Spesen- und Rechnungsbevollmächtigte können in Perk zwei verschiedene Funktionen ausführen:
- In Ihrem Namen einreichen
- In Ihrem Namen genehmigen
Sie können je nach Bedarf unterschiedliche Personen für diese Aufgaben zuweisen. Zum Beispiel möchte ein CEO möglicherweise einen Executive Assistant beauftragen, Spesen in seinem Auftrag einzureichen, möchte jedoch nur, dass der CFO Spesen genehmigt, während er abwesend ist.
Reicht in Ihrem Namen ein
Als Bevollmächtigter können Sie Spesenberichte, Reisen und Rechnungen im Auftrag anderer Personen erstellen, einreichen und zurückrufen, sowie Transaktionsabgleiche prüfen und bei Bedarf manuell Transaktionen mit Spesen abgleichen.
Die Bevollmächtigungsfunktion arbeitet auf Einreicher-Ebene und ermöglicht somit anderen Personen, ihre Submitter-Verantwortlichkeiten mit Ihnen zu teilen.
Dadurch können Sie neue Spesen für andere erstellen, Spesen im Entwurfsstatus einsehen (hochgeladen, aber nicht eingereicht) und eingereichte Spesen in den Status In Genehmigung, In Prüfung und Bereit für Export einsehen.
Ihnen wurde die Bevollmächtigungsfunktion zugewiesen, wenn Sie Delegierte Spesen unter Ausgaben > Ausgaben sehen.
Sie können:
- einen Bevollmächtigten zuweisen, der Ihnen bei der Einreichung Ihrer Spesen hilft
- anderen Personen bei der Verwaltung ihrer Spesen helfen
Als Bevollmächtigter können Sie Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben für andere Personen erhalten, sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist und die betreffenden Personen Sie über ihre Aufgaben benachrichtigen möchten.
Genehmigt in Ihrem Namen
Ein Bevollmächtigter ist eine Person, der ein Linienmanager oder Kostenstellenverantwortlicher vorübergehend seine Genehmigungsrechte delegiert hat. Als Bevollmächtigter können Sie Spesen und Rechnungen genehmigen, zurücksenden oder ablehnen, die nach Ihrer Ernennung als Bevollmächtigter eingereicht wurden.
Im Gegensatz zur Bevollmächtigung für das Einreichen im Auftrag, bei der sowohl Einreicher als auch die von ihnen zugewiesene Person gleichzeitig an Spesen arbeiten können, übertragen Sie bei der Bevollmächtigung zur Genehmigung im Auftrag vollständig Ihre Genehmigungsberechtigungen und Pflichten für einen festgelegten Zeitraum.
Hinweis: Im Falle von Rechnungen kann ein Bevollmächtigter zwar vorübergehend für die Genehmigung verantwortlich sein, aber Genehmiger können weiterhin ausstehende Rechnungen einsehen und Rechnungen, die in ihrem Auftrag genehmigt wurden.
Mit einer Kostenstellen-Genehmigungsstrategie kann ein Bevollmächtigter für jede Kostenstelle definiert werden.
Ihnen wurde die Funktion eines Genehmigungsbevollmächtigten zugewiesen, wenn Sie Spend > Genehmigungen sehen und den Tab Meine Aufgaben > Genehmigung in der Web-App oder den Tab Genehmigungen in der Mobile-App sehen.
Wenn Sie bereits als Genehmiger tätig sind, erhalten Sie abhängig von der Genehmigungsstrategie Ihres Unternehmens Spesen zur Genehmigung von anderen Teammitgliedern oder Kostenstellen.
Sie können:
- Weisen Sie einen Stellvertreter als Linienvorgesetzten zu.
- Weisen Sie einen Stellvertreter als Kostenobjektinhaber zu.
Als Bevollmächtigter erhalten Sie Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen anstelle des primären Linienmanagers oder Kostenstellenverantwortlichen. Zusätzlich erhalten Sie, wenn Sie als Genehmiger für andere Personen oder Kostenstellen tätig sind, Benachrichtigungen über Ihre eigenen ausstehenden Genehmigungen.