Reisegenehmigungsprozesse in Perk

Dieser Artikel erklärt die Reisegenehmigungsprozesse in Perk, welche Arten es gibt, wann welcher Prozess zum Einsatz kommt, wie die Genehmiger bestimmt werden und wie Perk entscheidet, welcher Prozess und welche Regel für eine Reise gelten. Nutzen Sie ihn, um die passende Konfiguration zu finden und Genehmiger und Reisende optimal aufeinander abzustimmen.

Wie läuft ein Reisegenehmigungsverfahren ab?

Die Reisegenehmigungsprozesse in Perk geben Ihrem Unternehmen die volle Kostenkontrolle und stellen sicher, dass die richtige Person Reisen vor der Buchung prüft. Wenn eine Buchung genehmigt werden muss, leitet Perk die Reise zur Prüfung an die Genehmigenden des Reisenden weiter. Die Reise wird erst nach vollständiger Genehmigung gemäß den geltenden Richtlinien gebucht.

Reisegenehmigungsverfahren stehen allen Kunden zur Verfügung. Die Anzahl der aktiven Verfahren, die Sie durchführen können, hängt von Ihrem Plan:

  • Starter: 1 aktiver Reisegenehmigungsprozess
  • Premium: 10 aktive Reisegenehmigungsprozesse
  • Vorteil: Unbegrenzte Reisegenehmigungsverfahren

Nur aktive Prozesse werden auf Ihr Limit angerechnet. Sie können beliebig viele archivierte Genehmigungsprozesse anlegen.

Grundlagen des Genehmigungsprozesses

Ein Genehmigungsprozess besteht aus drei Schlüsselelementen:

  • Zielgruppe: für wen der Genehmigungsprozess gilt
  • Prozesstyp: Was der Prozess insgesamt bewirkt
  • Regeln: Sie verwenden Regeln, um die Aktion von Perk zu bestimmen:
    • Benachrichtigung: Sendet Informationen über die Reise
      • ob es für Reisen außerhalb der Richtlinien, Reisen innerhalb der Richtlinien oder alle Reisen gilt.
      • Person, die die Benachrichtigung erhalten soll
      • wenn die Person ein bestimmtes Kostenobjekt auswählt
    • Genehmigung: Bittet um Genehmigung vor der Buchung der Reise
      • ob es für Reisen außerhalb der Richtlinien, Reisen innerhalb der Richtlinien oder alle Reisen gilt.
      • Person, die die Genehmigung erteilt
      • wenn die Person ein bestimmtes Kostenobjekt auswählt
      • Wie sollte Perk die Genehmigung für bereits gebuchte Reisen handhaben?

Jeder Genehmigungsprozess ist bestimmten Reisenden oder Gruppen zugeordnet (oder standardmäßig dem gesamten Konto). Diese Zuordnung bestimmt, ob das Verfahren überhaupt anwendbar ist.

Um einen neuen Reiseprozess zu erstellen, siehe Richten Sie einen Reisegenehmigungsprozess ein.

Arten von Genehmigungsprozessen

Es gibt zwei Arten von Genehmigungsverfahren:

  • Keine Genehmigung erforderlich – Reisen können ohne Genehmigung gebucht (und optional geändert) werden; Benachrichtigungen können weiterhin versendet werden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn bestimmte Reisende keine Genehmigung benötigen (z. B. Führungskräfte).
  • Genehmigung erforderlich — Bestimmte Reisearten (nach Richtlinie, Kostenstelle, Reisegruppe usw.) erfordern vor der Buchung eine Genehmigung. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie für bestimmte Reisende oder Reisearten (z. B. außerhalb der Richtlinien oder für bestimmte Kostenstellen) eine Genehmigung vorschreiben möchten.

Hinweis: Sie können Folgendes einrichten: Standardgenehmigungsprozess, der auf Kontoebene für alle Mitarbeiter gilt. Verwenden Sie ihn als allgemeine Genehmigungsmethode für alle Mitarbeiter. Beachten Sie jedoch, dass, falls andere Genehmigungsprozesse zugewiesen sind, diese Prozesse angewendet werden und nicht dieser.

