Processus d'approbation des voyages dans Perk

Cet article explique en quoi consistent les processus d'approbation de voyage dans Perk, quels types existent, quand les utiliser, comment les approbateurs sont identifiés et comment Perk détermine le processus et la règle applicables à un voyage. Utilisez-le pour choisir la configuration la plus adaptée et aligner les approbateurs et les voyageurs.

Qu'est-ce qu'une procédure d'approbation de voyage ?

Les processus d'approbation des voyages de Perk permettent à votre entreprise de maîtriser ses dépenses et de garantir que la bonne personne vérifie les voyages avant leur réservation. Lorsqu'une réservation nécessite une approbation, Perk la transmet aux approbateurs du voyageur pour examen. Le voyage n'est confirmé qu'une fois l'approbation obtenue, conformément à la règle applicable.

Les procédures d'approbation de voyage sont accessibles à tous les clients. Le nombre de procédures actives que vous pouvez avoir dépend de votre plan:

  • Débutant : 1 processus d’approbation de voyage actif
  • Premium : 10 processus d’approbation de voyage actifs
  • Avantages : Processus d’approbation de voyage illimités

Seuls les processus actifs sont pris en compte dans votre limite. Vous pouvez archiver autant de processus d'approbation que vous le souhaitez.

Principes de base du processus d'approbation

Un processus d'approbation comporte trois éléments clés :

  • Public cible : À qui s’applique le processus d’approbation
  • Type de processus : Description générale du processus
  • Règles : Vous utilisez des règles pour déterminer l’action que prend Perk :
    • notification : envoie des informations sur le voyage
      • que cela s'applique aux voyages hors politique, aux voyages prévus par la politique ou à tous les voyages.
      • personne devant recevoir la notification
      • lorsque la personne sélectionne un objet de coût spécifique
    • approbation : demande une approbation avant de réserver le voyage
      • que cela s'applique aux voyages hors politique, aux voyages prévus par la politique ou à tous les voyages.
      • personne à approuver
      • lorsque la personne sélectionne un objet de coût spécifique
      • Comment Perk devrait-il gérer l'approbation des voyages déjà réservés ?

Chaque processus d'approbation est attribué à des voyageurs ou groupes spécifiques (ou à l'ensemble du compte par défaut). détermine si le processus s'applique tout court.

Pour créer un nouveau processus de voyage, voir Mettre en place un processus d'approbation des voyages.

Types de processus d'approbation

Il existe deux types de processus d'approbation :

  • Aucune approbation requise — Les voyages peuvent être réservés (et, si besoin, modifiés) sans approbation ; vous pouvez néanmoins envoyer des notifications. Utilisez cette option lorsque certains voyageurs ne devraient pas avoir besoin d’approbation (par exemple, les cadres supérieurs).
  • Approbation requise — Certains types de voyages (selon la politique de l'entreprise, le poste de dépenses, le groupe de voyageurs, etc.) nécessitent une approbation avant la réservation. Utilisez cette option lorsque vous souhaitez exiger une approbation pour des voyageurs ou des types de voyages spécifiques (par exemple, hors politique ou pour des postes de dépenses spécifiques).

Remarque : Vous pouvez configurer un Processus d'approbation par défaut applicable à tous les employés au niveau du compte. À utiliser comme processus général pour tous les employés. Toutefois, veuillez noter que si d'autres processus d'approbation leur sont attribués, ce sont ces derniers qui seront appliqués.

Règles de notification

Vous pouvez configurer l'envoi de notifications automatiques concernant les réservations de voyage dans certains cas. Ces notifications sont envoyées sans incidence sur la réservation. Par exemple, vous pouvez paramétrer une règle de notification qui envoie un e-mail au responsable hiérarchique lorsqu'un voyageur réserve un voyage non conforme à la politique de l'entreprise.

Choisissez quand envoyer des notifications :

  • Voyages hors politique : Envoie une notification lorsqu’une personne réserve un voyage qui ne respecte pas sa politique de voyage.
  • Voyages conformes à la politique : Envoie une notification lorsqu’une personne réserve un voyage même si celui-ci est conforme à sa politique de voyage.
  • Tous les voyages : Envoie une notification dans tous les cas.

Les règles de notification sont distinctes des règles d'approbation, ce qui signifie que vous pouvez les configurer même si aucune approbation n'est requise lors de la réservation d'un voyage.

Règles d'approbation

Dans un processus nécessitant une approbation, vous définissez une ou plusieurs règles d'approbation. Pour chaque règle d'approbation, vous choisissez :

En choisissant le type de voyage concerné, vous pouvez configurer des circuits d'approbation distincts pour les voyages non conformes à la politique de voyage et ceux qui le sont. Par exemple, vous pouvez souhaiter que les responsables hiérarchiques approuvent les voyages conformes à la politique, mais confier l'approbation des voyages non conformes à votre responsable voyages.

Dans tous les cas, les administrateurs de compte peuvent approuver tout voyage selon les besoins.

Conseil : Vous pouvez désigner des délégués afin qu’une autre personne agisse en tant qu’approbateur lorsque l’approbateur principal est absent. Pour plus d’informations, consultez Activez les approbations hors du bureau.

Configuration avancée des règles

Disponible uniquement pour les comptes Pro.

Si vous souhaitez utiliser la configuration de règles avancées, contactez votre gestionnaire de compte.

Vous pouvez configurer une règle avancée nécessitant une approbation en deux étapes. Autrement dit, deux personnes doivent approuver la décision. Cette configuration est utile lorsqu'une seule personne ne doit pas être la seule à signer (par exemple, pour une séparation des tâches ou pour un contrôle accru des voyages coûteux).

