Specialistische financiële functies

Alleen beschikbaar voor Premie En Pro accounts.

Specialistische financiële functies zijn bedoeld voor managers en medewerkers van uw financiële team die toegang nodig hebben tot reisuitgaven, facturen en andere financiële gegevens. Er zijn verschillende functies, afhankelijk van het toegangsniveau en de specifieke informatie die nodig is.

Voor meer informatie, zie Rollen en machtigingen.

Analist

Deze functie is alleen Beschikbaar voor reisklanten.

Analisten zijn verantwoordelijk voor het beheren van de reisuitgaven van uw bedrijf, het identificeren van uitgavenpatronen, het monitoren van de CO2-uitstoot van uw bedrijf en het controleren van annuleringen, terugbetalingen en vouchers voor ongebruikte reizen.

Analisten maken doorgaans deel uit van uw financiële of boekhoudkundige afdeling, wat betekent dat ze ook toegang hebben tot facturen en declaratieformulieren van Perk en andere leveranciers.

Analisten kunnen:

Analisten kunnen dat niet:

  • Factuurfrequentie aanpassen.
  • Wijzig het abonnementsmodel van uw account.
  • Stel bedrijfsinstellingen in of bewerk deze, zoals betaalprofielen.
  • Voeg mensen toe aan het account.

Financieel recensent

Deze functie is alleen beschikbaar voor Spend-klanten.

Financieel controleurs zijn verantwoordelijk voor het beheren van de uitgaven binnen uw bedrijf voordat deze worden verwerkt. Zij keuren uitgaven goed, zowel voor vergoeding als voor betalingen met een bedrijfscreditcard.

Financieel controleurs kunnen uitgaven afwijzen en informatie bijwerken, zoals bedragen, kostenposten en belastinggegevens.

Financiële beoordelaars kunnen:

  • Controleer de uitgaven, zoals goedgekeurde onkosten, kaarttransacties en facturen.
  • Exporteer uitgaven, zoals gecontroleerde onkosten, kaarttransacties en facturen, naar het boekhoud- of ERP-systeem.
  • Bekijk geëxporteerde onkosten, kaarttransacties en facturen in de exportlogboeken.
  • Controleer de uitgaven na betaling en garandeer dat de gegevensstroom naar het boekhoudsysteem compleet is, inclusief naleving van de regelgeving, btw, datums en belastbare bedragen.
  • Maak rapporten aan voor uitgavenanalyse.
  • Individuele uitgaven terugdraaien.
  • Exportproces annuleren.
  • Zorg voor een gelijke afstemming tussen uitgaven en transacties.

Financiële beoordelaars kunnen niet:

  • Voeg mensen toe aan het account
  • Regel reizen voor anderen.
  • Pas de instellingen voor reizen, uitgaven (onkosten, kaart of factuur) of kostenbeheer aan.
  • Betaalprofielen toevoegen of bewerken.

Auditor

Deze functie is alleen beschikbaar voor Spend-klanten.

De rol van auditor stelt u in staat om externe partijen toegang te geven tot de financiële administratie, zodat zij de naleving van de regelgeving kunnen controleren. Auditors zijn verantwoordelijk voor de onafhankelijke controle van geëxporteerde financiële gegevens, waaronder onkosten en facturen. Zij kunnen deze gegevens gebruiken om de nauwkeurigheid en naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving te waarborgen.

De auditor kan controleren of alle betalingen conform de regelgeving zijn, met name door de btw-tarieven en belastbare bedragen te valideren en te controleren of de data en details op de facturen overeenkomen met de bijbehorende betalingsgegevens.

Het stelt derden ook in staat om een gedetailleerde controle uit te voeren van de financiële uitgaven van uw bedrijf, om de integriteit en naleving van de wettelijke normen te bevestigen voordat deze volledig in het boekhoudsysteem worden geïntegreerd. De auditor kan geëxporteerde gegevens controleren zonder directe toegang te hebben tot de ruwe data.

Auditors kunnen:

  • Bekijk de geëxporteerde uitgaven.
  • Controleer de juistheid en naleving van de uitgaven die naar het boekhoudsysteem zijn geëxporteerd.

 

Auditors kunnen dat niet.

  • Bewerk uitgaven of facturen om de informatie te wijzigen.
  • Toegang tot gegevens van andere bedrijven dan de bedrijven die voor hun rol zijn gespecificeerd, indien hun toegang beperkt is tot specifieke bedrijven.

Factuurverwerker

Deze functie is alleen beschikbaar voor Spend-klanten.

Factuurverwerkers zijn verantwoordelijk voor het beheren van facturen, het controleren of alle gegevens correct zijn overgenomen van de gedigitaliseerde factuur en het coderen van alle factuurregels naar de corresponderende grootboekrekening en kostenobject.

Ze kunnen inkooporders en goederenontvangsten bekijken en controleren of de bedragen en hoeveelheden per factuurregel overeenkomen met de gegevens in de inkoopdocumenten. Eventuele afwijkingen worden dan ook gemarkeerd. Ook kunnen ze de stamgegevens van leveranciers inzien en controleren of de informatie op de factuur overeenkomt met de bekende leveranciersgegevens.

U kunt een rol voor factuurverwerker toewijzen aan alle bedrijven in uw account of aan specifieke bedrijven.

Factuurverwerkers kunnen:

  • U hebt in elke fase van het goedkeuringsproces toegang tot alle facturen: concept, goedkeuring, controle en export.
  • Volg de factuur gedurende het hele traject van de klant in Perk.
  • Bewerk en codeer de inhoud van elke factuur.
  • Dien facturen ter goedkeuring in en stuur ze terug naar de indiener (roep ze terug).
  • Facturen afwijzen of ter correctie terugsturen naar de leverancier.
  • Bekijk alle afgewezen facturen.
  • Importeer en bekijk leveranciersgegevens en definieer specifieke instellingen voor elke leverancier in Perk.
  • Bekijk inkooporders en goederenontvangsten en controleer of de artikelregels overeenkomen met de bijbehorende facturen.

Factuurverwerkers kunnen niet:

  • Wijzig factuurinstellingen, betalingsvoorwaarden, factuurregels en factuurcategorieën.
  • Facturen controleren of exporteren naar systemen van derden.
  • Beheer factuurintegraties.
  • Bekijk factuuranalyses en rapportages.

Was dit artikel nuttig?