Met Paylocity kunt u salarisadministratie, HR en personeelsbeheer in één platform beheren. De Paylocity-integratie maakt het eenvoudig om uw medewerkersbestand in Perk te importeren en gebruikersaccounts automatisch up-to-date te houden.
Let op: Er kunnen kosten verbonden zijn aan het instellen van de API en het verkrijgen van inloggegevens van Paylocity. Neem contact op met uw Paylocity-accountmanager voor meer informatie voordat u verdergaat.
Inzicht in de Paylocity-integratie
De Paylocity-integratie biedt u de volgende mogelijkheden:
- Gebruikers aanmaken — medewerkers rechtstreeks vanuit uw medewerkersdirectory in- en uitdiensttreden.
- Automatisch invullen werknemersprofielinformatie op Perk.
- Activeer handmatige synchronisaties om nieuwe medewerkers te importeren en vertrokken medewerkers te archiveren.
- Voer volledig geautomatiseerde synchronisaties uit tussen Paylocity en Perk.
- Automatisch accounts instellen, zoals het toevoegen van kostenobjecten en goedkeuringsprocessen (alleen Pro-abonnement).
Voordat je begint
- Om de Paylocity-integratie in te schakelen, moet u een accountbeheerder zijn bij Perk en Paylocity.
- Als je SSO voor Perk hebt ingeschakeld, raden we je aan om Gebruikers aanmaken toestaan en Gebruikers bijwerken toestaan uit te schakelen, omdat dit conflicten met de integratie kan veroorzaken. Zie voor meer informatie SSO-instellingen aanpassen.
- Als de voornaam, achternaam of het e-mailadres van een persoon bij de identiteitsprovider (IDP) afwijkt van die in Paylocity, zal de IDP de gegevens die van Paylocity naar Perk zijn gesynchroniseerd, overschrijven.
- Als de gebruiker die de integratie heeft ingesteld niet langer actief is, mislukt de synchronisatie en moet u de integratie opnieuw verbinden met een nieuw beheerdersaccount.
- De functie voor automatische afwezigheidsmeldingen is niet beschikbaar voor de Paylocity-integratie.
- Om de Paylocity-integratie uit te schakelen, volg je de instructies op Integraties beheren.
- Als u vragen heeft of hulp nodig heeft bij het instellen van de integratie, neem dan contact op met uw accountmanager.
1. Paylocity koppelen aan Perk
Let op: Om verbinding te maken met Paylocity moet u een formulier naar de Paylocity-ondersteuning sturen en wachten op hun reactie voordat u uw API-gegevens kunt ontvangen. Houd rekening met extra tijd voordat u verdergaat met de configuratiestap.
- In Opnieuw verbinden om afwezigheidsgegevens te synchronizeren klik je op Opnieuw verbinden.
- Zoek de Paylocity-integratie en klik op Start setup.
- Klik op Inschakelen — hiermee wordt het pop-upvenster 'Samenvoegkoppeling' geopend.
- Volg de Raadpleeg de Paylocity-handleiding in het Merge Help Center om de verbinding tot stand te brengen. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, kunt u hier terugkeren om de integratie in te stellen.
2. De Paylocity-integratie instellen
Nadat je succesvol verbinding hebt gemaakt met Paylocity, ga je naar de configuratiepagina om je installatie te voltooien.
-
Start setup:
- Ga naar Instellingen > Integraties .
- Zoek uw integratie in het gedeelte Ingeschakeld en klik op Beheren.
- Klik in het vak Installatie voltooien op Configureren.
-
Medewerkers selecteren: Selecteer welke medewerkers u wilt synchroniseren met Perk — klik op Alle medewerkers synchroniseren of Een groep medewerkers synchroniseren.
- Wanneer Alle medewerkers synchroniseren is geselecteerd, synchroniseert Perk alle actieve medewerkers.
- Wanneer Een groep medewerkers synchroniseren is geselecteerd, synchroniseert Perk alleen de geselecteerde groepen.
-
Standaard veldselectie en -toewijzing: Selecteer en wijs velden toe die u wilt synchroniseren van Paylocity naar Perk. Alle beschikbare velden zijn standaard geselecteerd en toegewezen, met uitzondering van Unieke ID, waarvoor een aangepaste toewijzing of verwijdering vereist is.
- Om een veld te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van de betreffende veldregel.
- Om een veld toe te voegen, klikt u op Standaardveld toevoegen onderaan de lijst met standaardvelden.
- Om een veldtoewijzing aan te passen, gebruikt u de linkerkolom om een alternatief veld uit Paylocity te selecteren.
-
Selectie en toewijzing van aangepaste velden: Selecteer en wijs aangepaste velden toe om te synchroniseren van Paylocity naar Perk. Alle bestaande aangepaste velden in Perk kunnen worden gesynchroniseerd met Paylocity.
- Als een aangepast veld niet zichtbaar is, controleer dan of het in Perk is aangemaakt.
-
Bedrijven selecteren en koppelen: Selecteer en koppel bedrijven om te synchroniseren van Paylocity naar Perk. Bedrijven worden automatisch gedetecteerd vanuit Paylocity en weergegeven in de linkerkolom. Standaard worden alle bedrijven uit Paylocity gekoppeld aan het standaardbedrijf in Perk.
- Om het bronveld aan te passen, gebruikt u de linkerkolom om een alternatieve bron te selecteren.
- Om de bedrijfskoppeling aan te passen, gebruikt u de rechterkolom om een ander bedrijf in Perk te selecteren. Als een bedrijf niet zichtbaar is, controleert u of het in Perk is aangemaakt.
- Om het proces te voltooien, klikt u op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie duurt een paar uur. De accountbeheerder ontvangt een e-mailmelding wanneer dit is voltooid.
-
Automatische synchronisatie en foutmeldingen inschakelen (optioneel):
- Om Paylocity dagelijks automatisch met Perk te synchroniseren, schakelt u de optie Automatische synchronisatie in.
- Om foutmeldingen te ontvangen, voer een e-mailadres in en klik op Opslaan.
Handmatige synchronisatie uitvoeren
Gebruik handmatige synchronisatie om op elk gewenst moment de meest recente werknemersgegevens van Paylocity te importeren. Klik op de pagina met Paylocity-integratie-instellingen in Perk op Nu synchroniseren om de meest recente gegevens te importeren.
Als er tijdens de synchronisatie fouten optreden, kunt u het XLS-logbestand downloaden voor meer informatie. Zie voor meer informatie Inzicht in het integratiesynchronisatielogboek.
Gesynchroniseerde medewerkers worden op de pagina 'Personen' aangegeven met het synchronisatiepictogram.