Gebruik dit artikel om te zien wat de AI-assistent binnen Perk Events doet en hoe deze past bij het plannen van een groepsevenement. De assistent is een specialist die je helpt bij de planning en is aanwezig op je evenement, zodat je altijd weet waar je terecht kunt voor de volgende stap.
Wat de assistent is
De AI-assistent is een specialist binnen de app die is ontworpen om u te helpen bij het plannen van een groepsevenement van begin tot eind. U chat ermee in begrijpelijke taal en de assistent begeleidt u naar de volgende juiste stap, voert wijzigingen namens u door en vraagt offertes aan bij de MICE-teams van Perk – pas nadat u deze hebt goedgekeurd.
Het is ontworpen voor de momenten die organisatoren vaak vertragen: niet weten waar te beginnen bij een nieuw evenement, hotels zoeken en vergelijken voor een groep, een gastenlijst samenstellen en beheren, deelnemers e-mailen en een landingspagina voor het evenement maken zonder helemaal vanaf nul te hoeven beginnen.
Elk evenement heeft zijn eigen aparte gesprek met de assistent, en de assistent is alleen op de hoogte van dat ene evenement; details van andere evenementen worden niet meegenomen. Vernieuw de pagina en je bent weer waar je gebleven was, want het gesprek wordt direct hervat.
Reacties stromen binnen zoals in een echte chat, compleet met een typindicator, en zoekformulieren, resultaten, een e-maileditor en opties voor landingspagina's worden allemaal weergegeven als interactieve kaarten in het gesprek in plaats van als platte tekst.
Waar je het vindt
Je vindt de Assistent in het tabblad Assistent van het evenement. De eerste keer dat je het tabblad Assistent opent voor een nieuw evenement, hoeft deze niet eerst iets te typen: er wordt een welkomstbericht weergegeven dat is afgestemd op de daadwerkelijke data, het aantal gasten en de locatie van je evenement. Het bericht benadrukt het belangrijkste dat je als eerste moet doen – vaak het vinden van een accommodatie als je weinig tijd hebt – en stelt een specifieke vraag om je op weg te helpen, zoals "In welke buurt moet ik zoeken?". Als je evenement nog op de achtergrond wordt aangemaakt, toont het tabblad Assistent een kort wachtbericht. De Assistent is beschikbaar zodra de configuratie is voltooid, dus je hoeft niet handmatig te vernieuwen of terug te komen.
Eerst bevestigen voordat er actie wordt ondernomen
De assistent onderneemt nooit een belangrijke actie zonder uw expliciete klik. Het opzoeken van gegevens – deelnemersstatistieken, hotelinformatie, rapporten – gebeurt automatisch, zonder dat goedkeuring nodig is, omdat er niets op het spel staat. Maar alles wat echt impact heeft, zoals het versturen van een e-mail, het toevoegen van een kamerverzoek, het bewerken van evenementdetails of het importeren van een grote deelnemerslijst, wordt eerst voorgesteld als een bevestigingskaart waarop precies staat wat er gaat gebeuren.
Zodra je iets bevestigt, geeft de assistent een korte, begrijpelijke samenvatting van wat er is gebeurd, bijvoorbeeld: "Klaar - Maria is toegevoegd aan het evenement." Het daadwerkelijke afsluiten van hotelcontracten, het onderhandelen over prijzen en de definitieve wijzigingen in boekingen worden nog steeds afgehandeld door de MICE-specialisten van Perk. De assistent opent de deur naar dat proces; het vervangt het niet.
Wat je er ook aan kunt vragen
De assistent beantwoordt echte vragen over uw evenement op basis van concrete gegevens, niet op basis van gissingen. U kunt vragen stellen over het aantal deelnemers, de verdeling van de aanmeldingen, dieetwensen en wie nog niet heeft gereageerd. De assistent kan ook praktische vragen beantwoorden over de locatie van uw evenement, zoals het weer, vervoer, lokale feestdagen en veiligheid, om u te helpen bij de planning.
Als een vraag om een lijst vraagt, kan de Assistent een knop 'CSV downloaden' aan het antwoord toevoegen, zodat u de gegevens kunt meenemen. Ook worden relevante vervolgstappen voorgesteld als snelantwoordknoppen onder de berichten, waardoor u vaak helemaal niets hoeft te typen.
De assistent kan ook het recente activiteitenlogboek van uw evenement inzien, zodat u vragen kunt stellen zoals "Wie heeft deze deelnemers toegevoegd?" of "Wanneer is de landingspagina voor het laatst gewijzigd?" en een antwoord krijgt met wie wat heeft gedaan en wanneer. De assistent blijft gefocust op uw huidige evenement en de bijbehorende bestemming. Voor alles wat daarbuiten valt, zal de assistent u beleefd doorverwijzen.
Gerelateerde handleidingen
Voor meer informatie over specifieke taken die u met de Assistent kunt uitvoeren, raadpleegt u: