Für Implementierungen von Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud können Sie wählen, den Perk Spend Management Connector entweder aus dem AppSource zu installieren oder als Erweiterung.

Vorsicht: Wenn Sie den Perk-Connector als Erweiterung installieren, müssen Sie beachten, dass Sie keine automatischen Updates mit neuen Funktionen erhalten. Sie sind selbst verantwortlich für die Installation und Verwaltung aller Updates des Perk-Connectors.

Die Erweiterung muss bei Microsoft Entra registriert und konfiguriert werden, damit Perk Zugriff auf die Business Central API-Endpunkte erhält.

So richten Sie den Connector für Business Central Cloud ein:

1. Installieren Sie die Erweiterung entweder aus dem AppSource oder als Erweiterung.
2. Richten Sie den Webservice in Business Central Cloud ein.
3. Richten Sie den Connector in Business Central ein.
4. Richten Sie den Export in Perk ein:
   • Expense-Export
   • Rechnungs-Export
5. Synchronisieren Sie Stammdaten und Transaktionsdaten.

Installation des Perk-Connectors aus dem Microsoft 365 Dynamics AppSource

Um den Perk-Connector zu installieren, suchen Sie in der AppSource nach der Erweiterung, indem Sie „Perk“ eingeben, und klicken Sie auf Jetzt abrufen.

Dies installiert die Erweiterung in Ihrem Microsoft 365 Dynamics Business Central Mandanten.

Installation des Perk-Connectors als Erweiterung

Um den Perk-Connector als Erweiterung zu installieren, benötigen Sie Zugriff auf das Connector-Paket (.app). Sie müssen einen Service Request öffnen, um Zugriff auf das Connector-Paket zu erhalten.

Sobald Sie Zugriff auf diese Datei haben, können Sie die Installation über die Erweiterungsverwaltung-Seite durchführen.

Das Erweiterungspaket verwendet diese ID-Bereiche für die unten aufgeführten Objekte:

Hinweis: ID-Bereiche sind dynamisch und können durch die Lizenz des Kunden beeinflusst werden.
Wenn der Kunde diese ID-Bereiche verwendet, müssen Sie möglicherweise einen anderen Bereich für die Objekte des Erweiterungspakets zuweisen. Andernfalls kommt es zu Konflikten.

Erweiterungen können nach einem Business Central-Update automatisch deinstalliert werden, ohne dass Daten verloren gehen. Siehe Deinstallation der Erweiterung.

Richten Sie den Webdienst in Business Central für Cloud ein.

Da Business Central für das Abrufen von Daten aus Perk verantwortlich ist, müssen Sie den Webservice in Business Central erstellen, um diesen Prozess zu steuern.

1. Registrieren Sie eine Anwendung im MS Azure-Portal.
2. Veröffentlichen Sie den Webservice in Business Central.
3. Weisen Sie die entsprechenden Berechtigungen in Business Central zu.

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die Sandbox-Aktualisierung deaktivieren, wenn Sie die Erweiterung in einer Testumgebung installieren. Andernfalls müssen Sie die Erweiterung nach jeder Aktualisierung erneut konfigurieren.

Registrieren Sie eine Anwendung im MS Azure-Portal

Zuerst müssen Sie eine App im MS Azure-Portal für den Perk Connector registrieren.
Siehe Registrieren einer App in der Microsoft Identity Platform für weitere Anleitungen.

Erstellen Sie die grundlegende Definition der Anwendung, indem Sie die Abschnitte Übersicht, Authentifizierung, Zertifikate & Geheimnisse und API-Berechtigungen konfigurieren.

Übersicht-Abschnitt:

• Name der App: Perk Business Central Connector
• Anwendungs-ID (Client-ID): Kopieren Sie diese ID, Sie werden sie später benötigen.

Authentifizierung-Tab:

Klicken Sie auf + Plattform hinzufügen (+ Add a platform).

1. Wählen Sie Web.
2. Geben Sie die Redirect-URIs ein:
   • https://businesscentral.dynamics.com/OAuthLanding.htm
   • https://businesscentral.dynamics.com/
   • https://test.yokoy.ai/oauth2/callback (Perk Test) oder https://app.yokoy.ai/oauth2/callback (Perk Produktion)
3. Klicken Speichern

Tipp: Um mehrere Redirect-URIs hinzuzufügen, müssen Sie zuerst eine hinzufügen und auf Speichern klicken. Danach können Sie die zweite auf der Hauptseite hinzufügen.

API-Berechtigungen-Abschnitt:

1. Klicken Sie auf + Berechtigung hinzufügen (+ Add a permission).
2. Wählen Sie Dynamics 365 Business Central.
3. Unter Delegierte Berechtigungen (Delegated permissions) wählen und hinzufügen:
   • user_impersonation
   • Financials.ReadWrite.All
4. Unter Anwendungsberechtigungen (Application permissions) wählen und hinzufügen:
   • app_access
   • AdminCenter.ReadWrite.All
   • API.ReadWrite.All
5. Klicken Sie auf Admin-Zustimmung erteilen für… (Grant admin consent for…)

Zertifikate & Geheimnisse-Abschnitt:

Erstellen Sie ein neues Client-Geheimnis. Wir empfehlen eine Gültigkeit von 24 Monaten. Kopieren Sie den Wert und die Geheimnis-ID.

Veröffentlichen Sie den Webservice in Business Central

Geben Sie „Microsoft Entra Applications“ in das globale Suchfeld von Business Central (oben rechts) ein, um auf die Anwendungseinrichtung zuzugreifen.

