Finanzprüfer können fehlgeschlagene Exporte in Perk verwalten: Sie können Vorgänge als exportiert markieren, sobald diese im Finanzsystem bestätigt wurden, oder sie stornieren (mit Kommentaren), um die Dokumente in den Status Bereit für Export zurückzusetzen – mit dem Risiko von Duplikaten, wenn sie bereits für den Export vorgemerkt waren.
Mitunter können Exportaufträge fehlschlagen oder im Status Ausstehend verbleiben (z. B. aufgrund von Verbindungsproblemen oder Zeitüberschreitungen im Ziel-Finanzsystem oder aufgrund unvollständiger bzw. fehlerhafter Dokumente), selbst wenn die Daten bereits korrekt in das Finanzsystem übertragen wurden.
Finanzprüfer können in Perk einen Exportvorgang stoppen, der sich endlos dreht, oder ihn abbrechen und neu starten. Sie können laufende Exportaufträge für Ausgaben, Reisekosten, Transaktionen und Rechnungen abbrechen oder als exportiert markieren.
Verwalten ausstehender Exportaufträge
Sobald die Funktion aktiviert ist, enthält die Exporttabelle (Finanzen > Prüfung > Export) zwei zusätzliche Schaltflächen in jeder Zeile eines Exportauftrags: Als exportiert markieren und Export abbrechen.
Je nach gewünschtem Ergebnis können Sie:
Das Dokument als exportiert markieren
Dies ermöglicht es Ihnen, das Dokument als exportiert zu markieren – unabhängig davon, ob Sie bereits einen Exportauftrag gestartet haben oder nicht. Sie sollten diese Schaltfläche nur verwenden, nachdem Sie überprüft haben, dass die Ausgabe oder Rechnung korrekt in Ihr Finanzsystem importiert wurde.
Wenn ein Exportauftrag als exportiert markiert wird, aktualisiert Yokoy den Status des Dokuments auf Exportiert. Befindet sich ein Exportauftrag noch In Bearbeitung, ändert sich der Status von In Bearbeitung (Ladesymbol) zu Abgeschlossen. Bei Ausgaben, denen Transaktionen zugeordnet sind, wird zusätzlich der Transaktionsstatus auf Exportiert gesetzt.
Sie können alle Ausgaben als exportiert markieren, die derzeit exportiert werden oder noch nicht exportiert wurden (d. h. bei denen Sie den Exportvorgang noch nicht gestartet haben). Für Rechnungen gilt: Nur Rechnungen, die bereits in einen Exportauftrag aufgenommen wurden, können als exportiert markiert werden. Rechnungen, die noch nicht exportiert wurden, können nicht als exportiert markiert werden.
Um ein Dokument als exportiert zu markieren, wählen Sie das betreffende Dokument aus und klicken Sie anschließend auf Als exportiert markieren.
Zur Bestätigung können Sie vor dem Klick auf Als exportiert markieren einen Kommentar eingeben. Dieser Kommentar wird im Verlauf der Ausgabe oder Rechnung protokolliert.
Hinweis: Wenn Sie ein Dokument fälschlicherweise als exportiert markieren und anschließend feststellen, dass es das Zielsystem nicht erreicht hat, können Sie das Dokument zurücksetzen und erneut exportieren. Stellen Sie jedoch unbedingt sicher, dass die Daten nicht noch zur Übertragung ausstehen, um Dubletten zu vermeiden.
Exportauftrag abbrechen
Mit dieser Funktion können Sie laufende Exportaufträge abbrechen, wodurch die Ausgaben oder Rechnungen nicht exportiert werden und alle in diesem Exportauftrag enthaltenen Dokumente zurückgesetzt werden. Probleme, die durch Exportaufträge entstehen, bei denen die exportierten Ausgaben oder Rechnungen das externe System nicht erreicht haben, werden dadurch nicht behoben.
Beim Stornieren eines Exports setzt Perk den Status aller im Exportauftrag enthaltenen Dokumente auf Bereit zum Export zurück. Diese Dokumente werden erneut für den Export berücksichtigt, wenn Sie versuchen, sie erneut zu exportieren.
Sie sollten diese Option nur verwenden, wenn die Ausgabe oder Rechnung noch nicht in Ihr Finanzsystem übertragen wurde und sich nicht im Importprozess des externen Systems befindet.
Achtung: Durch das Stornieren eines Exports wird die Exportwarteschlange nicht gestoppt. Es wird empfohlen, Ihr Finanzsystem zu überprüfen, da die Aufgabe möglicherweise bereits zur Übertragung vorgemerkt wurde. Das Stornieren eines ausstehenden Exportauftrags und anschließende Neustarten kann zu Doppelerfassungen führen.
Es wird empfohlen, mindestens 1 Stunde zu warten, bevor Sie diese Aktion durchführen. Sie können nur Exportaufträge stornieren, die sich in Bearbeitung befinden. Um einen Exportauftrag zu stornieren, wählen Sie den Exportauftrag aus und klicken Sie auf Export abbrechen.
Um den Abbruch zu bestätigen, müssen Sie einen Kommentar hinzufügen, bevor Sie auf Export abbrechen klicken.
Diese Kommentare sind im Verlauf der Ausgabe oder Rechnung nicht sichtbar. Sie können jedoch bei Bedarf ein Protokoll dieser Kommentare anfordern, indem Sie den Support kontaktieren.
Tipp: Wenn Sie einen Exportauftrag stornieren, wird der Status des Exportauftrags im Exportprotokoll (Finanzen > Prüfung > Export Log) auf Abgeschlossen gesetzt, auch wenn die Dokumente nicht exportiert wurden.