Die Überprüfung von Ausgaben, Reisen und Rechnungen ist eine zentrale Aufgabe für Finanzprüfer. Sie müssen sicherstellen, dass die eingereichten Dokumente den Richtlinien entsprechen, auf mögliche Betrugsfälle achten und dafür sorgen, dass Mitarbeiter und Lieferanten rechtzeitig erstattet werden. Um Ausgaben zu prüfen, gehen Sie zu Finance > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen, um alle Ausgaben einzusehen, die überprüft werden müssen.

Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens sehen Sie möglicherweise:

• Alle Ausgaben, Reisen und Rechnungen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigern freigegeben wurden.
• Nur Ausgaben, Reisen und Rechnungen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigern freigegeben wurden, aber eine Warnung enthalten.
• Keine Ausgaben, wenn die Finanzprüfungsstrategie Ihres Unternehmens auf Vollautomatische Prüfung in den Ausgabeeinstellungen Ihres Unternehmens gesetzt ist (Einstellungen > Konto > Unternehmen > Ausgabeeinstellungen anzeigen, Genehmigung und Finanzprüfung).

Um einen Spesenbericht zu prüfen, müssen Sie:

1. Ein Unternehmen und den Ausgabetyp auswählen.
2. Einen Spesenbericht prüfen.
3. Ihre Prüfung abschließen.

Ein Unternehmen und den Ausgabetyp auswählen

Abhängig von Ihrer Rolle haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen (juristische Einheiten). Die Ausgabetypen sind auf dieser Seite in drei Registerkarten unterteilt:

• Ausgaben Tab: Sie sehen alle einzelnen Ausgaben, die zuvor eingereicht und genehmigt wurden und bereit zur Prüfung sind.
• Rechnungen Tab: Sie sehen alle Rechnungen mit dem Status In Prüfung.
• Reisen Tab: Sie sehen Sammlungen von Einzelausgaben, die während Reisen angefallen, eingereicht und genehmigt wurden und bereit zur Prüfung sind.

Verwenden Sie die Dropdown-Option Ausgabetyp oben rechts, um zwischen den Ausgabetypen zu wechseln.

Hinweis: Die Registerkarten Reisen und Rechnungen werden nur angezeigt, wenn Reisen und Rechnungen für Ihr Unternehmen aktiviert sind.

Tipp: Sie können Filter verwenden, um den/die zu prüfenden Bericht(e) einzugrenzen. Siehe Berichte in der Überprüfung filtern.

Wenn es keine Ausgaben für den ausgewählten Ausgabetyp zu prüfen gibt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Einen Spesenbericht prüfen

Beim Öffnen eines Spesenberichts überprüfen Sie, ob alle Informationen korrekt sind, und passen diese bei Bedarf an.

Als Finanznutzer können Sie je nach Ausgabetyp folgende Felder ändern:

Vorsicht: Wenn die Ausgabe mit einer Kreditkarte bezahlt wurde, können die relevanten Felder für das Matching wie Zahlungsmethode und Firmenkarte nicht geändert werden. Um bestimmte Felder wie Währung oder Ausgabenbetrag zu bearbeiten, müssen Sie die Ausgabe zuerst von allen Kartentransaktionen trennen.

Für Reisen können Sie die Reiseinformationen einsehen, eine PDF-Reiseroute oder Anhänge herunterladen. Sie können jede einzelne Ausgabe, Kilometerabrechnung und Tagessatz separat prüfen oder alle enthaltenen Ausgaben gleichzeitig über Prüfung abschließen (alle) prüfen.

Für die Reise selbst können Sie alle Felder, einschließlich der Reiseroute, auf das aktuelle oder vergangene Datum ändern. Wenn eine Änderung vorgenommen wird, berechnet Perk automatisch alle automatisch generierten Ausgaben neu. Diese werden automatisch auf den Status In Prüfung gesetzt. Alle manuell hinzugefügten Ausgaben bleiben unverändert.

Beim Prüfen von Tagessätzen im Rahmen einer Reise beachten Sie bitte, dass das Datum nicht geändert werden kann, da es von den Reisedaten übernommen wird.

Vorsicht: Enthält die Reise bereits exportierte Ausgaben, können diese nicht bearbeitet werden.

Beim Prüfen des Berichts gibt es drei mögliche Szenarien:

• Wenn Sie sich bei einigen Details unsicher sind und diese zunächst mit Kollegen prüfen möchten, klicken Sie auf Speichern, um den Bericht zu sichern und später die Prüfung abzuschließen. Die Ausgabe/Rechnung bleibt im Status In Prüfung.
• Wenn Sie sich über den Zweck der Ausgabe unsicher sind oder ein ausgegrautes Feld ändern müssen, klicken Sie auf Zurücksenden zur Klärung. Ein Grund ist immer erforderlich. Nach dem Zurücksenden muss der Einreicher Anpassungen vornehmen und der gesamte Genehmigungsprozess beginnt erneut.
• Müssen Betrag, Währung und/oder Datum geändert werden, klicken Sie zunächst auf Trennen, um den Bericht von der Kartentransaktion zu lösen, bevor Sie ihn zur Änderung der relevanten Matching-Felder zurücksenden.

Wenn Ihr Perk-Admin Ausgaben so konfiguriert hat, dass Steuerbeträge angezeigt werden, können Sie den/die Steuersatz/-sätze und Zahlen prüfen und bei Bedarf anpassen. Die Werte werden automatisch von Perk extrahiert, prüfen Sie diese daher sorgfältig.

Wenn das Unternehmen eingerichtet ist, um andere Buchungsdaten als das aktuelle Datum zuzulassen, können Sie das Buchungsdatum einer Rechnung einsehen und ändern. Dieses Datum bestimmt, in welchem Zeitraum die Transaktion verbucht wird.

Schließen Sie Ihre Bewertung ab.

Nachdem Sie die Informationen im Bericht geprüft haben, können Sie die Ausgabe, Rechnung oder Reiseausgaben als bereit für den Export markieren, indem Sie auf Prüfung abschließen klicken. Reiseausgaben müssen ebenfalls einzeln geprüft werden, bevor sie als Sammlung exportiert werden können.

Sobald Spesenberichte, Transaktionen und Rechnungen für den Export bereit sind, werden sie automatisch von Finance > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen zu Finance > Prüfung > Export verschoben.

Hinweis: Erfahren Sie, wie Sie Finance > Prüfung > Export verwenden. Siehe Überprüfte Ausgaben exportieren.