Onkosten- en factuurgemachtigden kunnen in Perk twee verschillende functies uitvoeren:
- Namens u indienen
- Goedkeuren namens u
U kunt, afhankelijk van uw behoeften, afzonderlijke personen aanwijzen om deze taken namens u uit te voeren. Een CEO kan bijvoorbeeld een directiesecretaresse aanwijzen om namens hem declaraties in te dienen, maar wil dat alleen de CFO declaraties namens hem goedkeurt wanneer hij afwezig is.
Dien namens u in
Als gedelegeerde kunt u namens anderen onkostennota's, reizen en facturen maken, indienen en opvragen Ook kunt u de transactiekoppeling controleren en indien nodig handmatig transacties aan onkosten koppelen.
De delegeerfunctie werkt op indienerniveau en zorgt ervoor dat andere mensen hun indienersverantwoordelijkheden met u kunnen delen.
U kunt dan nieuwe uitgaven voor hen aanmaken, de uitgaven bekijken die ze hebben geüpload maar nog niet ingediend (conceptstatus) en ingediende uitgaven bekijken (de statussen 'goedgekeurd', 'in beoordeling' en 'klaar voor export').
De functie voor delegeren is aan u toegewezen als u Gedelegeerde uitgaven ziet in Uitgaven > Uitgaven .
Je kunt:
- Wijs een afgevaardigde aan die u helpt bij het indienen van uw uitgaven
- andere mensen helpen bij het beheren van hun uitgaven
Als gedelegeerde kunt u meldingen ontvangen over taken die in behandeling zijn voor andere mensen als dit is ingeschakeld voor uw bedrijf en als zij ervoor hebben gekozen u op de hoogte te stellen van hun taken.
Keurt namens u goed
Een gedelegeerde is een persoon aan wie een lijnmanager of kostenobjecteigenaar tijdelijk zijn/haar goedkeuringsrechten heeft gedelegeerd. Als gedelegeerde kunt u onkosten en facturen die zijn ingediend nadat u gedelegeerd bent, goedkeuren, terugsturen of afwijzen .
In tegenstelling tot wanneer u een gedelegeerde aanstelt om namens u kosten in te dienen, waarbij zowel de indieners als de persoon die zij aanwijzen tegelijkertijd aan kosten kunnen werken, draagt u, wanneer u een gedelegeerde aanstelt om kosten namens u goed te keuren, uw goedkeuringsmachtigingen en de bijbehorende taken voor een bepaalde periode volledig over .
Opmerking: In het geval van facturen kan een gedelegeerde tijdelijk verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring. Goedkeurders kunnen echter nog steeds de facturen in behandeling bekijken die nog goedgekeurd moeten worden, en alle facturen die namens hen zijn goedgekeurd .
Met een goedkeuringsstrategie voor kostenobjecten kan voor elk kostenobject een gedelegeerde worden gedefinieerd.
Er is een goedkeuringsgemachtigdefunctie aan u toegewezen als u Uitgaven > Goedkeuringen ziet en het tabblad Mijn taken > Goedkeuring in de webapp of het tabblad Goedkeuringen in de mobiele app ziet.
Als u al als goedkeurder optreedt, begint u uitgaven ter goedkeuring te ontvangen van andere teamleden of andere kostenobjecten, afhankelijk van de goedkeuringsstrategie van uw bedrijf.
Je kunt:
- een afgevaardigde aanwijzen als lijnmanager
- een gedelegeerde toewijzen als eigenaar van een kostenobject
Als gedelegeerde ontvangt u meldingen over in behandeling zijnde goedkeuringen in plaats van de primaire lijnmanager of eigenaar van het kostenobject. Als u bovendien optreedt als goedkeurder voor andere personen of kostenobjecten, ontvangt u meldingen over uw eigen in behandeling zijnde goedkeuringen.