In Perk sind Sie als Karten-Admin in der Regel dafür verantwortlich, Perk Cards für Mitarbeitende zu bestellen. Sie können Ihre Perk Cards jedoch so einrichten, dass Mitarbeitende ihre eigene Karte anfordern können. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Kartenanfrage genehmigen oder ablehnen möchten und dabei Ausgabelimits und Kartennutzungsbedingungen anpassen.

Achtung: Ihr Konto-Admin muss diese Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert haben.

Wenn Mitarbeitende eine Karte über die Web- oder Mobile-App anfordern, erhalten Sie eine Benachrichtigung, in der Sie die Details der Anfrage prüfen können: die anfragende Person, den Kartentyp, den Zweck der Karte, eventuelle Kommentare sowie die beantragten Ausgabelimits usw.

Als Karten-Admin können Sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen und alle Karteneinstellungen anpassen. Sie können beispielsweise Ausgabelimits ändern, den Kartentyp anpassen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen anwenden, wie z. B. die Nutzung auf bestimmte Händlerkategorien beschränken, bevor die Karte ausgegeben wird. Mitarbeitende können maximal fünf offene Anfragen gleichzeitig haben. Sie können eine Kartenanfrage jederzeit stornieren, solange sie noch nicht genehmigt wurde.

Nach der Genehmigung können virtuelle und Einmal-Karten sofort verwendet werden. Physische Karten werden bestellt und an die Firmenadresse geliefert.

Achtung: Wenn Sie Mitarbeitenden erlauben, Karten anzufordern, können alle Mitarbeitenden des Unternehmens eine Karte anfordern, unabhängig davon, ob sie bereits eine besitzen oder nicht.

Kartenanfragen anzeigen

Sie können alle Kartenanfragen einsehen in Unter dem Reiter „Kartenanfragen“ finden Sie die Registerkarte „Karten > Teamkarten > Karten“. Die Tabelle zeigt alle ausstehenden Anfragen an.

Sie zeigt eine Zusammenfassung der Anfrage an:

• Anfragedatum
• Person, die die Karte angefordert hat
• Kartentyp (physisch, virtuell oder Einmal)
• beantragtes Ausgabelimit
• Verwendungszweck der Karte

Klicken Sie auf die Kartenanfrage, um die Details der Anfrage anzuzeigen:

Der Genehmigungsbildschirm für Kartenanfragen zeigt Informationen über die anfragende Person und darüber, ob diese Person bereits andere Karten besitzt. Sie können auf Alle anzeigen klicken, um Details zu den anderen Karten dieser Person zu sehen. Wenn eine Person beispielsweise sechs Karten hat, können Sie sehen, dass drei davon physisch und drei virtuell sind.

Karteneinstellungen anpassen

Sie können die Karte und die Ausgabelimits selbst anpassen, so wie Sie es beim Bestellen einer Karte tun würden. Sie können den Kartentyp, den Betrag des Limits, die Limit-Frequenz (bei physischen und virtuellen Karten) oder das automatische Ablaufdatum (bei Einmal-Karten) sowie die Lieferadresse und den Firmennamen bearbeiten. 

Außerdem können Sie die Karteneinstellungen anpassen, z. B. eine Spätbelegskontrolle aktivieren und Händlerkategorien festlegen. Für physische Karten können Sie bestimmen, ob die Karte für Bargeldabhebungen verwendet werden darf.

Wenn Sie Änderungen im Formular vornehmen, wird oben eine Meldung angezeigt, dass der Antragsteller per E-Mail über alle Änderungen informiert wird.

Genehmigung der Kartenanfrage

Um eine Kartenanfrage zu genehmigen, klicken Sie auf Anfrage genehmigen. Um eine Anfrage abzulehnen, klicken Sie auf Ablehnen. Sie können einen Kommentar eingeben, der in der E-Mail an den Antragsteller enthalten ist. Der Antragsteller wird per Push-Benachrichtigung (falls aktiviert) und per E-Mail informiert.

Eine Bestätigungsmeldung erscheint, die anzeigt, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, und die nächste ausstehende Anfrage wird automatisch geladen. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle offenen Anfragen bearbeitet sind.