Mitunter können Exportaufträge fehlschlagen oder im Status Ausstehend verbleiben (z. B. aufgrund von Verbindungsproblemen oder Zeitüberschreitungen im Ziel-Finanzsystem oder aufgrund unvollständiger bzw. fehlerhafter Dokumente), selbst wenn die Daten bereits korrekt in das Finanzsystem übertragen wurden.
Finanzprüfer können in Perk einen Exportvorgang stoppen, der sich endlos dreht, oder ihn abbrechen und neu starten. Sie können laufende Exportaufträge für Ausgaben, Reisekosten, Transaktionen und Rechnungen abbrechen oder als exportiert markieren.
Exportauftragsabbruch aktivieren
Um in Yokoy Finanzbenutzern die Möglichkeit zu geben, einen Exportauftrag zu stornieren:
- Gehen Sie zu Admin > Unternehmenseinstellungen, Abschnitt Compliance.
- Wählen Sie Finanzrolle darf laufende Exporte abbrechen.
- Klicken Speichern
In Perk, um Finanzprüfern die Möglichkeit zu geben, einen Exportauftrag zu stornieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Firma und wählen Sie Ausgabeneinstellungen anzeigen.
- Im Abschnitt Compliance wählen Sie Finanzrolle darf laufende Exporte abbrechen aus.
- Klicken Speichern
Verwalten ausstehender Exportaufträge
Nach der Aktivierung wird die Exporttabelle (Finanzen > Exporte) enthält zwei zusätzliche Schaltflächen in jeder Exportauftragszeile.
Achtung: Administratoren und technische Benutzer sehen diese Schaltflächen in der Exporttabelle unabhängig davon, ob die Funktion in den Unternehmenseinstellungen aktiviert ist oder nicht.
Sie haben die Wahl:
Das Dokument als exportiert markieren
Hiermit können Sie das Dokument (Ausgabe oder Rechnung) als exportiert markieren. Verwenden Sie diese Schaltfläche nur, wenn Sie überprüft haben, ob das Dokument korrekt in Ihr Finanzsystem importiert wurde.
Wenn ein Exportauftrag als exportiert markiert wird, aktualisiert Yokoy das Dokument auf den Status Exportiert und ändert den Status des Exportauftrags von In Bearbeitung (dreht) auf Abgeschlossen.
Bei Ausgaben, zu denen Transaktionen gehören, wird auch der Transaktionsstatus aktualisiert.
Auswirkungen auf Reisen:Diese Aktion betrifft einzelne Ausgaben eines Exportauftrags. Die Ausgaben werden als exportiert markiert und die Statistiken in der Exportübersicht aktualisiert. Obwohl Sie den Export auf Reiseebene auswählen können, wird der eigentliche Export für die einzelnen Ausgaben der Reise und nicht für die gesamte Reise durchgeführt. Der Status einer Reise wird durch den niedrigsten Ausgabenstatus bestimmt. Wenn Sie also ausstehende Ausgaben als exportiert markieren, gilt die gesamte Reise als exportiert.
Sie können jede Ausgabe oder Rechnung, die exportiert wird oder die noch nicht exportiert wurde als exportiert markieren (d. h. wenn Sie den Exportvorgang noch nicht gestartet haben).
Um ein Dokument als exportiert zu kennzeichnen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie dann auf Als exportiert markieren.
Zur Bestätigung können Sie vor dem Klicken einen Kommentar eingeben. Als exportiert markierenDieser Kommentar ist in der Ausgabenhistorie enthalten.
Exportauftrag abbrechen
Dadurch können Sie laufende Exportvorgänge stoppen, den Export von Ausgaben oder Rechnungen verhindern und den Status aller im Exportvorgang enthaltenen Dokumente in Yokoy zurücksetzen. Dies behebt jedoch keine Probleme, die durch Exportvorgänge entstehen, bei denen die exportierten Ausgaben oder Rechnungen im externen System nicht eingegangen sind.
Durch Abbrechen eines Exports ändert Yokoy den Status aller im Exportauftrag enthaltenen Dokumente wieder auf „Bereit zum Export“. Diese Dokumente werden nun für den Export berücksichtigt, sobald Sie erneut versuchen, sie zu exportieren.
Diese Option sollten Sie nur nutzen, wenn die Ausgabe oder Rechnung hat noch nicht wurde in Ihr Finanzsystem übertragen und wird derzeit nicht in das externe System importiert.
Prüfen Sie Ihr Finanzsystem und Ihre Aufgabenliste:Das Abbrechen des Exports stoppt die Exportwarteschlange nicht. Es wird empfohlen, Ihr Finanzsystem zu überprüfen, da der Vorgang möglicherweise bereits für den Import in die Warteschlange gestellt wurde. Das Abbrechen und anschließende Neustarten eines ausstehenden Exportauftrags kann zu Doppelbuchungen führen. Es wird empfohlen, mindestens eine Stunde zu warten, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.
Exportaufträge können nur abgebrochen werden, die sich aktuell in Bearbeitung befinden. Ist der Exportauftrag abgeschlossen, ist die Schaltfläche ausgegraut.
Um einen Exportauftrag abzubrechen, wählen Sie den gewünschten Exportauftrag aus und klicken Sie auf Export abbrechen.
Um den Abbruch zu bestätigen, müssen Sie einen Kommentar hinzufügen, bevor Sie auf Export abbrechen klicken.
Diese Kommentare sind im Verlauf der Ausgabe oder Rechnung nicht sichtbar. Sie können jedoch bei Bedarf ein Protokoll dieser Kommentare anfordern, indem Sie den Support kontaktieren.
Tipp: Wenn Sie einen Exportauftrag stornieren, wird der Status des Exportauftrags im Exportprotokoll (Finanzen > Prüfung > Export Log) auf Abgeschlossen gesetzt, auch wenn die Dokumente nicht exportiert wurden.