Les règles d'approbation en deux étapes peuvent être :

  • Séquentiel (puis) : Le premier approbateur doit approuver, puis le second. Le second approbateur ne reçoit la demande qu’après l’approbation du premier. À utiliser lorsque différentes personnes doivent approuver la finalité et le coût, et que l’ordre est important (par exemple, le responsable hiérarchique puis le service financier).
  • Parallèle (et aussi) : Les deux approbateurs reçoivent la demande simultanément et peuvent l’approuver dans n’importe quel ordre. Le voyage n’est approuvé qu’après l’approbation des deux personnes. À utiliser lorsque deux signatures sont requises, mais que l’ordre n’a pas d’importance (par exemple, le responsable hiérarchique et l’approbateur du centre de coûts).

Dans la configuration des approbations, vous liez les deux approbateurs avec et ensuite (séquentiel) ou et aussi (parallèle). Vous pouvez désigner des personnes spécifiques, le responsable hiérarchique du voyageur ou l'approbateur de l'objet de coût comme premier ou deuxième approbateur.

Par exemple, vous configurez une règle avec deux approbateurs : Marina et son responsable hiérarchique, Craig. Avec une approbation séquentielle (« Demander l’approbation de Marina, puis celle de Craig »), Marina reçoit la demande en premier et doit l’approuver ; Craig la reçoit et l’approuve ensuite. Le voyage est réservé une fois que les deux personnes ont donné leur accord. Avec une règle d’approbation parallèle (« Demander l’approbation de Marina et de Craig »), ils reçoivent tous deux la demande simultanément et peuvent l’approuver dans n’importe quel ordre ; le voyage est réservé une fois que les deux personnes ont donné leur accord.

Les règles d'approbation en deux étapes permettent à deux personnes différentes d'approuver la finalité d'un voyage (par exemple : « ce voyage est nécessaire ») et son coût (par exemple : « nous disposons du budget nécessaire pour ce poste de dépense »). Vous pouvez choisir l'ordre de priorité des approbations : la nécessité du voyage ou le budget. Comme deux personnes doivent intervenir, le processus est plus long ; les tarifs et les disponibilités peuvent changer ou les options peuvent être épuisées pendant que la demande est en attente.

Perk vous recommande d'utiliser des règles en une seule étape (c'est-à-dire une seule personne) pour garantir une réservation rapide de vos voyages, mais vous pouvez utiliser des règles en deux étapes lorsque cela vous offre un contrôle réel (par exemple, pour les voyages hors politique ou les voyages de grande valeur).

Remarque : Si un administrateur est également inclus comme approbateur dans une règle en deux étapes, la règle en deux étapes a priorité pour cette personne.

Pour plus d'exemples (responsable hiérarchique et finance, objet de coût et responsable hiérarchique, plusieurs voyageurs, absence du bureau, règles mixtes), voir Scénarios et exemples d'approbation en deux étapes.

Attention : Si Perk effectue une réservation en votre nom pour un voyageur soumis à une procédure séquentielle en deux étapes, l’approbation est envoyée simultanément aux deux approbateurs, comme s’il s’agissait d’une procédure d’approbation parallèle. L’approbation de l’un ou l’autre des approbateurs suffit pour réserver le voyage.

Avertissement : Les approbations de modifications de voyages réservés ne prennent pas en charge l’approbation en deux étapes. La demande d’approbation est envoyée à TOUS les approbateurs liés au voyage, et chacun d’eux peut réserver le voyage. Pour plus d’informations, consultez Gérer les approbations pour les modifications apportées aux voyages réservés.

Remarque : La validation en deux étapes est prise en charge sur mobile à partir de la version 5.7.0+.

Comment Perk détermine le processus applicable à un voyage

Perk détermine d'abord le processus qui s'applique au voyageur :

  • Si aucune procédure d'approbation n'est attribuée à la personne, aucune approbation n'est nécessaire pour réserver ou modifier des voyages.
  • Si un seul processus est attribué, c'est ce processus qui s'applique.
  • Si plusieurs processus sont affectés, la hiérarchie suivante s'appliquera : d'abord les processus créés manuellement (personnes affectées manuellement au processus d'approbation), puis les processus automatisés, puis le processus d'approbation par défaut.

Comment Perk détermine quelle règle s'applique lorsque plusieurs règles correspondent

Votre entreprise peut avoir plusieurs processus d'approbation et de multiples règles (par exemple pour les voyages hors politique, les objets de coûts spécifiques ou les groupes de voyageurs).

Plusieurs règles peuvent correspondre à un même voyage, par exemple dans le cas d'un voyage à plusieurs participants. Dans ce cas, n'importe quelle règle peut réserver le voyage. Cette logique peut engendrer des situations complexes. Pour plus de détails et de recommandations, consultez Comment plusieurs règles d'approbation s'appliquent à un voyage.

Que se passe-t-il lorsqu'une personne refuse ?

S'il n'y a qu'un seul approbateur et que celui-ci refuse, la demande est immédiatement rejetée et le demandeur reçoit une notification.

S'il y a plusieurs approbateurs (c'est-à-dire configuration avancée des règles):

  • Approbation séquentielle en deux étapes : Si le premier approbateur refuse, la demande est rejetée immédiatement ; le demandeur reçoit une notification et le deuxième approbateur ne reçoit jamais la demande. Si le deuxième approbateur refuse (après l’approbation du premier), la demande est également rejetée ; le demandeur et le premier approbateur reçoivent une notification.
  • Processus parallèle en deux étapes : Si l’un des approbateurs refuse, la demande est rejetée immédiatement ; le demandeur reçoit une notification. Si l’autre approbateur avait déjà approuvé, il reçoit une notification de refus et ne peut plus agir.

Dans tous les cas, le voyage n'est pas réservé. Le demandeur peut envoyer une nouvelle demande avec des options différentes ou après avoir pris en compte les commentaires reçus.

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