Wenn Sie eine Zahlung mit Ihrer Firmenkarte tätigen, wird eine Transaktion erstellt und automatisch in Ihr Perk-Konto importiert. Sie müssen die Transaktion mit der entsprechenden Ausgabe abgleichen.
So gleichen Sie Kartentransaktionen mit Ihren Ausgaben ab:
- Fügen Sie eine Ausgabe hinzu, die mit der Firmenkarte bezahlt wurde.
- Übereinstimmung prüfen
- Manuellen Abgleich durchführen (optional)
Hinzufügen einer Ausgabe
Nachdem Sie eine Zahlung mit Ihrer Firmenkarte getätigt haben, laden Sie Ihre Quittung hoch. Klicken Sie auf die automatisch erstellte Ausgabe und überprüfen Sie alle Daten. Stellen Sie im Feld Zahlungsmethode sicher, dass Firmenkarte ausgewählt ist.
Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie die Firmenkarte auswählen müssen, die Sie für die Zahlung verwendet haben. Sobald Sie die Bearbeitung Ihrer Ausgabe abgeschlossen haben, klicken Sie auf Einreichen.
Hinweis: Sie haben keine Quittung? Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise eine Kartenausgabe ohne Beleg einreichen, indem Sie auf das Notizblock-Symbol unter Meine Aufgaben klicken.
Transaktionen anzeigen
Wenn Sie Ihre Kartenausgabe einreichen, wird die entsprechende Kartentransaktion in Ihr Perk-Konto importiert. Sie können Ihre Transaktionen hier einsehen:
- Ausgaben > Firmenkarten
- Ausgaben > Meine Aufgaben, Registerkarte Kartentransaktionen
Hinweis: Je nach Art der Verbindung zwischen Ihrem Kartenanbieter und Perk kann es eine Weile dauern, bis Kartentransaktionen sichtbar sind.
Automatischer Abgleich in Perk
Nach dem Einreichen Ihrer Kartenausgabe gleicht Perk importierte Transaktionen automatisch mit den Ausgaben ab.
Perk führt den Abgleich unabhängig davon durch, wann die Transaktion importiert wurde. Das bedeutet, Sie können Ihre Kartenausgabe jederzeit einreichen – auch wenn die entsprechende Transaktion noch nicht in Perk sichtbar ist. Sobald die Transaktion erscheint, wird sie automatisch der passenden Ausgabe zugeordnet.
Hinweis: Nur eingereichte Kartenausgaben können mit einer Kartentransaktion abgeglichen werden.
An diesem Punkt sind keine weiteren Maßnahmen Ihrerseits erforderlich.
Überprüfung der Übereinstimmung
Um zu überprüfen, ob eine Transaktion erfolgreich mit einer Kartenausgabe abgeglichen wurde, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Ausgaben > Firmenkarten
- Ausgaben > Meine Aufgaben > Kartentransaktionen-Registerkarte
- Ausgaben > Spesen > Einzelne Spesen: In der Spalte Matching Status können Sie sehen, ob der Abgleich erfolgreich war.
Die entsprechenden Status der Ausgaben können sein:
- Gematched: Die Ausgabe wurde mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen.
- Nicht gematched: Die Ausgabe oder die entsprechende Kartentransaktion fehlt.
- Privat: Es wurde keine Firmenkarte als Zahlungsmethode verwendet.
Tipp: Wenn Sie oder Perk die Kartentransaktion mit Ihrer Ausgabe abgeglichen haben, können bestimmte Felder (z. B. Betrag, Währung, Land) nicht mehr bearbeitet werden, da sie für die Verknüpfung der Ausgabe mit der Kartentransaktion verwendet werden.
Wenn Sie eines dieser Felder in Ihrer Spesenabrechnung anpassen müssen, müssen Sie es zunächst von der Kartentransaktion abkoppeln, bevor Sie es bearbeiten können.
Wenn eine Transaktion den Status Gematched zeigt (d. h. sie wurde bereits mit einer Kartenausgabe verknüpft), ist auch der Status der zugehörigen Kartenausgabe sichtbar. Dadurch können Sie den Genehmigungsstatus der Kartenausgabe nachverfolgen. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte erforderlich.
Bei allen Transaktionen mit dem Status Nicht zugeordnet ist einer von zwei Fällen eingetreten:
- Sie haben die zugehörige Ausgabe noch nicht eingereicht – der automatische Abgleich wurde daher noch nicht durchgeführt.
- Sie haben die Ausgabe eingereicht, aber der automatische Abgleich ist fehlgeschlagen (z. B. weil die zulässige Abweichung zwischen dem Transaktionsbetrag und der Ausgabe überschritten wurde).
Wenn die automatische Zuordnung fehlgeschlagen ist, müssen Sie die Ausgabe manuell der Kartentransaktion zuordnen.
Manuellen Abgleich durchführen (optional)
In der Regel werden Kartentransaktionen automatisch mit den entsprechenden Ausgaben abgeglichen. In manchen Fällen schlägt der automatische Abgleich jedoch fehl. Dann müssen Sie den Abgleich manuell durchführen.
Um Transaktionen manuell mit Ausgaben abzugleichen, lesen Sie Erste Schritte mit dem Expense Matcher.
Tipp: Wenn Sie eine Transaktion weiterhin nicht abgleichen können, lesen Sie Warum funktioniert der automatische Abgleich nicht?