Este artículo explica qué son los procesos de aprobación de viajes en Perk, qué tipos existen, cuándo usar cada uno, cómo se determinan los aprobadores y cómo Perk decide qué proceso y qué regla se aplican a un viaje. Úselo para elegir la configuración adecuada y alinear a los aprobadores y a los viajeros.

¿Qué es un proceso de aprobación de viajes?

Los procesos de aprobación de viajes en Perk permiten a tu empresa controlar el gasto y garantizan que la persona adecuada revise los viajes antes de reservarlos. Cuando una reserva requiere aprobación, Perk la envía a los aprobadores del viajero para su revisión. El viaje solo se reserva una vez que se completa la aprobación según la norma aplicable.

Los procesos de aprobación de viajes están disponibles para todos los clientes. El número de procesos activos que puede tener depende de su plan:

• Inicio: 1 proceso de aprobación de viaje activo
• Premium: 10 procesos de aprobación de viajes activos
• Ventaja: Procesos de aprobación de viajes ilimitados

Solo los procesos activos cuentan para el límite. Puedes tener tantos procesos de aprobación archivados como quieras.

Conceptos básicos del proceso de aprobación

Un proceso de aprobación consta de tres elementos clave:

• Audiencia: a la que se aplica el proceso de aprobación
• Tipo de proceso: lo que hace el proceso en general
• Reglas: Se utilizan reglas para determinar la acción que realiza Perk:
  • notificación: envía información sobre el viaje
    • ya sea que se aplique a viajes fuera de la política, dentro de la política o a todos los viajes.
    • persona que recibirá la notificación
    • cuando la persona selecciona un objeto de costo específico
  • aprobación: solicita aprobación antes de reservar el viaje.
    • ya sea que se aplique a viajes fuera de la política, dentro de la política o a todos los viajes.
    • persona que debe aprobar
    • cuando la persona selecciona un objeto de costo específico
    • ¿Cómo debería Perk gestionar la aprobación de viajes ya reservados?

Cada proceso de aprobación se asigna a viajeros o grupos específicos (o a "Cuenta completa" como proceso de aprobación predeterminado). Esa asignación determina si el proceso se aplica en absoluto.

Para crear un nuevo proceso de viaje, consulte Establecer un proceso de aprobación de viajes.

Tipos de procesos de aprobación

Existen dos tipos de proceso de aprobación:

• No se requiere aprobación — Los viajes se pueden reservar (y, opcionalmente, modificar) sin aprobación; aun así, se pueden enviar notificaciones. Úselo cuando ciertos viajeros no necesiten aprobación (por ejemplo, altos ejecutivos).
• Aprobación necesaria — Ciertos tipos de viajes (por política, objeto de costo, grupo de viajeros, etc.) requieren aprobación antes de la reserva. Úselo cuando desee exigir aprobación para viajeros o tipos de viaje específicos (por ejemplo, viajes que no cumplen con la política o con objetos de costo específicos).

Nota: Puede configurar un Proceso de aprobación predeterminado que se aplica a nivel de cuenta a todos los empleados. Úselo como un proceso general para todos los empleados. Sin embargo, tenga en cuenta que si tienen asignados otros procesos de aprobación, se aplicarán esos procesos, no este.

Reglas de notificación

Puedes configurar notificaciones automáticas para que los usuarios las envíen a sus reservas de viaje en situaciones específicas. Recibirán la información del viaje sin que esto afecte a la reserva. Por ejemplo, puedes configurar una regla de notificación que envíe un correo electrónico al responsable directo cuando un viajero reserve un viaje que no cumpla con las políticas establecidas.

Elige cuándo enviar las notificaciones:

• Viajes fuera de política: Envía una notificación cuando una persona reserva un viaje que no cumple con su política de viajes.
• Viajes dentro de la política: Envía una notificación cuando una persona reserva un viaje aunque el viaje cumpla con su política de viajes.
• Todos los viajes: Envía una notificación en todos los casos.

