Erste Schritte mit dem Expense Matcher

Perk versucht, so viele Kartentransaktionen und Ausgaben wie möglich automatisch abzugleichen, um den manuellen Aufwand für Mitarbeiter und Finanzprüfer zu minimieren. Allerdings kann die Komplexität in der Praxis manchmal ein automatisches Matching verhindern.

In solchen Fällen hilft Ihnen der Expense Matcher, diese Situationen einfach in Perk zu verwalten.

Über den Expense Matcher

Sobald Sie Ihren Spesenbericht für die Firmenkarte eingereicht haben, gleicht Perk normalerweise Ihre Ausgaben automatisch mit der entsprechenden Kartentransaktion ab.

Es kann jedoch vorkommen, dass das automatische Matching fehlschlägt. Hier kommt der Expense Matcher zum Einsatz. Er ermöglicht und unterstützt Sie dabei, Kartentransaktionen manuell mit Ihren Spesen abzugleichen.

 

Der Expense Matcher unterstützt Sie beim manuellen Abgleich von Kartentransaktionen und Ausgaben, indem er potenzielle Übereinstimmungen hervorhebt und Sie warnt, falls eine Zuordnung gegen eine Validierungsregel verstößt.

Zugriff auf den Expense Matcher

Um Transaktionen manuell mit Ausgaben abzugleichen, gehen Sie zu Ausgaben > Firmenkarten und wählen Sie die richtige Karte aus dem Dropdown-Menü aus.

Alternativ können Sie zu Ausgaben > Meine Aufgaben gehen und im Transaktionen-Tab alle nicht abgeglichenen Transaktionen finden.

Klicken Sie auf Details anzeigen, um die Transaktion zu sehen, die Sie manuell mit einem eingereichten Spesenbericht abgleichen möchten. Sie sehen detaillierte Informationen zur Transaktion, Karte, zum Händler und zur Änderungsverlauf.

Um den Expense Matcher zu öffnen und den manuellen Abgleich zu starten, klicken Sie auf Abgleichen. Der Expense Matcher zeigt alle nicht abgeglichenen Transaktionen und Ausgaben für dieselbe Karte an.

Tipp: Wenn Sie eine Kartentransaktion ohne Beleg verarbeiten müssen oder eine private Ausgabe mit der Firmenkarte getätigt haben, siehe Kartentransaktionen mit Ausgaben abgleichen.

Verwendung des Expense Matchers

Mit dem Expense Matcher können Sie verschiedene Anwendungsfälle bearbeiten:

Szenario 1: Eine Transaktion mit einer Ausgabe abgleichen

Um eine Kartentransaktion mit einer einzelnen Ausgabe abzugleichen, wählen Sie die gewünschte Transaktion auf der linken Seite des Expense Matchers und die entsprechende Ausgabe auf der rechten Seite aus. Alternativ können Sie Transaktion und Ausgabe per Drag & Drop verknüpfen.

Der Expense Matcher hebt mögliche Übereinstimmungen grün hervor. Klicken Sie unten rechts auf Abgleichen, um die Auswahl zu bestätigen.

Um den Abgleich zu überprüfen, klicken Sie im Expense Matcher auf den Tab Abgeglichen. Dort sehen Sie den gerade durchgeführten Abgleich.

Tipp: Wenn die richtige Transaktion oder Ausgabe nicht angezeigt wird, ändern Sie den Datumsbereich.

Szenario 2: Zwei oder mehr Transaktionen kombinieren und mit einer Ausgabe abgleichen

Wählen Sie auf der linken Seite des Expense Matchers alle Transaktionen aus, die kombiniert werden sollen. Die Summe der ausgewählten Transaktionen wird unten links angezeigt.

Wählen Sie die Ausgaben aus, denen die ausgewählten Transaktionen zugeordnet werden sollen. Normalerweise hebt der Ausgabenabgleich alle möglichen Übereinstimmungen grün hervor, um den Abgleich zu vereinfachen.

Klicken Sie unten rechts auf Abgleichen, um die Auswahl zu bestätigen. Überprüfen Sie den Abgleich im Tab Abgeglichen.

Szenario 3: Eine Transaktion mit mehreren Ausgaben abgleichen

Um eine Transaktion mit mehreren Ausgaben zu verknüpfen, wählen Sie auf der linken Seite des Ausgabenabgleichs die zu verknüpfende Transaktion aus und anschließend auf der rechten Seite des Ausgabenabgleichs alle entsprechenden Ausgaben.

Stellen Sie sicher, dass die Transaktionsbeträge und die Ausgaben übereinstimmen. Andernfalls zeigt Perk unten im Fenster eine Warnung an, und Sie können die Kartentransaktion nicht zuordnen.

Bevor Sie die Zuordnung bestätigen, weist Perk Sie darauf hin, dass die Zuordnung einer Transaktion mit mehreren Ausgaben die Transaktion aufteilt und dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine korrekte Zuordnung vornehmen.

Klicken Sie nun unten rechts im Ausgabenabgleich auf Abgleich, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Um den Abgleich zu überprüfen, klicken Sie im Ausgabenabgleich auf den Tab Abgeglichen. Dort sehen Sie den soeben durchgeführten Abgleich.

Szenario 4: Kombinierte Transaktionen aus der Transaktionsansicht aufteilen

Haben Sie versehentlich die falschen Transaktionen kombiniert? Kein Problem – Sie können sie einfach wieder aufteilen. Klicken Sie auf die kombinierte Transaktion, um die Transaktionsansicht zu öffnen.

Klicken Sie auf Abgleich aufheben, wenn die kombinierte Transaktion fälschlicherweise mit einer Ausgabe abgeglichen wurde. Klicken Sie auf das X neben jeder Transaktion, um sie von der kombinierten Transaktion zu trennen. In der Übersicht sehen Sie nun die einzelnen Transaktionen.

 

 

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