Een reisdeclaratie dient als een overzicht van alle gemaakte kosten, waaronder diverse soorten uitgaven tijdens een zakenreis (bijvoorbeeld accommodatie, vervoer, dagvergoedingen, kilometervergoeding). Dit biedt grote voordelen voor zowel de indieners als de managers.

Door alle gemaakte kosten tijdens een reis samen te voegen in één reisdeclaratie:

• Je houdt een duidelijk overzicht van al hun uitgaven voor hun reis.
• Managers kunnen in één oogopslag alle gemaakte onkosten tijdens een zakenreis controleren, wat de goedkeuringswerkzaamheden vermindert en tijd bespaart.

Let op: De opties voor het aanmaken van reisdeclaraties variëren afhankelijk van het land waar uw kantoor is gevestigd en de specifieke configuratie van uw bedrijf.

Bepaalde instellingen die hieronder worden beschreven, kunnen afwijken van of niet beschikbaar zijn in uw bedrijfsconfiguratie. Dit artikel beschrijft de meest voorkomende configuratie van ritten.

Om een nieuw reisdeclaratieformulier aan te maken:

1. Maak een reis aan.
2. Selecteer het reistype.
3. Voer het reisschema in.
4. Voer reisgegevens in en genereer dagvergoedingen (indien van toepassing).
5. Bekijk het reisverslag.
6. Pas de kilometervergoeding en/of dagvergoeding aan (indien nodig).
7. Voeg de kosten toe.
8. Rond het reisverslag af.

Als je bij je bedrijf recht hebt op dagvergoedingen en/of kilometervergoedingen, kan Perk automatisch kilometer- en dagvergoedingen aanmaken door actieve stops te selecteren (om het toepasselijke dagvergoedingstarief te bepalen), te kiezen voor het berekenen van de kilometervergoeding en/of het genereren van dagvergoedingen. Je kunt vervolgens U kunt automatisch gegenereerde kilometervergoedingen en dagvergoedingen van Perk bewerken. Sorteer de onkosten per groep, zodat alle dagvergoedingen of kilometervergoedingen bij elkaar worden weergegeven.

Standaard kiest Perk de kilometervergoeding en dagvergoeding die overeenkomen met de reisgegevens (locaties, data en tijdstippen die in de reis zijn ingevoerd).

Let op: Controleer altijd de dagvergoeding en kilometervergoeding voordat u uw declaratie indient.

Als je al een reis hebt aangemaakt, kun je Gebruik het als sjabloon om een nieuwe reis te maken.

Plan een reis

In Perk maak je een nieuwe reis aan in Uitgaven > Mijn taken door het tabblad Reiskosten te selecteren en op Een reis aanmaken in de rechterbovenhoek te klikken.

Ga in de Perk-app naar het tabblad Uitgaven en tik op het pictogram Reizen.

Selecteer een reistype

Perk deelt reizen in in drie categorieën:

• Retourreis
• Meerdere haltes
• Enkele reis

Je kunt het reistype op elk moment wijzigen. Vertrekdata, bestemming/tussenstop en retourinformatie blijven behouden, ook als je het reistype wijzigt. Als je bijvoorbeeld een retourreis hebt gekozen en je realiseert je later dat je een reis met meerdere tussenstops nodig hebt, kun je het reistype wijzigen zonder dat er gegevens verloren gaan.

Voer het reisplan in

Nadat je het reistype hebt geselecteerd, voer je de reisgegevens in. De reisroute bevat de volgende informatie: reisbestemmingen die u bezoekt tijdens uw zakenreis, evenals de tijd die je daar hebt doorgebracht.

Daarnaast kunt u voor dagvergoedingen bepalen of de locatie een actieve stop of niet. Een actieve stop wordt gedefinieerd als een locatie waar u een zakelijk doel vervult.

Als u uw eigen auto gebruikt en de kilometerkosten bij uw werkgever kunt declareren, kan Perk dat doen. De kilometerstand wordt automatisch berekend op basis van uw reislocaties.