Las reglas de notificación son independientes de las reglas de aprobación, lo que significa que puedes configurarlas incluso si no se requiere aprobación al reservar un viaje.

Reglas de aprobación

Dentro de un proceso de aprobación necesaria, se definen una o más reglas de aprobación. Para cada regla de aprobación, se elige:

• Quién aprueba:
  • Personas específicas — Usuarios nombrados.
  • Gerente de línea — El gerente de línea del viajero (necesita una configuración de cuenta correcta). Para obtener más información, consulte Asigne un gerente de línea como aprobador de viajes.
  • Aprobador del objeto de coste — La persona asignada al objeto de coste seleccionado para el viaje (Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste). Ver Asignar un aprobador de objeto de costo a un proceso de aprobación de viajes
• si se aplica a:
  • viajes fuera de la política
  • viajes que cumplen con la política
  • todos los viajes
• condiciones específicas:
  • si se aplica únicamente cuando el objeto de coste seleccionado en el viaje es uno específico
  • Cambios en los viajes reservados. Ver Gestionar las aprobaciones para los cambios en los viajes reservados.

Al seleccionar el tipo de viaje al que se aplica, puede configurar flujos de aprobación independientes para los viajes que no cumplen con la política establecida y aquellos que sí la cumplen. Por ejemplo, puede que desee que los gerentes de línea aprueben los viajes que cumplen con la política, pero que el responsable de viajes apruebe los que no la cumplen.

En todos los casos, los administradores de la cuenta pueden aprobar cualquier viaje según sea necesario.

Consejo: Puede configurar delegados para que otra persona actúe como aprobador cuando el aprobador principal esté ausente. Para obtener más información, consulte Activar las aprobaciones de ausencia.

Configuración de reglas avanzadas

Si desea utilizar la configuración avanzada de reglas, póngase en contacto con su gestor de cuenta.

Puedes configurar una regla avanzada que requiera aprobación en dos pasos. Es decir, se necesitan dos personas para dar el visto bueno. Esta configuración es útil cuando no se requiere la aprobación de una sola persona (por ejemplo, para la separación de funciones o para supervisar viajes costosos).

Las reglas de aprobación en dos pasos pueden ser:

• Secuencial (y luego): El primer aprobador debe aprobar, luego el segundo. El segundo aprobador no recibe la solicitud hasta que el primero la haya aprobado. Úselo cuando diferentes personas deben aprobar el propósito frente al costo y el orden importa (por ejemplo, el gerente de línea y luego el departamento de finanzas).
• Paralelo (y también): Ambos aprobadores reciben la solicitud al mismo tiempo y pueden aprobarla en cualquier orden. El viaje se aprueba solo después de que ambos hayan aprobado. Úselo cuando se requieren dos aprobaciones, pero el orden no importa (por ejemplo, el gerente de línea y el aprobador del objeto de costo).

En la configuración de aprobación, se vinculan los dos aprobadores con y luego (secuencial) o y también (paralelo). Se puede usar a personas específicas, al supervisor del viajero o al aprobador del objeto de costo como primer o segundo aprobador.

Por ejemplo, configuras una regla con dos aprobadores: Marina y su jefe, Craig. Con la aprobación secuencial ("Solicitar aprobación a Marina y luego a Craig"), Marina recibe la solicitud primero y debe aprobarla; solo entonces Craig la recibe y la aprueba. El viaje se reserva una vez que ambos la han aprobado. Con las reglas de aprobación paralela ("Solicitar aprobación a Marina y también a Craig"), ambos reciben la solicitud al mismo tiempo y pueden aprobarla en cualquier orden; el viaje se reserva una vez que ambos la han aprobado.

