Aus Reisekosten, die durch Perk-Buchungen erstellt wurden, können entweder Mitarbeitende oder nur Sie als Reiseausgaben-Bearbeiter die entsprechenden Posten sehen, je nach Konfiguration Ihres Unternehmens. In jedem Fall können Reiseausgaben-Bearbeiter alle Reisekosten des Unternehmens einsehen.

Anzeigen von Perk-Reisekosten

Unter Finance > Spesenimport können Sie alle Reisekosten einsehen. Reisekosten können dabei entweder als Reise-Entwurf oder als Entwurf vorliegen:

• Entwurf: Reisekosten sind dem Mitarbeitenden zugeordnet, entweder als Teil einer Reise oder als Einzelausgaben.
• Reise-Entwurf: Reisekosten sind nur für Reiseausgaben-Bearbeiter sichtbar. Nur Reiseausgaben-Bearbeiter können diese Ausgaben verwalten.

Sie können alle Reisekosten nach dem Import-Job (also dem Zeitstempel, wann die Reisekosten in Perk erfasst wurden), nach dem Status oder nach dem Mitarbeitenden filtern.

Wenn Sie für die Bearbeitung von Reisekosten als Reiseausgaben-Bearbeiter verantwortlich sind, zeigen Sie diese Kosten an, indem Sie den Status Reise-Entwurf (travel draft) auswählen.

Wenn die Mitarbeitenden dafür verantwortlich sind, Reisekosten einzureichen, entweder als Teil einer Reise oder als Einzelausgabe, können Sie alle Reisekosten anzeigen, indem Sie den Status Entwurf (draft) auswählen:

Zuordnung von Reisekosten zu Mitarbeitenden

Beim Import von Reisekosten weist Perk automatisch die Reisekosten dem entsprechenden Mitarbeitenden zu (der reisenden Person oder der Person, die die Buchung vorgenommen hat).

Es kann jedoch Fälle geben, in denen Perk die passende Person nicht findet. In solchen Fällen können Sie die Reisekosten manuell zuordnen, indem Sie auf die Ausgabe klicken und dann die Person im Feld Mitarbeitende:r (Employee) auswählen.

Wenn Sie Perk so konfiguriert haben, Reisekosten als Entwürfe für Submitter zu erstellen, können Mitarbeitende die Reisekosten sehen, sobald Sie diese einem Nutzer zugewiesen haben, entweder unter Ausgaben > Einzelne Spesen oder unter Ausgaben > Reisespesen, falls Ihr Account-Admin Perk so konfiguriert hat, dass aus Reisekosten Reisespesen erstellt werden, um alle zugehörigen Ausgaben zu bündeln.

In diesen Fällen muss der Mitarbeitende die Reisekosten bzw. die Reise zur Genehmigung und Prüfung entsprechend der Richtlinien Ihres Unternehmens einreichen.

Bearbeitung von Reisekosten

Sie können Reisekosten in Perk genauso bearbeiten wie andere Ausgaben. Beachten Sie jedoch, dass Änderungen an den Reisekosten in Perk keine Auswirkungen auf die eigentliche Reisebuchung haben.

Zahlungsmethoden

Für Reisekosten kann die Zahlungsmethode sein:

• Vom Reiseanbieter bezahlt: falls Sie in Perk flexibles Billing eingerichtet haben.
• Über Firmenkarte bezahlt: falls Sie Perk so konfiguriert haben, die Lodge Card zu verwenden.