitgaven. Er zijn echter gevallen waarin de automatische koppeling mislukt. In die gevallen moeten de transactie en declaratie handmatig worden gekoppeld.

Voor het handmatig matchen van transacties met uitgaven, zie Aan de slag met de Expense Matcher .