De Rapport over factuurinning Perk helpt financiële controleurs te verifiëren of de bedragen op leveranciersfacturen overeenkomen met wat Perk aan uw account heeft gefactureerd. Wanneer het rapport een afwijking signaleertDit betekent dat de gegevens op de leveranciersfactuur en de afrekening niet exact overeenkomen. Dit artikel legt uit wat discrepanties zijn, waarom ze voorkomen en wat u eraan kunt doen (indien nodig).
Inzicht in discrepanties in hotelfacturen
Hotelfacturering verloopt zelden rechtstreeks van boeking naar factuur. Tussen het moment dat Perk uw account belast en het moment dat de factuur van de leverancier binnenkomt, kunnen er verschillende dingen gebeuren: het hotel kan lokale kosten in rekening brengen, een andere wisselkoers hanteren, kosten splitsen over meerdere btw-tarieven of er simpelweg een paar dagen over doen om de factuur überhaupt te genereren. Omdat het factuurrapport van Perk factuurgegevens en leveranciersfactuurgegevens in één overzicht combineert, wordt elk verschil tussen deze twee bronnen weergegeven als een discrepantie. Dit betekent niet dat er iets mis is met uw account, maar dat het rapport zijn werk doet en de discrepantie aan het licht brengt, zodat u kunt bepalen of er actie nodig is.
Het opsporen van afwijkingen in het rapport
Het rapport 'Factuurinning' bevat twee tabellen. De tabel 'Factuuroverzichten' Toont elke factuurpost naast de bijbehorende facturen, inclusief de incassostatus en eventuele afwijkingen. De tabel Leveranciersfacturen Leveranciersfacturen worden uitgesplitst per btw-tarief. Een hotelfactuur voor kamer en ontbijt kan dus meerdere regels bevatten, elk met een eigen tarief, nettobedrag en brutobedrag. Dankzij deze structuur vindt u bij het onderzoeken van een discrepantie vaak de benodigde informatie in de tabel 'Leveranciersfacturen', en niet alleen de status in de tabel 'Facturenoverzichten'.
Soorten afwijkingen
De onderstaande tabel geeft een overzicht van alle soorten afwijkingen die u in het rapport kunt tegenkomen, wat ze betekenen en wat u eraan kunt doen.
| Type afwijking | Wat het betekent | Gemeenschappelijke oorzaak | Wat te doen |
|---|---|---|---|
| Nog niet verzameld | Perk verwacht een factuur, maar heeft deze nog niet ontvangen. | Het verblijf was recent, het hotel is nog bezig met de verwerking of de factuur is nog niet verstuurd. | Wacht even — dit probleem lost zich vaak vanzelf op bij de volgende dagelijkse update. U hoeft niets te doen, tenzij het probleem aanhoudt. |
| Kan niet ophalen | Perk probeerde de factuur terug te vinden, maar dat lukte niet. | Het hotel heeft geen factuur verstuurd, het factuuradres was onjuist of de leverancier factureert niet voor dit type boeking. | Neem contact op met de klantenservice als u de factuur nodig heeft voor btw-terugvordering of controledoeleinden. |
| Bedragverschil | Het totaalbedrag op de leveranciersfactuur komt niet overeen met het bedrag dat Perk in rekening heeft gebracht. | Het hotel heeft een ander tarief in rekening gebracht dan geboekt, lokale belastingen of toeslagen toegevoegd, of een correctie na het verblijf toegepast. | Controleer de regelitems in de tabel Leveranciersfacturen. Neem contact op met de supportafdeling als het verschil onverwacht is. |
| BTW-verschil | Het btw-bedrag of -tarief op de factuur komt niet overeen met de verwachte specificatie. | De leverancier hanteerde een ander btw-tarief of splitste de kostenposten anders op (bijvoorbeeld kamerkosten en ontbijt tegen aparte tarieven). | Controleer het btw-tarief en de kostenpost in de tabel met leveranciersfacturen. Dit is gebruikelijk bij verblijven met meerdere soorten diensten. |
| Valutaverschil | De factuur is in een andere valuta dan het afschrift. | Het hotel factureerde in zijn lokale valuta, terwijl Perk factureerde in de valuta van uw account. Er werd een valutaconversie toegepast tussen beide. | Controleer de toegepaste wisselkoers. Verschillen zijn te verwachten bij rekeningen in meerdere valuta; escaleer alleen als het omgerekende bedrag significant afwijkt. |
| Creditnota / correctie | De oorspronkelijke factuur is gewijzigd of geannuleerd. | Een omboeking, een geschillenbeslechting of een correctie door het hotel. Een creditnota verlaagt of annuleert het oorspronkelijke factuurbedrag. | Controleer of de creditnota overeenkomt met een annulering of wijziging die u hebt doorgevoerd. Als dit onverwacht is, neem dan contact op met de klantenservice. |
Het vaststellen van afwijkingen die actie vereisen.
De meeste afwijkingen in het rapport Factuurinning zijn informatief: ze verklaren een hiaat in plaats van een fout aan te geven. Een Nog niet geïncasseerd De status is bijvoorbeeld een normaal onderdeel van de hotelfacturering voor recente verblijven. Een btw-afwijking Dit komt vaak voor wanneer een hotel de kosten voor kamer en ontbijt op één factuur combineert, maar tegen verschillende tarieven. De volgende gevallen vereisen doorgaans nader onderzoek:
- Kan niet verzamelen (indien u de factuur nodig heeft voor naleving van de regelgeving of btw-terugvordering)
- Bronvermelding/correctie (als je geen omkering had verwacht)
Voor alle overige zaken biedt de tabel met leveranciersfacturen doorgaans de nodige context om de afstemming af te ronden. Download de gegevens van het rapport over factuurincasso..