Reisbestemmingen

Ongeacht of het vertrek-, aankomst-, tussenstop- of retouradres betreft, u dient de adressen in te voeren van de locaties waar u tijdens uw zakenreis naartoe reist en vandaan komt.

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunnen adressen als volgt worden ingevoerd:

• adressen (bijv. Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zürich)
• vestigingen (bijv. Luchthaven Zürich (ZRH))
• regio's (bijv. Westminster, Londen)
• steden (bijv. Zürich, Amsterdam, enz.)
• een van de bovenstaande

Let op: Google staat gebruikers toe een interessant punt in te dienen (d.w.z. een benoemde pin op een specifieke locatie in Google Maps). Interessante punten worden niet beschouwd als geldige adressen en worden daarom niet ondersteund door Perk.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een exact adres in te voeren in plaats van alleen een plaats of land, omdat Perk deze informatie gebruikt om het dagtarief te bepalen voor de toekenning van dagvergoedingen.

Tip:Als er een kantooradres aan Perk is toegevoegd, kan dit worden ingesteld als het standaardlocatie voor alle reizen.

Reistijden

U dient de tijden van aankomst en vertrek op/van elke locatie in te voeren.

Mogelijk moet u verschillende tijden opgeven, zoals de start- of eindtijd van de reis, de vertrektijd (lokale tijd), de tijd van grensovergang, de aankomsttijd (lokale tijd), enzovoort. Over het algemeen hebben alle reizen een startdatum/tijd en een einddatum/tijd nodig.

Als uw bedrijf dagvergoedingen vereist, worden tijden gebruikt om de reis in segmenten op te delen bij de berekening van de dagvergoeding. Als uw bedrijfsbeleid bijvoorbeeld vereist dat de tijd van grensovergang wordt gebruikt om de toepasselijke dagvergoedingen te bepalen, kan u worden gevraagd om de starttijd van de reis, de vertrek- en aankomsttijd voor elke locatie en de eindtijd van de reis in te voeren, evenals de tijd van grensovergang in het geval van een buitenlandse reis.

Let op:Aangezien de vereisten voor dagvergoedingen per land verschillen, kunt u contact opnemen met uw Perk-beheerder voor meer informatie over de tijden die u moet invoeren bij het aanmaken van reizen in uw bedrijf.

Alle tijden moeten worden opgegeven in de lokale tijdzone. U moet een tijd selecteren die na de in de vorige sectie ingevoerde tijd valt. De tijd van de bestemming moet bijvoorbeeld na de starttijd van de reis vallen.

Actieve stops (optioneel)

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf ziet u mogelijk een schakelaar voor actieve stops. Stops kunnen als actief of passerend worden beschouwd. Een actieve stop is een locatie waar u een zakelijk doel vervult.

Wanneer je een locatie selecteert als actieve tussenstop, gebruikt Perk deze locatie als basis voor de berekening van de toepasselijke dagvergoeding. Meestal wordt hiervoor de laatste actieve tussenstop van je reis gebruikt.

Stel, u reist tijdens een tweedaagse zakenreis door drie verschillende landen (Amsterdam, Nederland; Zürich, Zwitserland en Milaan, Italië). In het tweede land (Zürich, Zwitserland) heeft u een zakelijke bijeenkomst; dit is een actieve tussenstop, aangezien u in Zürich bent voor zakelijke doeleinden. Op dezelfde dag arriveert u om 23:00 uur in het derde land (Milaan, Italië), waar u direct gaat slapen. Dit is geen actieve tussenstop, aangezien u die dag niet in Milaan heeft gewerkt. Daarom wordt de dagvergoeding berekend op basis van het tarief voor Zürich.

Bereken de kilometervergoeding voor... (optioneel)

Afhankelijk van het volgende punt in uw reis kunt u deze schakelaar selecteren om Automatisch kilometervergoedingen genereren (als uw bedrijf kilometervergoedingen betaalt voor het gebruik van uw privévoertuig) voor de afstand tot het volgende punt op uw reis.

