Wijs een goedkeurder voor kostenobjecten toe aan een reisgoedkeuringsproces.

Gebruik dit artikel om een ​​reisgoedkeuringsproces te creëren voor de voorkeursgoedkeurder en optionele aanvullende goedkeurders van een kostenobject. Wanneer iemand dat kostenobject selecteert bij het afrekenen, stuurt Perk het verzoek naar al deze goedkeurders, en elk van hen kan de reis goedkeuren.

Accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Voordat u het goedkeuringsproces instelt, moet u eerst uw reiskostenobjecten definiëren en de bijbehorende goedkeurders toevoegen. Maak vervolgens het goedkeuringsproces aan en selecteer Goedkeurder kostenobject.

Reiskostenobjecten instellen

Om kostenobjectgoedkeurders te gebruiken in reisgoedkeuringsprocessen in Perk, moet elk kostenobject correct worden gebruikt en moeten de juiste goedkeurders worden toegewezen.

  1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer> Kostenobjecten.
  2. Een kostenobject aanmaken of bewerken.
  3. Selecteer onder Gebruik de optie Reizen. Hierdoor wordt het kostenobject beschikbaar tijdens het afrekenproces van de boeking.
  4. In de stap Goedkeuring selecteert u een Goedkeurder. Deze persoon is de voorkeursgoedkeurder voor het kostenobject.
  5. U kunt desgewenst onder Extra goedkeurders andere personen selecteren die ook reizen met dit kostenobject kunnen goedkeuren.
    Additional approvers on a travel cost object
  6. Klik op Opslaan.
Let op: Selecteer een voorkeursgoedkeurder voordat u extra goedkeurders opslaat. De voorkeursgoedkeurder kan niet ook als extra goedkeurder worden opgegeven. Gastgebruikers kunnen niet als goedkeurder worden geselecteerd.
Opmerking: Extra goedkeurders gelden alleen voor reizen. Als het kostenobject ook wordt gebruikt voor onkosten of facturen, verschijnen extra goedkeurders onder Alleen voor reizen. De instellingen voor gemachtigden voor onkosten en facturen staan ​​los van de extra goedkeurders voor reizen.

Voor meer informatie, zie Stel kostenobjecten in voor reiskosten..

Het goedkeuringsproces aanmaken of bewerken

Zodra uw reiskostenobjecten goedkeurders hebben, kunt u een goedkeuringsproces maken of bewerken dat gebruikmaakt van de goedkeurder van het kostenobject.

  1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer> Goedkeuringsprocessen.
  2. Een goedkeuringsproces maken of bewerken.
  3. Onder Wie moet hun reizen goedkeuren? klikt u op Goedkeurder selecteren en typt u Goedkeurder kostenobject of selecteert u deze.
  4. Klik op instellingen selecteren en kies welke soorten boekingen goedkeuring vereisen. Regels die wel of niet binnen het beleid vallen, zijn afhankelijk van uw reisbeleid.
  5. Beweeg de muis over selecteer instelling, klik op + wanneer en selecteer het kostenobject.
  6. Klik op Goedkeuringsproces aanmaken of Opslaan.

Wanneer een goedkeuringsverzoek het geselecteerde kostenobject bevat, stuurt Perk het naar de voorkeursgoedkeurder van dat kostenobject en alle extra goedkeurders. Elk van hen kan goedkeuren. Als u de goedkeurder van het kostenobject in één stap van een meerstaps goedkeuringsproces gebruikt, maakt Perk een afzonderlijk goedkeuringspad aan voor elke extra goedkeurder in die stap. Zie voor meer informatie Stel een reisgoedkeuringsproces in per kostenobject.Extra goedkeurders kunnen ook als reserve-goedkeuringsontvangers fungeren bij zakenreizen buiten kantoor. Zie voor meer informatie: Stel een reisvertegenwoordiger aan..

Afrekenproces

Wanneer iemand een reis boekt die goedkeuring vereist en een kostenobject selecteert in Perk:

  • Het geselecteerde kostenobject bepaalt welke voorkeursgoedkeurder en welke aanvullende goedkeurders het goedkeuringsverzoek ontvangen.
  • Elk van die personen kan de reis goedkeuren.
  • De goedkeuringsregels voor de boeking blijven van kracht.

Als ze geen kostenobject selecteren, wordt de goedkeuringsprocedure voor kostenobjecten niet toegepast.

Tip: Stel voorkeurs- en extra goedkeurders in voor alle reiskostenobjecten, zodat de goedkeuringsprocessen werken zoals u verwacht. U kunt ook Maak kostenposten verplicht voor alle reisboekingen..

Was dit artikel nuttig?