Archiveer een medewerker met aankomende privéreizen.

Als een medewerker uw bedrijf verlaat en via Perk privéreizen heeft geboekt, legt dit artikel uit hoe u ervoor kunt zorgen dat die medewerker reis-e-mails blijft ontvangen en wanneer u zijn of haar profiel kunt archiveren.

Rol: Accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Voor stappen die werknemers moeten volgen voordat ze vertrekken, zie 'Beheer uw privéreizen wanneer u uw bedrijf verlaat'.

Wanneer je het profiel van een medewerker kunt archiveren

Accountbeheerders kunnen het Perk-profiel van een medewerker archiveren zodra de medewerker geen lopende of aankomende reizen meer heeft, zakelijk of privé. Tot die tijd verschijnt er bij het selecteren van Profiel archiveren een bericht zoals: "[Naam] is momenteel op reis of heeft aankomende reizen, dus kan nog niet worden gearchiveerd. Wacht tot de reizen zijn afgelopen en probeer het opnieuw." Het bericht kan er ook voor kiezen om aan te geven dat de medewerker de aankomende reizen heeft geboekt en de reis-ID's te vermelden. Het bericht geeft niet aan of de reizen zakelijk of privé zijn en het is niet mogelijk om de privéreizen van de medewerker te openen.

Voordat de medewerker vertrekt: voeg een secundair e-mailadres toe.

Werknemers dienen hun eigen secundaire e-mailadres toe te voegen voordat ze vertrekken. Als ze dat nog niet hebben gedaan, kunt u dat voor hen doen. Om een vertrekkende werknemer te helpen met aankomende privéreizen:

Vraag de medewerker om een persoonlijk e-mailadres.
Open het profiel van de medewerker en selecteer bij Contactgegevens de optie Bewerken.
Vink Verzend reisupdates naar secundair e-mailadres aan en voer het adres in bij Secundair e-mailadres.
Selecteer Opslaan.
Vraag de medewerker om de e-mails met de bevestiging van zijn/haar privéreizen door te sturen naar het secundaire e-mailadres. U kunt hun privéreizen niet inzien, dus zij moeten dit zelf doen.
Archiveer het profiel nadat al hun reizen zijn afgelopen.

Let op: Zodra een secundair e-mailadres is ingesteld, worden e-mails over zakenreizen ook naar dat adres verzonden. Stel dit adres in rond de laatste werkdag van de medewerker, zodat e-mails over zakenreizen tot die tijd in de werkmailbox blijven binnenkomen.

Opmerking: Als uw bedrijf gebruikers archiveert via een HR-systeem (HRIS)-integratie, probeert Perk de archivering dagelijks opnieuw totdat alle reizen zijn voltooid. Als u gebruikers archiveert via een identiteitsprovider (IdP)-integratie, probeer de archivering dan opnieuw vanuit uw IdP nadat de reizen zijn voltooid.

Veelgestelde vragen

Wanneer kan ik een werknemersprofiel archiveren?

Je kunt hun profiel archiveren nadat al hun reizen, zowel zakelijke als privé, zijn afgelopen.

Kan ik de privéreizen van een medewerker inzien?

Nee. Je kunt hun persoonlijke reizen niet inzien. In het archiefbericht staan mogelijk reis-ID's vermeld, maar er staat niet bij of het om zakelijke of privéreizen gaat.

Wat als de medewerker vergeet een persoonlijk e-mailadres toe te voegen voordat hij vertrekt?

Je kunt hun persoonlijke e-mailadres als secundair e-mailadres toevoegen door de bovenstaande stappen te volgen. Voor wijzigingen of annuleringen dient de medewerker contact op te nemen met de klantenservice van Perk via e-mail of telefoon.

Worden e-mails over zakenreizen ook doorgestuurd als je een tweede e-mailadres toevoegt?

Ja. Perk stuurt alle e-mails over reizen, zowel zakelijk als privé, alleen naar het secundaire e-mailadres. Reeds ontvangen e-mails blijven in de werkmailbox van de medewerker staan, dus de medewerker moet de bevestigingen van privéreizen zelf doorsturen.