In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een reisgoedkeuringsproces opzet waarbij twee personen een reis in de juiste volgorde moeten goedkeuren: eerst de eerste, dan de tweede. Gebruik dit proces wanneer je wilt dat één persoon (bijvoorbeeld een lijnmanager) eerst goedkeurt en een andere persoon (bijvoorbeeld de financiële afdeling of een senior leidinggevende) als tweede, voordat de reis geboekt kan worden.

Voordat je begint

• Zorg ervoor dat uw account toegang heeft tot tweestapsgoedkeuring (bijvoorbeeld via het Pro-abonnement en de beschikbaarheid van functies). Als de optie om een ​​tweede goedkeurder toe te voegen niet verschijnt, neem dan contact op met uw accountmanager of de supportafdeling.
• Bepaal wie de eerste en tweede goedkeurder moeten zijn. Je kunt specifieke personen gebruiken, de directe leidinggevende van de reiziger, of de goedkeurder van het kostenobject (de persoon die is toegewezen aan het kostenobject dat voor de reis is geselecteerd).
• Bepaal wanneer deze regel van toepassing moet zijn (bijvoorbeeld alle ritten, alleen ritten die niet aan het beleid voldoen, of alleen wanneer een specifiek kostenobject is geselecteerd). Het reisbeleid definieert wat binnen of buiten het beleid valt.

Het goedkeuringsproces opzetten

1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer > Reisgoedkeuringen.
2. Klik op Nieuwe goedkeuringsprocedure.
3. Geef het goedkeuringsproces een naam en selecteer voor wie het proces bedoeld is (bijvoorbeeld voor welke reizigers of bedrijven).
4. Selecteer bij Is goedkeuring nodig bij het boeken? de optie Ja.
5. Onder Wie moet hun reizen goedkeuren? klikt u op Selecteer goedkeurder en kiest u de eerste goedkeurder (bijvoorbeeld de lijnmanager of een specifieke persoon).
6. Klik op instellingen selecteren en kies welke soorten boekingen goedkeuring vereisen (bijvoorbeeld alleen boekingen die niet aan het beleid voldoen, of alle reizen). De opties zijn afhankelijk van uw reisbeleid.
7. Om de regel te beperken tot specifieke kostenobjecten, ga met de muis over selecteer instelling, klik op + wanneer en selecteer het kostenobject.

De tweede goedkeurder toevoegen

1. Klik naast de eerste goedkeuringsregel op + en vervolgens op de optie die een tweede stap toevoegt met "gevolgd door" / sequentieel gedrag.
2. Selecteer de tweede goedkeurder (bijvoorbeeld een specifieke gebruiker of goedkeurder van een kostenobject). De regel moet er als volgt uitzien: "Vraag goedkeuring aan [eerste goedkeurder] gevolgd door [tweede goedkeurder]."
3. Onder Goedkeuringen voor wijzigingen in geboekte reizen kunt u, indien nodig, kiezen of wijzigingen in de reis na de boeking goedkeuring vereisen en hoe. Gebruik de opties of stel je eigen regels in.
4. Klik op Goedkeuringsproces aanmaken.

Nadat je de reis hebt opgeslagen, moet elke reis die aan de regels voldoet eerst door de eerste goedkeurder worden goedgekeurd; pas daarna ontvangt de tweede goedkeurder het goedkeuringsverzoek. De reis wordt pas geboekt nadat beide goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.

Tip: Als u wilt dat de lijnmanager eerst goedkeurt en vervolgens een medewerker van de financiële afdeling of de kostenverantwoordelijke, stelt u de eerste goedkeurder in op 'Lijnmanager' en de tweede op de specifieke persoon of de goedkeurder van het kostenobject. Als uw reizigers verschillende kostenobjecten gebruiken, wijst u de juiste goedkeurders voor de kostenobjecten toe in Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten, zodat aanvragen correct worden doorgestuurd.
Voor meer voorbeelden van goedkeuringsscenario's in twee stappen, zie Voorbeelden van goedkeuringsregels in twee stappen.