Voer reisgegevens in en genereer dagvergoedingen.

Zodra je het reisplan hebt ingevoerd, ga je verder naar de volgende pagina waar je de reisgegevens moet invullen.

In het gedeelte met reisdetails kan de weergegeven informatie variëren, afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf. Het veld Reisnaam wordt automatisch ingevuld op basis van de gegevens die u op de reispagina hebt ingevoerd, maar u kunt dit wijzigen.

Daarnaast kan de pagina met reisdetails de volgende velden bevatten:

• Kostenobject
• Dagvergoedingen automatisch berekenen
• gebruikers_aangepaste_velden

Kostenobject

Kostenobject dat gebruikt moet worden bij het aanmaken van onkosten voor de reis. Dit kostenobject wordt toegewezen aan alle kilometervergoedingen en dagvergoedingen die automatisch door Perk worden gegenereerd. Standaard is uw standaardkostenobject al geselecteerd.

Opmerking: Het is mogelijk dat u dit veld niet ziet, omdat uw bedrijf ervoor kan kiezen om geen kostenobjecten voor reizen weer te geven.

Dagvergoedingen automatisch berekenen

Als u dagvergoedingen ontvangt voor zakenreizen, kunt u ervoor kiezen om automatisch dagvergoedingen te genereren voor de locaties en tijden die u tijdens de reis hebt ingevoerd.

gebruikers_aangepaste_velden

Uw bedrijf heeft mogelijk extra velden ingesteld om gegevens te verzamelen waarmee bepaald kan worden waar en hoe onkosten worden geboekt in het financiële en boekhoudsysteem van uw bedrijf, of om het doel van de reis gedetailleerder te beschrijven. Neem voor meer informatie over het invullen van deze velden contact op met uw Perk-beheerder.

Bekijk het reisverslag

Nadat u alle verplichte velden hebt ingevuld, klikt u op Volgende om door te gaan naar de volgende stap, het reisoverzicht. Hier kunt u alle details van de reis bekijken. U kunt de reis controleren of wijzigen (door op het potloodpictogram te klikken). Wanneer u een onderdeel bewerkt, keert u terug naar het vorige onderdeel in het proces. Klik op de knop Reis aanmaken om de reis op te slaan en verder te gaan naar de volgende stap. reisoverzicht.

Dagvergoedingen en kilometervergoedingen aanpassen

In het reisoverzicht kunt u, indien van toepassing, de bijbehorende toeslagen of aftrekkingen voor de dagvergoedingen selecteren.

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunt u mogelijk dagvergoedingen bewerken. Om een dagvergoeding te bewerken, selecteert u de dagvergoeding voor een specifieke datum en past u het land van uitgave, de dagvergoeding, de wijziging van de dagvergoeding (toevoeging/aftrek) en de kostenobject(en) aan. U kunt indien nodig ook aanvullende opmerkingen en ondersteunende documenten toevoegen.

Als u de dagvergoeding direct wilt optellen of aftrekken, selecteert u het bijbehorende symbool naast de dagvergoeding. Elk symbool staat voor een specifiek concept voor optelling of aftrekking van de dagvergoeding. De beschikbare optellings- en aftrekconcepten zijn afhankelijk van het beleid van uw bedrijf en/of uw locatie.

Om een kilometervergoeding te bewerken, klikt u op de gewenste kilometervergoeding voor een specifieke datum van uw reis. Er verschijnt een nieuw venster waarin u uw kilometervergoeding kunt aanpassen, de afstand tussen twee tussenstops kunt berekenen en het kostenobject voor de betreffende kilometervergoeding kunt bewerken.

Opmerking:Perk gebruikt de Google Maps Directions API om De afstand wordt berekend door de meest efficiënte route te kiezen. Er kan een kleine afwijking zijn in de berekende afstand als gevolg van andere factoren, zoals het exacte of geschatte adres van de vertrek- en aankomstlocaties, verkeer op de route, complexiteit van de route, enz.

