Kilometersätze können entweder eine feste Berechnungslogik (einfacher Satz) oder eine variable Berechnungslogik (gestaffelter Satz) verwenden, wobei bestimmte Entfernungsintervalle festgelegt werden, für die der jeweilige Satz gilt.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Speseneinstellungen > Kilometersätze.
- Klicken Sie auf Neuen Kilometersatz hinzufügen.
- Geben Sie alle Details ein, je nach Tarifart, entweder einfach oder gestaffelt.
- Klicken Sie anschließend auf Speichern, um den Satz als Entwurf zu speichern oder Änderungen zu sichern, oder auf Aktivieren, um den Kilometersatz zur Verwendung freizugeben.
Hinweis: Die Kilometerpauschalen können erst nach der Aktivierung genutzt werden. Aktivieren Sie die Pauschale, sobald Sie alle Details eingegeben haben.
Beispiele für die Konfiguration von Kilometersätzen
Perk unterstützt flexible Kilometerkonfigurationen, die den Erstattungsrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Das Szenario ist eine zusätzliche Erstattung für Mitfahrer. Hier ist ein typisches Szenario und dessen Umsetzung:
Wenn ein oder mehrere Mitfahrer (z. B. Kolleg:innen) mitgenommen werden, wird ein zusätzlicher Betrag von 0,05 € pro Kilometer gezahlt. Dies kann auf zwei Arten konfiguriert werden:
Option 1: Mehrere Kilometersätze für unterschiedliche Mitfahreranzahlen
Erstellen Sie separate Kilometersätze, um die jeweilige Gesamtvergütung abzubilden:
- Kilometer – 0,25 €/km
- Kilometer (+1 Mitfahrer) – 0,30 €/km
- Kilometer (+2 Mitfahrer) – 0,35 €/km
- usw.
Option 2: Zusatz-Kilometersatz für Mitfahrer
Alternativ können Sie einen zusätzlichen Kilometersatz für jeden Mitfahrer erstellen:
- Mitfahrer – 0,05 €/km
Mitarbeiter:innen reichen dann zwei Kilometerabrechnungen für dieselbe Fahrt ein:
- Den Basissatz (z. B. Kilometer – 0,25 €/km)
- Einen zusätzlichen Eintrag für den Mitfahrerzuschlag (z. B. Mitfahrer – 0,05 €/km)
Hinweis: Wenn Sie Mitarbeiterrichtlinien verwenden, muss ein Kilometersatz einer Richtlinie zugewiesen werden, damit Mitarbeitende ihn nutzen können.
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Mitarbeiterrichtlinien und wählen Sie die gewünschte Richtlinie aus.
Wählen Sie unter Anwendbare Kilometerpauschalen die gewünschten Sätze aus. Klicken Sie auf Speichern. Nach der Zuweisung steht der Satz den entsprechenden Personen bei der Einreichung von Kilometerabrechnungen zur Verfügung.