Anwendung erstellen

Sie müssen eine neue Anwendung in Business Central erstellen:

1. Erstellen Sie eine neue Anwendungskarte.
2. Geben Sie die Anwendungs-ID (im Abschnitt Übersicht im Azure-Portal erstellt) in Client-ID ein.
3. Geben Sie Perk für Business Central in die Beschreibung ein.
4. Wählen Sie unter „Status“ Aktiviert.

Benutzerberechtigungen in Business Central zuweisen

Sie müssen die Anwendung so einrichten, dass sie über Super-Admin-Berechtigungen verfügt.

Genauer gesagt müssen Sie diese Berechtigungssätze im Abschnitt Benutzergruppen der soeben erstellten Microsoft Entra-Anwendungskarte hinzufügen.

Nach der Erstinstallation benötigen Standardbenutzer den Perk BC Berechtigungssatz (PERMISSIONSET YKY), um Änderungen an der Integration vorzunehmen und Daten zu synchronisieren.

Anschließend sollten Sie die Perk Integrations-Einrichtungsseite in Business Central konfigurieren, bevor Sie den Export von Ausgaben oder Rechnungen in Perk einrichten.

Webdienste konfigurieren

Sie müssen die Webdienste in Business Central für jedes Modul hinzufügen, das Sie integrieren möchten (z. B. ein Webdienst für Rechnungsverarbeitung und ein weiterer für Ausgabenverarbeitung).

Um dies zu tun:

1. Gehen Sie zu Web Services.
2. Klicken Sie auf + Neu, um ein neues Objekt zu erstellen (+ New to create a new object).
3. Wählen Sie den Objekttyp Codeunit (Codeunit object type).
4. Suchen Sie die Objekt-IDs je nach Modul:
   • Ausgabenverarbeitung (Expense processing): Import Expencies YKY (3110567)
   • Rechnungsverarbeitung (Invoice processing): Webhooks YKY (3110566)
5. Geben Sie einen eindeutigen Servicenamen ein (z. B. Rechnungsverarbeitung oder Ausgabenverarbeitung) und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Veröffentlicht aktiviert ist.

Einrichtung des Spesenexport in Perk

Perk ist verantwortlich für den Export der Ausgaben-Daten in das Hauptbuch von Business Central. Ausgabenbelege und Anhänge können bei Bedarf an Buchungszeilen angehängt werden. Wenn das Unternehmen Gutschriften verarbeiten möchte, müssen Gutschriften für die Rechtseinheit aktiviert sein.

Sie müssen die Registerkarte Spesenexport (Admin > Integrationen, Spesenexport) einrichten, um Ausgaben-Daten (Ausgaben, Kartentransaktionen, Reisekosten) an Business Central zu senden. Der Perk Connector kann nicht verwendet werden, um Tagegelder/Kilometer separat zu exportieren.

Um dies zu tun:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Spesenexport.
3. Wählen Sie Business Central [API] als ERP-System.
4. Geben Sie die Authentifizierungsdaten ein:
   • Azure Directory ID: Business Central Mandanten-ID
   • Client-ID: zuvor im Azure-Portal erstellte Client-ID
   • Client-Geheimnis: zuvor im Azure-Portal erstelltes Client-Geheimnis
5. Klicken Sie auf Anmeldung bei Business Central.

Stellen Sie sicher, dass Popup-Blocker deaktiviert sind. Die Authentifizierung von MS Dynamics verwendet ein Popup-Fenster, um die Authentifizierungsanfrage an MS Entra zu stellen.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige ERP-System auswählen! Ms Dynamics Cloud & MS Dynamic OnPrem sind Exportmöglichkeiten für einen anderen MS Dynamics Business Central Connector, nicht für den von Perk entwickelten Connector.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Exporteinstellungen konfigurieren:

Die Einstellung für den Ausgabenexport Kostenobjekte vom Export ausschließen ist mit dieser Integration nicht kompatibel.
Die Perk-Integration für MS Dynamics 365 Business Central erwartet beim Export von Ausgaben immer ein Kostenobjekt.

Richten Sie den Rechnungs-Export in Perk ein.

Um Rechnungen mit Business Central zu verarbeiten, verwendet Perk Webhooks, um Business Central über Änderungen im Dokumentstatus zu informieren. Es gibt eine spezielle Rechnungsexportfunktion in Perk, die auf die Webhook-Antwort reagiert. Derzeit sind die Webhooks synchron, d. h., der Anbieter muss warten, bis der Webhook abgeschlossen ist, um eine Antwort zu erhalten.

Damit Business Central eine Verbindung zu Perk herstellen kann, müssen Sie die Integration in Perk einrichten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Rechnungsexporte (Invoice exports).
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungsexporte auf Assistent starten.
4. Geben Sie diese Details ein:
   • Export Name: Business Central Rechnungen
   • Dokumenttyp: Lieferantenrechnungen
5. Wählen Sie im Tab System Business Central Integration aus.
6. Geben Sie im Tab Konfiguration die Daten ein, die zur Bildung der URL für den Zugriff auf die Business Central API erforderlich sind:

Dies muss für jede Gesellschaft durchgeführt werden, die mit einer Business Central-Firma verknüpft werden soll.

Warnung: Wenn Sie versuchen, mehrere Exportmöglichkeiten einzurichten (z. B. den Perk-Connector zusammen mit bestehenden Integrationen), kann beim Versuch, eine Rechnung zu exportieren, der Fehler Validierung: Mehrere Exportmöglichkeiten anwendbar auftreten. Es kann immer nur eine Exportmöglichkeit aktiv sein.

Tipp: Nächster Schritt: Einrichtung und Verwaltung von Stammdaten.