Las reglas de aprobación en dos pasos permiten que distintas personas aprueben el propósito de un viaje (por ejemplo, "este viaje es necesario") y el costo (por ejemplo, "contamos con el presupuesto para este gasto"), y usted puede elegir qué aprobación tiene prioridad: la necesidad del viaje o el presupuesto. Dado que se requiere la intervención de dos personas, el proceso es más lento; las tarifas y la disponibilidad pueden cambiar o las opciones pueden agotarse mientras la solicitud está pendiente.

Perk recomienda usar reglas de un solo paso (es decir, solo una persona) para garantizar que tus viajes se reserven rápidamente, pero puedes usar reglas de dos pasos cuando esto te brinde un control real (por ejemplo, viajes que no cumplen con las políticas o viajes de alto valor).

Nota: Si un administrador también está incluido como aprobador en una regla de dos pasos, la regla de dos pasos tiene prioridad para esa persona.

Para ver más ejemplos (gerente de línea y finanzas, objeto de costo y gerente de línea, varios viajeros, fuera de la oficina, reglas mixtas), consulte Escenarios y ejemplos de aprobación en dos pasos.

Precaución:Si Perk realiza una reserva en su nombre para un viajero sujeto a una regla secuencial de dos pasos, la aprobación se envía a ambos aprobadores simultáneamente, como si se tratara de un proceso de aprobación paralelo. La aprobación de cualquiera de los aprobadores confirmará la reserva del viaje.

Advertencia: Las aprobaciones de cambios en viajes reservados no admiten aprobaciones en dos pasos. La solicitud de aprobación se envía a TODOS los aprobadores vinculados al viaje, y cualquiera de ellos puede reservar el viaje. Para obtener más información, consulte Gestionar las aprobaciones para los cambios en los viajes reservados.

Nota: Las aprobaciones en dos pasos son compatibles con dispositivos móviles a partir de la versión 5.7.0+.

Cómo Perk determina qué proceso se aplica a un viaje

Perk determina primero el proceso que se aplica a un viajero:

• Si no se asigna ningún proceso de aprobación a la persona, no se necesita aprobación para reservar o cambiar viajes.
• Si se asigna un proceso, ese proceso se aplica.
• Si se asignan varios procesos, se aplicará la siguiente jerarquía: primero los procesos creados manualmente (personas asignadas manualmente al proceso de aprobación), luego los automatizados y, finalmente, el proceso de aprobación predeterminado.

Cómo Perk determina qué regla se aplica cuando coinciden varias reglas.

Su empresa puede tener varios procesos de aprobación y múltiples reglas (por ejemplo, para viajes que no se ajustan a la política, objetos de coste específicos o grupos de viajeros).

Más de una regla puede coincidir con el mismo viaje, por ejemplo, en un viaje con varios viajeros. Cuando eso sucede, cualquier regla puede reservar el viaje. Esa lógica puede generar situaciones complejas. Para obtener más detalles y recomendaciones, consulte Cómo se aplican las diferentes reglas de aprobación a un viaje.

¿Qué sucede cuando alguien se niega?

Si solo hay un único aprobador y este rechaza la solicitud, esta se rechaza inmediatamente y el solicitante recibe una notificación.

Si hay varios aprobadores (es decir, configuración avanzada de reglas):

• Secuencial en dos pasos: Si el primer aprobador rechaza, la solicitud se rechaza inmediatamente; el solicitante recibe una notificación y el segundo aprobador nunca recibe la solicitud. Si el segundo aprobador rechaza (después de que el primero haya aprobado), la solicitud también se rechaza; el solicitante y el primer aprobador reciben una notificación.
• Paralelo en dos pasos: Si cualquiera de los aprobadores rechaza, la solicitud se rechaza inmediatamente; el solicitante recibe una notificación. Si el otro aprobador ya había aprobado, recibe una notificación de que la solicitud fue rechazada y ya no puede tomar ninguna medida.

En todos los casos, el viaje no está reservado. El solicitante puede enviar una nueva solicitud con diferentes opciones o después de atender las sugerencias recibidas.