Benachrichtigungsregeln

Sie können automatische Benachrichtigungen über Reisebuchungen in bestimmten Szenarien einrichten. Die Empfänger erhalten Reiseinformationen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Buchung hat. Beispielsweise können Sie eine Benachrichtigungsregel festlegen, die eine E-Mail an den Vorgesetzten sendet, wenn ein Reisender eine Reise bucht, die nicht den Richtlinien entspricht.

Wählen Sie aus, wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen:

  • Reisen außerhalb der Richtlinien: Sendet eine Benachrichtigung, wenn eine Person eine Reise bucht, die nicht ihren Reiserichtlinien entspricht.
  • Reisen innerhalb der Richtlinien: Sendet eine Benachrichtigung, wenn eine Person eine Reise bucht, obwohl die Reise ihren Reiserichtlinien entspricht.
  • Alle Fahrten: Sendet in allen Fällen eine Benachrichtigung.

Benachrichtigungsregeln sind von Genehmigungsregeln getrennt, das heißt, Sie können sie auch dann einrichten, wenn bei der Buchung einer Reise keine Genehmigung erforderlich ist.

Genehmigungsregeln

Innerhalb eines Genehmigungsbedarfs-Prozesses definieren Sie eine oder mehrere Genehmigungsregeln. Für jede Genehmigungsregel wählen Sie Folgendes aus:

Durch die Auswahl der Reiseart können Sie separate Genehmigungsprozesse für Reisen einrichten, die nicht den Richtlinien entsprechen, im Vergleich zu Reisen, die den Richtlinien entsprechen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Linienvorgesetzte Reisen, die den Richtlinien entsprechen, genehmigen, während Ihr Reisemanager Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen, genehmigen soll.

In allen Fällen können Kontoadministratoren jede Reise nach Bedarf genehmigen.

Tipp: Sie können Stellvertreter einrichten, sodass eine andere Person die Genehmigung übernimmt, wenn der primäre Genehmiger abwesend ist. Weitere Informationen finden Sie unter Abwesenheitsgenehmigungen aktivieren.

Erweiterte Regelkonfiguration

Nur verfügbar für Pro Konten.

Wenn Sie erweiterte Regeleinstellungen nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.

Sie können eine erweiterte Regelkonfiguration mit zweistufiger Genehmigung einrichten. Das bedeutet, dass zwei Personen genehmigen müssen. Diese Konfiguration ist sinnvoll, wenn nicht nur eine Person die Genehmigung erteilen soll (z. B. zur Funktionstrennung oder zur Überwachung von teuren Reisen).

Zweistufige Genehmigungsregeln können wie folgt lauten:

In den Genehmigungseinstellungen verknüpfen Sie die beiden Genehmiger mit und dann (sequenziell) oder und auch (parallel). Sie können bestimmte Personen, den Vorgesetzten des Reisenden oder den Genehmiger des Kostenobjekts als ersten oder zweiten Genehmiger festlegen.

Sie richten beispielsweise eine Regel mit zwei Genehmigern ein: Marina und ihrem Vorgesetzten Craig. Bei der sequenziellen Genehmigung („Genehmigung von Marina und anschließend von Craig anfordern“) erhält Marina die Anfrage zuerst und muss sie genehmigen; erst danach erhält Craig sie und genehmigt sie. Die Reise wird gebucht, nachdem beide genehmigt haben. Bei der parallelen Genehmigung („Genehmigung von Marina und zusätzlich von Craig anfordern“) erhalten beide die Anfrage gleichzeitig und können sie in beliebiger Reihenfolge genehmigen; die Reise wird gebucht, sobald beide genehmigt haben.

Zweistufige Genehmigungsregeln ermöglichen es verschiedenen Personen, den Zweck einer Reise (z. B. „Diese Reise ist notwendig“) und die Kosten (z. B. „Wir haben das Budget für diesen Kostenposten“) zu genehmigen. Sie können festlegen, welche Genehmigung zuerst erfolgen muss – Reisenotwendigkeit oder Budget. Da zwei Personen handeln müssen, ist der Prozess langsamer; Preise und Verfügbarkeit können sich ändern oder Optionen können ausgebucht sein, während die Anfrage bearbeitet wird.

