Spesenregeln

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Oft legen Unternehmen spezifische Ausgabenbereiche für verschiedene Kategorien fest. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen ein Maximum von 300 EUR für Flüge festlegen. Mithilfe von Spesenregeln kann Perk Ihre Spesenrichtlinie durchsetzen und alle Ausgaben kennzeichnen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

Beim Einrichten einer Spesenregel können Sie einen Mindest- und/oder Höchstbetrag festlegen. Alle manuell erstellten Ausgaben werden mit einer Richtlinienverstoß-Warnung markiert, wenn sie die Bedingung nicht erfüllen. Spesenregeln gelten nicht für automatisch generierte Ausgaben (Tagespauschalen oder Kilometervergütungen).

Die Währung, in der Mindest- und Höchstbeträge angegeben sind, ist immer die Währung der Gesellschaft. Wenn die Ausgaben-Währung von der Währung der Gesellschaft abweicht, wandelt Perk die Ausgaben-Beträge in die Währung der Gesellschaft um und prüft anschließend, ob der Betrag den in der Spesenregel festgelegten Wert überschreitet.

Einrichten von Spesenregeln

Um eine Spesenregel in Perk zu verwenden:

  1. Erstellen Sie eine Spesenregel (Einstellungen > Speseneinstellungen > Spesenregeln)
  2. Weisen Sie die Spesenregel einem Mitarbeiter-Reglement zu.
  3. Weisen Sie dem Mitarbeiter-Reglement allen zutreffenden Nutzenden zu.
  4. Aktivieren Verstöße gegen die Spesenrichtlinien kennzeichnen für die juristische Person.

Eine Spesenregel muss einem Mitarbeiter-Reglement zugewiesen werden. Andernfalls wird die Regel ignoriert und keine Warnung im Spesenformular angezeigt.

Spesenregel erstellen

Um eine neue Spesenregel einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen > Speseneinstellungen > Spesenregeln.

Klicken Sie auf + Neue Spesenregel und geben Sie alle Details ein. Drücken Sie Speichern oder Aktivieren, um die Regel sofort wirksam zu machen.

Feld Beschreibung
Name Der Name der Spesenregel. Dieser Name wird als Teil der Warnung angezeigt, wenn eine Ausgabe die Spesenregel nicht erfüllt.
Kategorie Die Kategorie, auf die die Spesenregel angewendet wird. Alle Ausgaben, die dieser Kategorie (und den ausgewählten Ländern) zugeordnet sind, müssen innerhalb der Mindest- und Höchstbeträge liegen.
Beschränkungsregel auf Länderauswahl Standardmäßig gilt die Spesenregel für alle Länder. Wenn Sie keine Länder auswählen, gilt die Regel für alle Länder.
Mindestbetrag Mindestbetrag, über dem Ausgaben erlaubt sind. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es nicht zutrifft.
Höchstbetrag Höchstbetrag, bis zu dem Ausgaben erlaubt sind. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es nicht zutrifft.
Beschreibung Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung der Spesenregel hinzu.
ID Eindeutige Kennung der Ausgabenregel, die automatisch generiert wird, wenn Sie dieses Feld leer lassen.

Eine Spesenregel importieren

Alternativ können Sie mehrere Spesenregeln über eine CSV-Datei importieren. Alle importierten Spesenregeln werden automatisch aktiviert. Wenn die eingegebene Kategorie nicht existiert, wird die Regel nicht erstellt.

Perk unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.

  1. Klicken Sie auf Datei importieren (Import File).
  2. Durch Klicken auf Beispiel können Sie eine Vorlage herunterladen, in die Sie Ihre spezifischen Ausgabenregeln eingeben und diese später in Perk aktualisieren können.
    Füllen Sie die Datei aus, klicken Sie auf Datei auswählen, um sie in Perk hochzuladen, und klicken Sie anschließend auf Import starten.

Nach dem Import der Regeln können Sie einen Bericht herunterladen, der Ihnen bei der Fehlerbehebung hilft.

Vorsicht: Sie können Spesenregeln nicht über den CSV-Import massenweise deaktivieren. Um Spesenregeln zu deaktivieren, verwenden Sie die Perk-Web-App. Zum Beispiel können Sie alle Regeln über die Checkbox auswählen und auf Deaktivieren klicken.

Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. Beschreibung
id Eindeutige Kennung der Ausgabenregel, die automatisch generiert wird.
Name Name der Spesenregel. Dieser Name wird in der Warnmeldung angezeigt.
Kategorie-ID Kategorie, für die die Spesenregel gilt. Die Warnung wird nur für Ausgaben angezeigt, die dieser Kategorie zugewiesen sind.
Länder Land, in dem die Spesenregel gilt. Standardmäßig gilt die Spesenregel für alle Länder (keine Auswahl); Sie können jedoch bestimmte Länder auswählen (oder alle auswählen, was denselben Effekt wie keine Auswahl hat).
minBetrag (optional) Mindestbetrag, über dem Ausgaben erlaubt sind. Alle Ausgaben unterhalb dieses Betrags werden markiert. Frei lassen, wenn nicht zutreffend.
maxBetrag (optional) Höchstbetrag, bis zu dem Ausgaben erlaubt sind. Alle Ausgaben oberhalb dieses Betrags werden markiert. Frei lassen, wenn nicht zutreffend.
Beschreibung (optional) Fügen Sie gegebenenfalls eine Beschreibung der Ausgabenregel hinzu.

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