Voeg kosten toe aan het reisdeclaratieformulier

Door Extra kosten toevoegen te selecteren, kunt u extra kosten aan de reis toevoegen. Er zijn Er zijn andere manieren om kosten aan je reis toe te voegen, maar dit is de gemakkelijkste manier als je de kosten al klaar hebt staan wanneer je je reis aanmaakt.

Afhankelijk van het type kostenpost dat u wilt toevoegen (en afhankelijk van het beleid van uw bedrijf), kunt u een van de volgende opties selecteren:

• Upload een bonbestand (of een foto).
• Voeg een kilometervergoeding toe
• Voeg een dagvergoeding toe.
• Een onkostennota opstellen zonder bonnetje

U wilt bijvoorbeeld een bonnetje van uw taxirit toevoegen. U selecteert dan het paperclip-icoon en uploadt het juiste bonnetje. Het wordt automatisch aan uw rit toegevoegd.

Opmerking:Wanneer u een onkostenpost toevoegt aan een reis vanuit het reisoverzicht, is de status van de onkostenpost altijd Concept (controleer alstublieft) om ervoor te zorgen dat u alle details controleert voordat u de reis indient.

Als uw vluchtboekingen of hotelboekingen automatisch in Perk worden geïmporteerd, kunt u ze aan uw reis toevoegen via Mijn taken > Losse uitgaven. door uw zojuist aangemaakte reis in het reisveld te selecteren. Deze kosten verschijnen vervolgens als Kosten vóór de reis.

Rond het reisdeclaratieformulier af.

Nadat u uw reisdeclaratie op juistheid hebt gecontroleerd en alle afzonderlijke kosten, die mogelijk vóór, tijdens of na de reis zijn gemaakt, eraan hebt toegevoegd, selecteert u Verzenden om uw reis ter goedkeuring in te dienen.

Let op: Controleer en bewerk indien nodig alle informatie voor elke dag van de reis.

Een bestaande reis kopiëren

Als u dezelfde reis meerdere keren maakt, kunt u een bestaande reis als sjabloon gebruiken om een nieuwe reis op te stellen en te maken. Alle reisinformatie wordt van de oorspronkelijke reis gekopieerd.

Wanneer je een reis kopieert, kopieer je het reisschema, waarbij je alleen de begin- en einddatum aanpast. Zodra de reis is bevestigd, worden alle automatisch gegenereerde onkosten (zoals dagvergoedingen en kilometervergoedingen) automatisch meegeboekt. Losse onkosten worden niet meegekopieerd.

Let op: De reis die u kopieert, moet gekoppeld zijn aan hetzelfde bedrijf waar u momenteel werkt. Anders kunt u de reis niet kopiëren en moet u deze helemaal opnieuw aanmaken.

Om dit in de webapp te doen, klikt u op de knop Reis kopiëren in de kolom Acties in de tabel Reiskosten. Er verschijnt een pop-upvenster waarin u de naam en de startdatum/tijd van de nieuwe reis kunt aanpassen. Klik op Volgende om verder te gaan met het concept van uw nieuwe reis. In de mobiele app veegt u naar links en tikt u op het kopieerpictogram.

De waarden van alle velden, behalve de velden voor de startdatum en -tijd, worden overgenomen van de oorspronkelijke rit. Zo worden bijvoorbeeld alle tussenstops, kostenobjecten, het tijdsverschil tussen tussenstops en alle andere informatie uit de oorspronkelijke rit naar de nieuwe rit gekopieerd.

Opmerking: Als u de knop 'Reis kopiëren' niet ziet, betekent dit dat de reis nog niet is gekopieerd. ingesteld door uw accountbeheerder.
Zodra de optie is ingeschakeld, moet u deze activeren in de webapp: klik in de tabel Reiskosten op het kolomicoon (…) en selecteer het selectievakje Actie. Op mobiel is de optie direct beschikbaar zodra deze is ingeschakeld.