Perk empfiehlt die Verwendung von Ein-Schritt-Regeln (d. h. nur eine Person), um sicherzustellen, dass Ihre Reisen schnell gebucht werden. Sie können jedoch Zwei-Schritt-Regeln verwenden, wenn dies eine echte Kontrolle ermöglicht (z. B. bei Reisen außerhalb der Richtlinien oder bei Reisen mit hohem Wert).

Hinweis: Wenn ein Administrator auch als Genehmiger in einer zweistufigen Regel aufgeführt ist, hat die zweistufige Regel für diese Person Vorrang.

Weitere Beispiele (Linienmanager und Finanzwesen, Kostenträger und Linienmanager, mehrere Reisende, Abwesenheit, gemischte Regeln) finden Sie unter Zweistufige Genehmigungsszenarien und Beispiele.

Achtung: Wenn Perk in Ihrem Namen eine Buchung für einen Reisenden vornimmt, der einer zweistufigen Genehmigungsregel unterliegt, wird die Genehmigung gleichzeitig an beide Genehmiger gesendet, als handele es sich um einen parallelen Genehmigungsprozess. Die Genehmigung eines der Genehmiger führt zur Buchung der Reise.

Warnung: Genehmigungen für Änderungen an gebuchten Reisen unterstützen keine zweistufige Genehmigung. Die Genehmigungsanfrage wird an ALLE Genehmiger gesendet, die mit der Reise verknüpft sind, und jeder von ihnen kann die Reise buchen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Änderungen an gebuchten Reisen verwalten.

Hinweis: Die zweistufige Genehmigung wird auf Mobilgeräten ab Version 5.7.0+ unterstützt.

Wie Perk festlegt, welches Verfahren für eine Reise gilt

Perk ermittelt zunächst das Verfahren, das für einen Reisenden gilt:

  • Wenn der Person kein Genehmigungsprozess zugewiesen ist, ist keine Genehmigung erforderlich, um Reisen zu buchen oder zu ändern.
  • Wenn ein Prozess zugewiesen ist, gilt dieser Prozess.
  • Wenn mehrere Prozesse zugewiesen werden, wird folgende Hierarchie angewendet: zuerst alle manuell erstellten Prozesse (Personen, die dem Genehmigungsprozess manuell zugewiesen wurden), dann automatisierte Prozesse, dann der Standardgenehmigungsprozess.

Wie Perk festlegt, welche Regel Anwendung findet, wenn mehrere Regeln übereinstimmen

Ihr Unternehmen kann über mehrere Genehmigungsprozesse und zahlreiche Regeln verfügen (z. B. für Reisen außerhalb der Unternehmensrichtlinien, bestimmte Kostenträger oder Reisegruppen).

Mehrere Regel können auf dieselbe Reise zutreffen, beispielsweise bei einer Reise mit mehreren Reisenden. In diesem Fall kann jede beliebige Regel die Reise buchen. Diese Logik kann zu komplexen Situationen führen. Weitere Informationen und Empfehlungen finden Sie unter Wie mehrere Genehmigungsregeln für eine Reise gelten.

Was passiert, wenn jemand ablehnt?

Gibt es nur einen einzigen Genehmiger und lehnt dieser ab, wird die Anfrage sofort abgelehnt und der Anfragende erhält eine Benachrichtigung.

Wenn es mehrere Genehmiger gibt (d. h. Erweiterte Regelkonfiguration):

  • Zweistufiges sequentielles Verfahren: Lehnt der erste Genehmiger ab, wird die Anfrage sofort abgelehnt; der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung, und der zweite Genehmiger erhält die Anfrage nicht. Lehnt der zweite Genehmiger ab (nachdem der erste genehmigt hat), wird die Anfrage ebenfalls abgelehnt; der Antragsteller und der erste Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung.
  • Zweistufiges Parallelverfahren: Lehnt einer der Genehmiger ab, wird der Antrag sofort zurückgewiesen; der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung. Hat der andere Genehmiger bereits zugestimmt, erhält er eine Benachrichtigung über die Ablehnung und kann keine weiteren Maßnahmen ergreifen.

Die Reise wird in keinem Fall gebucht. Der Anfragende kann eine neue Anfrage mit anderen Optionen oder nach Berücksichtigung des Feedbacks senden.

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